Ook dit jaar blijkt uit onze HR Benchmark dat organisaties nog steeds veel tijd kwijt zijn aan handmatig werk op de personeels- en salarisadministratie. In het eerste deel van deze blog heeft Maikel Schamp, Product Line Manager bij Visma | Raet toegelicht waarom het vaak lastig is om HR-processen te automatiseren en hoe je dit proces in beweging kan krijgen. Ook heeft hij een inkijkje gegeven in de opbrengst van een geautomatiseerde HR-administratie. In dit tweede deel van de blog gaat hij hier dieper op in. Je leest hoe je de kwaliteit van je HR-administratie kan verbeteren en krijgt concrete voorbeelden van processen waar je veel geld mee kan besparen. Tot slot staat Maikel stil bij de steeds grotere rol van AI en robotics in HR en payroll. Wat gaan deze technieken jou opleveren en waar kun je dit nu al voor inzetten?
Verbeter de kwaliteit van je data
Eén van de grote voordelen van automatisering binnen je HR-administratie is dat je makkelijker validaties van je data kunt toepassen, zodat de kwaliteit van je invoer verbetert. Dit geldt zeker voor de salarisproductie waarbij het vaak twee tot drie keer zoveel tijd kost om fouten achteraf te corrigeren dan vooraf de mutaties in het proces automatisch te laten valideren. Het helpt hierbij om eenvoudige processen op te zetten die makkelijker zijn voor de medewerker en waar je minder snel fouten mee maakt. Je vermindert de kans op fouten verder door bijvoorbeeld maximumbedragen in te stellen voor declaraties of bepaalde groepen medewerkers zoals stagiaires voor bepaalde vergoedingen uit te sluiten. Ook nieuwe technieken zoals het automatisch herkennen van bedragen op bonnetjes dragen hieraan bij. Zo scant onze Youforce App het bonnetje en neemt automatisch de datum en het bedrag over. Win-Win; minder werk voor de medewerker en minder kans op typefouten.
Maak het HR-leven makkelijker
Dat bonnetje past trouwens ook uitstekend in een ‘makkelijker HR-leven’. In onze app streven wij ernaar om de meest voorkomende HR-processen binnen 60 seconden af te handelen. Wanneer je binnen een minuut klaar bent met je declaratie of het doorgeven van je thuiswerkdagen, ervaar je als medewerker pas echt het gebruikersgemak van de Youforce App en kan je sneller verder met werkzaamheden die er werkelijk toe doen. Om te zorgen dat ‘HR in 60 seconden’ geen loze kreet wordt, toetsen wij dit regelmatig samen met klanten en gebruikers. En vaak zijn het juist de gebruikers die zorgen dat verbeteringen worden doorgevoerd in de software waardoor alles nu zo prettig werkt. Deze samenspraak levert niet alleen tevreden medewerkers op, maar ook een hogere productiviteit en betere kwaliteit van je data omdat processen lopen zoals klanten en gebruikers dat graag willen.
Actief signaleren
Dankzij automatisering ervaar je niet alleen meer gemak en extra grip op de invoer van data, maar kun je, met onze software, ook signaleringen instellen voor tal van HR-processen. Denk maar eens aan een workflow om bij een aflopende arbeidsovereenkomst tijdig een nieuw contract op te stellen of een offboarding te starten. Een ander goed voorbeeld zijn Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG) in de zorg. Medewerkers moeten deze verklaring om de zoveel jaar aanvragen en door de einddatum vast te leggen in het HR-systeem kan een werkgever de medewerkers hier tijdig op attenderen. Bovendien ontstaat zo een duidelijk overzicht van wie dat wel en niet gedaan heeft. Dit verbetert enerzijds de kwaliteit van je HR-administratie en bespaart anderzijds veel tijd op het uitvoeren van handmatige controles.
