Net als in 2023 verricht een meerderheid van de zorginstellingen in Nederland nog steeds veel handmatig werk HR-processen.
In 2024 geeft meer dan de helft (52 procent) van de ondervraagde HR-professionals en bestuurders in de zorg aan te veel tijd te verliezen aan het handmatig verwerken van informatie en het uitvoeren van HR-taken. Hoe kan het dat de digitalisering en automatisering van HR-processen voor veel organisaties nog een struikelblok is? In deze blog gaat Maikel Schamp, Product Line Manager van Visma | Raet hier dieper op in en geeft hij praktisch advies om dit proces in beweging te krijgen.
HR is van ons allemaal
HR is een vakgebied dat iedereen binnen en soms ook buiten de organisatie raakt en de HR-processen lopen vaak over verschillende afdelingen en applicaties. Neem nou het instroomproces, je hebt hierbij niet alleen te maken met het HR-administratie systeem maar ook met jobboards, recruitmentsystemen enzovoorts. Deze applicaties staan lang niet altijd met elkaar in verbinding zodat je regelmatig gegevens moet overtypen. Dat kost natuurlijk ontzettend veel tijd en is bovendien foutgevoelig. Een ander voorbeeld zijn processen waar een subsidieproces achter zit, zoals leerlingen in de zorg. Wil je voor deze subsidie in aanmerking komen, dan moet je aan allerlei administratieve eisen voldoen en dat kost veel tijd.
Ook heb je te maken met meerdere afdelingen waaronder vaak een opleidings- of subsidiebureau. Je ziet dat de onderlinge afstemming nogal eens ontbreekt en de mogelijkheden om deze processen te automatiseren onvoldoende benut worden. Maar ook bij minder complexe processen zoals declaraties valt nog veel tijd te winnen. In onze app regelen medewerkers dit zelf binnen een minuut af maar lang nog niet iedereen maakt daar gebruik van. Sommige klanten blijven achter met het automatiseren van dit soort processen, terwijl er eigenlijk niks in de weg staat.
Naast de afstemming binnen de eigen organisatie heeft HR ook te maken met externe partijen zoals de overheid die steeds meer zaken vragen om bij te houden. Onlangs is de nieuwe wetgeving rondom de registratie van CO2-uitstoot ingevoerd. Dit zorgt voor extra administratieve lasten doordat werkgevers bij dienstreizen niet alleen de afstand, maar ook het vervoermiddel moeten vastleggen. Verder heb je te maken met het UWV, de Belastingdienst en ga zo maar door. Iedereen vraagt om data en stelt daar zijn eigen voorwaarden voor.
Dit betekent vaak dat je praktisch dezelfde gegevens op verschillende plaatsen en in afwijkende formaten moet invoeren. Je ziet langzamerhand wel initiatieven ontstaan (om dit proces efficiënter te maken) zoals KiK-V in de zorg waarbij afnemers van Finance en HR-data dit nog maar op een locatie binnen de organisatie kunnen ophalen. Een beetje vergelijkbaar met zeg maar de universele USB-C stekker in Europa. Andere initiatieven op dit gebied zijn de UPA, de uniforme pensioenaangifte en SIVI, de standaard voor het aanleveren en uitwisselen van verzuimberichten. Ga je dat met elkaar hanteren, dan wordt het leven wel een stuk eenvoudiger.
Automatisering HR-processen geen topprioriteit
Het automatiseren van HR-processen kan organisaties veel opleveren. Toch staat het bij lang niet iedereen bovenaan het prioriteitenlijstje. Op HR-afdelingen is de werkdruk vaak hoog en staan vacatures open. Voor functioneel beheer is dan weinig tijd. Door het verloop zijn er soms onvoldoende medewerkers die zien wat de mogelijkheden zijn. Of ze weten wel dat het beter kan, maar hebben niet de kennis en vaardigheden om dit te realiseren. Je komt dan in een vicieuze cirkel terecht waarin je alleen maar verder achterop raakt doordat je steeds meer processen moet optimaliseren en tegelijkertijd elke dag tijd verliest aan handmatig werk. Je moet dus een stap extra zetten om het gemak van automatisering te ervaren, maar dat is soms een drempel.
Naast het gebrek aan kennis en mensen blijft ook de opbrengst van een slimmer HR-proces vaak onderbelicht. Een goed voorbeeld om inzichtelijk te maken hoeveel geld een organisatie laat liggen, is het declaratieproces. Als je dat optimaliseert zijn medewerkers minder tijd kwijt om declaraties in te voeren, verbetert de kwaliteit van de data en profiteert ook de salarisadministratie mee.
