Zo werkt
een flexibel beloningssysteem

Voor wie is dit artikel bedoeld?

Wil je jouw organisatie aantrekkelijk maken voor nieuwe medewerkers, dan heb je meerdere mogelijkheden. Wat dacht je van een flexibel kostenbesparend arbeidsvoorwaardensysteem waarbij medewerkers zelf het moment en de vorm bepalen waarin ze genieten van een deel van hun loon? Dat kan met een cafetariaregeling, als je het goed regelt tenminste.

Wat haalt u uit dit artikel?

In dit artikel lees je wat de cafetariaregeling precies inhoudt, wat de voorwaarden zijn en hoe je deze regeling vastlegt. In een vervolg op dit artikel gaan we in op mogelijke bronnen en doelen voor de medewerker en we sluiten deze serie af met een artikel over de voor- en nadelen van een cafetariaregeling.

Flexibele beloningssystemen kennen vele benamingen, cafetariaregeling, flexibel arbeidsvoorwaardensysteem of arbeidsvoorwaarden à la carte. De naam die je kiest is niet belangrijk, waar het om gaat is dat je alle wettelijke bepalingen volgt zodat je discussies met de fiscus voorkomt. Om je hierbij te helpen vind je in dit artikel een antwoord op onderstaande vragen:

• Wat is een cafetariaregeling nou precies?
• Hoe geef je de regeling vorm?
• Aan welke voorwaarden moet de regeling voldoen?
• Hoe leg je de opzet en keuzes van de medewerkers vast?

Let op! Je bent niet verplicht medewerkers een cafetariaregeling aan te bieden. Een medewerker kan dit dus niet eisen, tenzij het onderdeel is van een collectieve arbeidsovereenkomst (cao).

De cafetariaregeling invoeren

Een cafetariaregeling komt er simpel gezegd op neer dat medewerkers belast loon uitruilen voor onbelast loon (of vrije tijd) en daarbij fiscaal voordeel genieten. Je spreekt dus af een overeengekomen beloning voor een andere doel in te zetten. De medewerker kan bijvoorbeeld een gedeelte van het brutoloon in geld ruilen voor een onbelaste vergoeding of verstrekking. De uitruil kan jouw organisatie een financieel voordeel opleveren. Je bent immers door het lagere belaste loon minder premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (ZVW) verschuldigd.

Grenzen

Om in te kunnen spelen op de snelle technologische veranderingen, veranderende klantbehoeften en onzekere marktomstandigheden is het van groot belang dat u zich kunt concentreren op de core business van de organisatie. Door processen die niet direct aan het primaire proces bijdragen te outsourcen, creëert u focus in uw organisatie. Tijdrovende administratieve HR-processen zoals het registreren van in- en uitdiensttreding, ziekte en mutaties in personeelsgegevens kunnen naast geautomatiseerd (via self service) uitbesteed worden.

Bronnen en doelen

Alle belaste loonbestanddelen kun je fiscaal gezien inzetten in een cafetariaregeling, maar arbeidsrechtelijk gelden diverse beperkingen. Binnen deze grenzen bepaal je de beschikbare belaste bronnen voor je medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan het brutomaandloon (deels), vakantiebijslag, een eindejaarsuitkering, provisie, onregelmatigheidstoeslag, bonus en bovenwettelijke vakantiedagen. De medewerkers kunnen kiezen voor een eenmalige uitruil, zoals vakantiegeld voor extra vrije dagen of een uitruil opsplitsen, bijvoorbeeld door maandelijks een stuk brutoloon in te zetten voor een fiets.

Doelen

Je mag van de Belastingdienst alle vormen van onbelast loon inzetten als bron in een cafetariaregeling. De werkgever is vrij doelen te bepalen bijvoorbeeld een fiets, een fitnessabonnement, kinderopvang, mobiele communicatiemiddelen, scholing maar ook vakantiedagen.

Een goed begin is het halve werk

Voor je een cafetariaregeling invoert, is het belangrijk goede voorbereidingen te treffen:

• Inventariseer wat jouw organisatie wil aanbieden en wat medewerkers nodig hebben. Overleg eventueel met de ondernemingsraad of vakbond.
• Informeer de medewerkers over de werking van de cafetariaregeling, de beschikbare doelen en bronnen en de impact van de verschillende keuzes.
• Maak prijsafspraken over bepaalde loonbestanddelen. Een cafetariaregeling is altijd maatwerk, omdat elke organisatie andere regelingen en voorwaarden heeft..
• Denk goed na over de administratieve afhandeling van de regeling. Richt je systeem zo in dat medewerkers eenvoudig keuzes kunnen maken en inzicht hebben in de fiscale en budgettaire consequenties. Aan de andere kant moet jouw administratie de ingediende keuzes tijdig en juist kunnen verwerken.

Voorwaarden voor opzetten cafetariaregeling

Je kan niet elke regeling klakkeloos invoeren waarbij medewerkers zelf het moment en de vorm bepalen waarin ze genieten van een deel van hun loon.

Dwingend recht

Om te beginnen moet een cafetariaregeling binnen de dwingend voorgeschreven wettelijke regels blijven. Denk hierbij aan de dwingendrechtelijke bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek of uit de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Ook een cao kan vergelijkbare regels voorschrijven.

