Privacyverklaring

De Privacyverklaring van Visma Raet helpt u om te begrijpen welke persoonsgegevens we verzamelen en waarom we deze verzamelen, hoe we met uw persoonsgegevens omgaan en hoe we deze beschermen, opslaan, exporteren en verwijderen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, adres, telefoonnummer, enz.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De soorten persoonsgegevens die Visma Raet met betrekking tot u verwerkt, kunnen de volgende zijn:

• Persoonlijke basisinformatie zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en demografische informatie
• Informatie met betrekking tot de gebruiker en het webverkeer zoals inloggegevens, gebruikersnaam en IP-adres
• Financiële informatie zoals informatie die verband houdt met facturen
• Content die u geüpload of verstrekt hebt zoals foto’s, opmerkingen, artikelen en video’s
• Statistieken die aantonen hoe gebruikers onze software gebruiken en de door ons aangeboden toestemming gebruiken.
• Bij sollicitaties verstrekte informatie

Voor de in dit onderdeel genoemde doeleinden verwerkt Visma Raet geen ‘bijzondere persoonsgegevens’ of andere gevoelige gegevens over u.

‍Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

Over het algemeen verzamelt Visma Raet persoonsgegevens rechtstreeks van u of van andere met onze klant verbonden personen. Als de klant waarvoor u werkt producten of diensten van Visma Raet afneemt of van een partnerbedrijf van Visma Raet kunnen we informatie over u verzamelen via dat partnerbedrijf.

Wanneer u websites van Visma Raet gebruikt en via e-mail met ons in contact bent, maken we ook gebruik van cookies en andere traceertechnologieën voor het optimaliseren van uw ervaring van Visma Raet, onze producten, en onze sites. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.

In sommige gevallen kunnen we ook informatie over u verzamelen uit andere bronnen. Deze bronnen kunnen externe aggregatoren van gegevens, marketingpartners van Visma Raet, openbare bronnen of sociale netwerken van derden zijn.

‍Waarom we persoonsgegevens verwerken

Deze Privacyverklaring van Visma Raet is van toepassing wanneer Visma Raet en de hiermee verbonden ondernemingen (Visma) uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden verwerken als verwerkingsverantwoordelijke wanneer u contacten met ons onderhoudt, zoals:

Aankoop en levering

• Faciliteren van klantorders, overeenkomsten, betalingen
• Rechtstreeks aanbieden van diensten aan u, zoals e-learning, webinars en rapporten enz.
• Op verzoek aan Klanten verstrekken van offertes voor producten en diensten
• Aanmaken en faciliteren van accounts voor gebruikers van onze diensten

Ondersteuning en verbetering

• Verbeteren en (verder) ontwikkelen van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en de websites
• Aanbieden van klantondersteuning voor onze producten en diensten
• Exploiteren van gebruikerscommunities, voor opleidingsdoeleinden en het mogelijk maken van interactie tussen gebruikers en Visma Raet

Beveiliging

• Opsporen, verhelpen en voorkomen van bedreigingen en misbruik van de beveiliging, uitvoeren van onderhoud en verwijderen van productfouten.

Marketing

• Beheren van marketingvoorkeuren en sturen van marketingcontent
• Aanmaken van belangstellingsprofielen voor het promoten van relevante producten en diensten (profilering)

Recruitment

• Het beheer van recruitment processen en het verwerken van sollicitaties
• Ingediende documenten evalueren, sollicitatiegesprekken voeren en referenties opvragen.

Informatie met betrekking tot hoe persoonsgegevens in een van onze vele diensten verwerkt worden is te vinden in de betreffende verwerkersovereenkomst voor die dienst. In dergelijke gevallen handelt Visma Raet als gegevensverwerker en verwerkt de gegevens namens en in overeenstemming met de instructies van de klant. Bijvoorbeeld uw werkgever. Neem voor meer informatie hierover contact op met de klantenservice voor die specifieke dienst of met uw werkgever.

‍Wettelijke grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens

We verwerken gegevens op basis van diverse wettelijke grondslagen.

Overeenkomst met u

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van een juridisch bindend contract met u. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u op een vacature bij Visma Raet solliciteert. Het verwerken van uw persoonsgegevens zoals een CV, sollicitatie en referenties is noodzakelijk voor Visma Raet voor het behandelen van sollicitaties van werkzoekenden alvorens met hen in contact te treden.

Uw toestemming

Visma Raet kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming. Nadat u uw toestemming hebt gegeven, kunt u deze altijd weer intrekken.

Gerechtvaardigd belang

Visma Raet heeft een gerechtvaardigd belang wanneer we uw gegevens verwerken voor beveiligings-, ondersteunings- en verbeteringsdoeleinden, of wanneer u handelt als contactpersoon/lead voor onze bestaande en potentiële klanten of relaties (zoals partners en leveranciers). Uw persoonsgegevens worden vanuit een zakelijk perspectief op een manier verwerkt waarvan we geloven dat deze niet in strijd is met uw privacyrechten of -vrijheden.