Bespaar veel geld met slimme HR-processen
Slimme HR-processen zorgen dus voor meer gemak en een betere kwaliteit van je data, maar ze leveren ook veel geld op. Bij de afdracht van AWf-premies voor niet-eigenrisicodragers in de zorg, moeten werkgevers bijvoorbeeld goed opletten dat medewerkers niet te veel uren maken ten opzichte van hun contracturen. In onze software houden we dit bij en door het aantal gewerkte uren door te trekken naar de toekomst, zijn we in staat werkgevers met rapportages in Youforce vroegtijdig te informeren wie in de gevarenzone dreigt te belanden. Zo voorkom je dat je hier vijf procent meer AWf-premie over moet betalen. Een ander goed voorbeeld zijn vaste contracten in de zorg. Werkgevers zijn veel voordeliger uit als ze eerder of direct een vast contract aanbieden, maar zijn zich hier niet altijd van bewust en bieden standaard jaarcontracten aan. Dat voelt veiliger. Dankzij onze software maak je inzichtelijk hoeveel geld je kan besparen door gelijk een vast contract aan te bieden. En kies je toch voor een jaarcontract, dan kan je na de drie maanden via het systeem de vraag stellen of een leidinggevende het flexibele contract wil omzetten naar vast. Dat hele proces is volledig te automatiseren en levert niet alleen geld op, maar bespaart ook nog veel tijd.
Door personeelstekort en gebrek aan kennis profiteren nog steeds te weinig organisaties van automatisering op de HR-afdeling. Ik zie dat ook terug in de adoptiegraad van nieuw opgeleverde functionaliteit in onze software. We hebben veel nieuwe mogelijkheden gelanceerd in Youforce, maar daar maakt nog lang niet iedereen gebruik van. Om snel stappen te maken, raad ik je aan om noviteiten niet op de plank te laten staan en zo snel mogelijk te beginnen met optimaliseren. Maak je nog geen gebruik van de Youforce App, start daar dan vandaag mee. En kijk vooral naar dagelijks terugkerende taken die veel tijd kosten. Denk eens na over wat een robot hierin kan betekenen. Robots kunnen zo veel goed werk verrichten op HR-administratie, maar we zijn er nog steeds een beetje huiverig voor. Maar een robot doet alleen maar wat jij hem opdraagt, maakt geen typfoutjes en vergeet ook niets. Als ik een paar jaar vooruit kijk, dan zie ik robots alle repetitieve werkzaamheden op de HR-en salarisadministratie uitvoeren en houden wij tijd over voor werk dat er echt toe doet.
Zie AI als een kans en niet als een bedreiging
De angst voor robots zie ik ook terug bij AI. Mensen denken vaak dat ze hun baan verliezen aan kunstmatige intelligentie. Kijk je terug naar de route die digitalisering en automatisering hebben afgelegd, dan zie je eigenlijk alleen maar meer banen ontstaan. Ik verwacht dat dit bij AI niet anders zal zijn. Ook wij hebben inmiddels de eerste stappen met AI in Youforce gezet. Als je bijvoorbeeld zoekt naar een HR-proces en je maakt een typefout, dan corrigeert het systeem dat en kom je toch bij het goede proces uit. Verder werken we aan een chatbot voor de professional en willen we controles uitvoeren op het onrechtmatig gebruik van medische termen in de HR-administratie. En er komen alleen maar mogelijkheden bij. Ook in de payroll. AI kijkt straks naar de kwaliteit van je payroll data en door deze te vergelijken met het verleden ziet het systeem of er ongebruikelijke afwijkingen zijn. Of dat er looncomponenten zijn toegepast die eerder niet voorkwamen. Dat zijn allemaal signaleringen die je met AI automatisch kan uitvoeren en die jou helpen om veel sneller de salarisproductie te valideren. Nu zit daar heel veel handmatig werk in terwijl AI dat heel goed kan overnemen.
Spring op die trein!
AI heeft echter veel meer in huis dan alleen de ondersteuning van je HR- en salarisadministratie. Waarom laat je ChatGPT geen vacatureteksten schrijven? Of schakel je AI niet in voor de invoering van groene arbeidsvoorwaarden? Dat scheelt je als HR-medewerker enorm veel tijd. ChatGPT voorziet je van een compleet plan van aanpak dat je alleen nog maar hoeft bij te schaven. Dat zijn prima voorbeelden van hoe je AI nu al inzet en het kost niks. Wij blijven in elk geval innoveren en gaan volop gebruikmaken van de ongekende mogelijkheden van AI en robotics in HR en payroll. Ik raad je van harte aan om met ons op die trein te springen zodat je niet achterop raakt. Ga samen met ons op reis en zorg dat je maximaal profiteert van alles wat Youforce nu en in de komende jaren te bieden heeft!
Meer inspirerende artikelen lezen?