Let op! Je mag geen wettelijke vakantiedagen als doel inzetten in een cafetariaregeling. Deze dagen zijn bedoeld voor vrije tijd voor de medewerker. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn wel toegestaan.

Genietingsmoment

Bij uitruil van loonbestanddelen mag je alleen loon gebruiken dat je fiscaal nog niet hebt genoten. Het gaat dus om toekomstige, nog op te bouwen loonbestanddelen. Heb je het loon al genoten dan ben je immers loonheffing verschuldigd en gaat het fiscale voordeel verloren. Medewerkers moeten het loonbestanddeel dus altijd inzetten voor het genietingsmoment waarop loonheffing verschuldigd is. De Belastingdienst hanteert hiervoor vijf momenten:

• uitbetaling;
• verrekening;
• ter beschikking stelling;
• rentedragend worden;
• vorderbaar en inbaar worden.

Gebruikelijkheid

Het keuzeloon maakt het soms nodig de vrije ruimte aan te spreken om het loonbestanddeel voor de medewerker onbelast te maken. Het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon is alleen toegestaan als dit niet ongebruikelijk is. De Belastingdienst beschouwt een (in redelijkheid) aangewezen eindheffingsloon van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk. In dat geval speelt de gebruikelijkheidstoets dus niet. Moet je wel toetsen op gebruikelijkheid? Dan kijkt de fiscus of de vergoedingen en verstrekkingen die aangewezen zijn als eindheffingsloon niet meer dan dan 30% afwijken van een gebruikelijk eindheffingsloon in vergelijkbare omstandigheden.

Echte uitruil

Een andere belangrijke voorwaarde bij een cafetariaregeling is dat het uitdrukkelijk om een uitruil van loonbestanddelen gaat. Een betalingsregeling is niet toegestaan. Je mag een medewerker dus niet onder het mom van een uitruil feitelijk een lening verstrekken. Evenmin mag je bij uitdiensttreding de resterende verschuldigde termijnen op grond van de cafetariaregeling in één keer van het brutoloon inhouden. Als een deel van de uitruil nog niet is voldaan, gaat dit ten laste van het nettoloon.

Realiteitswaarde

Tot slot is een wijziging van de overeengekomen beloning met medewerkers binnen een cafetariaregeling alleen geldig als die wijziging realiteitswaarde heeft. Dit komt er kort gezegd op neer dat met nieuwe (structurele) afspraken over de arbeidsvoorwaarden feitelijk een nieuwe arbeidsovereenkomst wordt gesloten. In de praktijk vindt de fiscus een realiteitswaarde aannemelijk als de nieuwe afspraken over de arbeidsvoorwaarden schriftelijk zijn overeengekomen. Daarnaast moeten de afspraken gevolgen hebben voor andere loonbestanddelen waar het verlaagde loonbestanddeel deel van uitmaakt.

Vastlegging van wijziging in beloning

De opzet van de cafetariaregeling en keuzes van de medewerkers moet je goed vastleggen. Hoe je dat precies doet, is aan jou: de vastlegging is namelijk vormvrij.

Reglement

Jouw organisatie is verplicht een schriftelijk cafetariareglement op te stellen met alle voorwaarden voor deelname van de medewerkers. Je mag zelf bepalen hoe je het reglement vormgeeft. Onderstaande aspecten van een cafetariaregeling moet je in elk geval duidelijk omschreven in het reglement opnemen:

• de toekomstige keuzemogelijkheden van medewerkers
• de mogelijke fiscale en andere inkomensgerelateerde gevolgen van uitruilen;
• de gevolgen bij uitdiensttreding

Afspraken over uitruil

Ook de afspraken over de uiteindelijke uitruil van medewerkers moet je goed vastleggen. Dit kan bijvoorbeeld in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Als eerste leg je vast waarom je de aanvulling opstelt. Vervolgens leg je de details van de uitruil vast: welke bron de medewerker inzet en met welk doel. Je moet duidelijk omschrijven wat de medewerker inzet inzet en de hoogte van het bedrag. Gaat het om een periodieke inzet zoals een vast gedeelte van het maandelijks bruto salaris, dan moet je ook de begin- en einddatum vastleggen van de periode waarin de medewerker deze bron inzet.

Conclusie

Kortom: werknemers kunnen binnen een cafetariaregeling belast loon uitruilen voor onbelast loon (of vrije tijd), en daarbij fiscaal voordeel genieten. Je spreekt dus af om een overeengekomen beloning voor een andere doel in te zetten. Aan een cafetariaregeling zijn wel de nodige voorwaarden verbonden. Je mag alleen toekomstig loon uitruilen en moet de wettelijke regels rond arbeidsvoorwaarden in acht nemen. Bovendien moet de uitruil realiteitswaarde hebben en sprake zijn van een wijziging van een afgesproken beloning en niet van puur een besteding van het afgesproken loon. De eis van realiteitswaarde maakt deugdelijke arbeidsrechtelijke vastlegging van de wijzigingen in de overeengekomen beoordeling dan ook van groot belang.