Daarnaast verwerkt Visma Raet gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang wanneer u zich aanmeldt voor een webinar, rapporten of andere content van onze webpagina’s downloadt en gebruik maakt van onze Visma-communities. Het gerechtvaardigde belang bestaat in het aan u kunnen verstrekken van correcte content, houden van webinars, uitvoeren van marketingactiviteiten en administreren van uw verzoeken. Lees meer over hoe Visma uw persoonsgegevens verwerkt voor marketingdoeleinden op basis van gerechtvaardigd belang en over uw rechten wanneer wij uw persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden verwerken, onder de kop genaamd "marketing en profilering" in deze privacyverklaring.

‍Hoe worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Binnen de Visma Groep

Omdat Visma uit vele verschillende dochterondernemingen bestaat, is het belangrijk voor ons dat we u de best mogelijke integrale ervaring kunnen bieden. Om het overzicht en het inzicht te kunnen houden kan Visma Raet uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven in de Visma Groep.

Buiten de Visma Groep

Ook kan Visma Raet uw persoonsgegevens met externe partijen delen in de volgende kaders:

Gebruikerscommunities van Visma Raet
Wanneer u een post, opmerking of iets dergelijks op de gebruikerscommunities van Visma Raet of op andere fora op sites van Visma Raet plaatst, kan dergelijke informatie gelezen en gebruikt worden door iedereen die toegang tot dergelijke fora heeft. Visma Raet is niet verantwoordelijk voor informatie die u op dergelijke fora of sites van Visma Raet plaatst.

Zakenpartners
Visma Raet kan uw persoonsgegevens met onze partners delen wanneer dit vanuit een zakelijk perspectief gerechtvaardigd is en in overeenstemming is met toepasselijke privacywetgeving.

Overheidsinstanties
De politie en andere autoriteiten kunnen om toegang tot persoonlijke informatie van Visma Raet verzoeken. In dergelijke gevallen zal Visma Raet de gegevens uitsluitend ter beschikking stellen als er een rechterlijk bevel of soortgelijke order is om dit te doen.

‍Wanneer maken we gebruik van verwerkers?

Voor het verwerken van persoonsgegevens maakt Visma Raet gebruik van verwerkers. Deze verwerkers zijn doorgaans verkopers van clouddiensten of andere IT-hostingdiensten.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van verwerkers, zal Visma Raet een verwerkersovereenkomst aangaan om uw privacyrechten te kunnen waarborgen. Als verwerkers buiten de EU/EER gevestigd zijn, zorgt Visma Raet er ten behoeve van u voor dat er wettelijke grondslagen voor dergelijke internationale overdrachten bestaan, onder andere door het gebruik van de Modelclausules van de EU.

U kunt altijd om een overzicht van en nadere informatie over verwerkers van Visma Raet verzoeken. Zie het laatste onderdeel van deze verklaring voor het opnemen van contact met Visma Raet.

Ga voor informatie over de subverwerkers die we gebruiken voor aan u het verlenen van een Visma Raet dienst naar onze Visma Raet trust pagina’s of het  Visma Trust Centre.

‍Hoe lang uw gegevens bewaard worden

Visma Raet zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen. Wanneer we uw persoonsgegevens op basis van een andere wettelijke grondslag verwerken, zoals een gerechtvaardigd belang, worden deze gegevens bewaard zolang als nodig is voor het realiseren van het doel van de verwerking.

Daarom kan het zijn dat uw persoonsgegevens onder diverse soorten bewaarbeleid kunnen vallen, afhankelijk van het soort gegevens en het doel van het verzamelen ervan. Hier volgen enkele voorbeelden:

Bij het werven van personeel zal Visma Raet uw persoonlijke informatie zoals een CV, sollicitatie en andere documenten vernietigen wanneer het wervingstraject afgerond is, doorgaans uiterlijk 6 maanden na de uiterste inzenddatum van de sollicitatie, tenzij anders met u overeengekomen.

Een ander voorbeeld is contactinformatie die wordt opgeslagen voor marketingdoeleinden, met inbegrip van potentiële klanten of geïnteresseerden. Dergelijke persoonsgegevens worden uiterlijk 24 maanden na de laatste geregistreerde activiteit vernietigd of eerder op uw verzoek.

Neem voor nadere informatie over verwijdering contact op met Visma Raet (zie de contactinformatie in het laatste onderdeel van deze verklaring).

‍Wat uw rechten zijn

U kunt zich beroepen op de volgende rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens:

• Toegang. U heeft het recht om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
• Rectificatie. U heeft ook het recht om Visma Raet te verzoeken onjuiste persoonsgegevens over u te rectificeren. Als u een account heeft bij Visma Raet voor een Visma Raet site, kan dit meestal worden gedaan via de betreffende onderdelen "uw account" of "uw profiel" op de desbetreffende Visma Raet site of -dienst.
• Verwijdering. U kunt Visma Raet verzoeken persoonlijke gegevens over u te verwijderen.
• Beperking. U kunt ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
• Overdraagbaarheid. U kunt ons vragen om u of anderen uw persoonsgegevens te verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat.
• Bezwaar maken. Op gronden die verband houden met uw specifieke situatie hebt u het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens op basis van legitieme belangen of voor direct marketingdoeleinden. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor de uitvoering van taken in het algemeen belang of in de uitoefening van het openbaar gezag of op basis van legitieme belangen.

Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen of beperkingen op de bovengenoemde rechten kunnen gelden, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van uw situatie. In dergelijke gevallen zullen wij u gedetailleerde informatie verstrekken over de toepasselijke uitzondering of beperking en u helpen uw rechten zo volledig mogelijk uit te oefenen, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij verzoeken u om gebruik te maken van het onderstaande e-mail adres voor het indienen van verzoeken als genoemd in dit onderdeel.

Ten slotte heeft u ook het recht om een klacht met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Gegevensbescherming.

‍Marketing en profilering

Legitiem belang

Wanneer u contacten onderhoudt met Visma Raet, bijvoorbeeld door het bezoeken van webpagina’s van Visma Raet, het downloaden van content, het volgen van webinars, of als deel van het gebruik van diensten van Visma Raet, zal Visma Raet uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang. Een van de legitieme belangen van Visma Raet is de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.  

Visma Raet verwerkt uw persoonsgegevens om u te voorzien van relevante op uw voorkeur gebaseerde content aan u door middel van direct marketing op sociale mediaplatforms en e-mails, webpagina’s of in een dienst van Visma Raet. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde gegevens over u, zoals IP-adres, interesses (waar u op geklikt hebt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt met behulp van technologieën zoals cookies en wordt profileren genoemd. Visma Raet zal deze informatie ook kunnen combineren met informatie over de klantrelatie die wij eventueel met uw bedrijf hebben.

Het doel van de profilering is om maatwerk marketing te leveren, uw gebruikerservaring met onze diensten/websites te verbeteren en producten te leveren waar onze klanten tevreden over zijn. De diensten van Visma worden over het algemeen gebruikt als hulpmiddelen voor werkgerelateerde doeleinden, en uw gedrag in deze hulpmiddelen zegt weinig over uw persoonlijke leven. Er worden geen gevoelige gegevens verwerkt. Uw persoonsgegevens worden daarom vanuit een zakelijk perspectief verwerkt op een manier die naar onze mening niet in strijd is met uw vrijheden en rechten als individu.

Visma Raet gebruikt e-mail als een instrument om marketingdoeleinden te communiceren, echter alleen als u daarvoor toestemming hebt gegeven in overeenstemming met de nationale wetgeving (indien nodig).  Als u toestemming gegeven hebt, zult u altijd de mogelijkheid hebben om zich hiervoor af te melden als hieronder beschreven, of wanneer u een e-mail ontvangt die marketing bevat.

Recht om uit te schrijven van marketingcommunicatie

U hebt het recht om zich af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van Visma en het onderwerp zijn van profilering, en kunt dit doen door:

1. de instructies voor afmelding in de relevante marketingcommunicatie te volgen, of
2. uw voorkeuren in het betreffende onderdeel “account bijwerken” te wijzigen, wanneer u een account bij Visma Raet hebt, of
3. neem contact met ons op via onderstaande e-mail adres, of
4. door gebruik te maken van de toepasselijke tool voor abonnementbeheer

Ook hebt u te allen tijde de mogelijkheid om u door middel van onze cookiemelding aan of af te melden voor cookies op een bepaalde webpagina.

Houd er rekening mee dat zelfs wanneer u zich afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie u nog steeds administratieve mededelingen van Visma Raet kunt ontvangen, zoals opdrachtbevestigingen en noodzakelijke kennisgevingen voor het beheer van uw account of van de aan klanten verleende diensten.

‍Wijzigingen

We raden u aan om deze verklaring regelmatig door te lezen. Wanneer we significante wijzigingen in onze verklaring aanbrengen die een materiële wijziging van onze privacypraktijken betekenen, kunnen we u ook met andere middelen hiervan in kennis stellen, zoals door het sturen van een e-mail of het plaatsen van een aankondiging op onze bedrijfswebsite en/of sociale mediapagina’s voordat de wijzigingen van kracht worden. 

Deze Privacyverklaring wordt minimaal eens per jaar herzien en wijzigingen worden geaccordeerd door de Visma Raet Functionaris Gegevensbescherming. Voor het laatst bijgewerkt op: 2024-07-08.

Hoe contact met ons op kunt nemen

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens bij Visma Raet is:

Visma Raet B.V. Plotterweg 38, 3821 BB Amersfoort Telefoonnummer: +31 88 230 2300

Wij hechten waarde aan uw mening. Als u opmerkingen of vragen heeft over onze Privacyverklaring, of enige zorgen over privacy, inclusief over een mogelijke inbreuk op uw privacy, stuur deze dan naar privacy.raet@visma.com.

We zullen uw verzoeken of klachten vertrouwelijk behandelen. Onze vertegenwoordiger zal contact met u opnemen om uw zorgen te bespreken en de opties te schetsen over hoe deze kunnen worden opgelost. We streven ernaar om klachten op een tijdige en passende manier op te lossen.