Stel dat je 10.000 declaraties per jaar verwerkt, dan kun je daar een leuk rekensommetje op los laten. Dan wordt het voor IT wel interessant om daar tijd voor vrij te maken. En met IT aan boord kun je ook kijken naar integraties met de inzet van API’s. Vaak wordt gedacht dat het praktischer is om alles vanuit één systeem te doen. Maar juist met specifieke oplossingen die naadloos aansluiten op jouw organisatie kun je de meeste winst boeken. Met een API optimaliseer je de gegevensuitwisseling met andere applicaties, volledig automatisch zonder dat er nog een mens aan te pas komt.
Privacy by design
Met de groeiende hoeveel data en data-afnemers zijn API’s uitermate geschikt om de gegevensuitwisseling snel en (near) realtime uit te voeren. Wel heb je met het uitwisselen en opslaan van data te maken met strenge privacywetgeving. Daarom werken wij met domein-API’s waarbij al in die data ‘geknepen’ is. Een Identity Access Management (IAM) systeem heeft namelijk geen salarisgegevens nodig, dus die wisselen we niet uit. Je wilt daar alleen maar de naam, functie, afdeling , in- en uitdienstdatum en dat soort zaken in terug zien. Terwijl een workforce management systeem ook de contracturen nodig heeft en toekomstige wijzigingen in contracturen, want anders kun je weer niet plannen.
Dat soort data proberen wij aan de voorkant in de software goed neer te zetten en daar moet je eigenlijk ook als klant rekening mee houden. Als je wilt kun je alles in een HR-systeem vastleggen. Maar alles wat je vastlegt, moet je ook onderhouden en niet voor niets schrijft de AVG doelbinding voor. Dus denk bij alles wat je opslaat goed na waarom je het doet en of het echt noodzakelijk is.
Veranderende rol HR-professionals
IT speelt, mede door de inzet van API’s, een belangrijke rol in de optimalisering van HR-processen, maar HR kan ook op eigen kracht veel voor elkaar krijgen. Dat vraagt wel wat van de kwalificaties van de medewerkers. Ga je bijvoorbeeld iemand aannemen om telefoontjes op te pakken om eerstelijns vragen te beantwoorden? Of kies je voor een medewerker die een chatbot kan trainen? Datzelfde geldt voor optimaliseringstrajecten; neem je iemand aan die een leidinggevende of medewerker helpt bij het invullen van een declaratieformulier of ga je op zoek naar iemand die het proces zo optimaliseert in Youforce dat de medewerker het helemaal zelf kan?
Wil je klaar zijn voor de toekomst, dan kies je het beste voor dat laatste. Soms moet je ook je beleid daarop aanpassen. Dat geldt bijvoorbeeld voor het uploaden van VOG-verklaringen. We hebben gezegd dat dat heel eenvoudig kan, maar dan moeten we wel een aantal basisafspraken maken over het proces. Van oudsher zijn we gewend onze eigen richtlijnen te bepalen, maar dat maakt het beheer wel complex en voor de medewerkers wordt het ook niet eenvoudiger. Simpel aan de voorkant voor de medewerker en manager en (mede) door de inzet van slimme workflows flexibel aan de achterkant voor de HR-professional. Dat is waar we naartoe willen, en dat vereist soms anders denken en werken van HR-professionals.
Maak het HR-leven makkelijker
Processen eenvoudiger maken past ook in het gedachtegoed van HR om voor blije medewerkers te zorgen. Veel HR-taken zijn voor medewerkers een moetje, niemand gaat voor zijn lol een stapel bonnetjes wegwerken of van de laatste drie maanden de thuiswerkdagen vastleggen. In tegenstelling tot Netflix willen wij dat medewerkers zo min mogelijk tijd in onze applicaties kwijt zijn. Onze app is zo ingericht dat je de meeste HR-processen binnen een minuut kan afhandelen, maar daar moet je als werkgever ook je steentje aan bijdragen. De HR-adviseurs en applicatiebeheerders moeten wel de ruimte krijgen om dit soort processen te optimaliseren.
Tijd vrij maken
Het automatiseren van HR-processen is niet iets wat je even tussendoor doet. Je moet hier echt de tijd voor nemen en wellicht een of meerdere medewerkers voor aanwijzen. Het personeelstekort en andere prioriteiten van HR kunnen dit in de weg staan maar hoe meer achterstand je oploopt, hoe moeilijker het wordt om dit in te halen. En een geoptimaliseerde HR-administratie levert zoveel op; gemak voor je medewerkers, betere kwaliteit van je data en volop mogelijkheden om geld te besparen.
Meer inspirerende artikelen lezen?
