Als een werknemer een eigen vervoermiddel gebruikt voor zakelijke reizen, mag de werkgever een onbelaste vergoeding verstrekken van maximaal € 0,19 per kilometer. Het maakt geen verschil of de werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon- werkverkeer of ander zakelijk verkeer. Het is ook niet van belang met welk privévervoermiddel de werknemer reist. Fietskilometers worden tegen hetzelfde tarief vergoed als autokilometers.
Veel cao’s of bedrijfsregelingen kennen een gemaximeerde vergoeding voor woon- werkverkeer die lager is dan de fiscus toestaat. Er kan sprake zijn van een begrenzing van het aantal te vergoeden kilometers, of van een vergoeding op basis van staffels.
Is dit het geval, dan ontstaat de mogelijkheid de ontstane fiscale ruimte te benutten voor de uitruil van een andere beloningscomponent tegen een aanvullende netto reiskostenvergoeding. Kortweg, bruto loon wordt geruild tegen netto loon, in het voordeel van de werknemer. De fiscale ruimte bestaat uit het positieve verschil tussen het bedrag dat fiscaal maximaal mag worden vergoed en de werkelijke vergoeding. De aard van de andere beloningscomponent kan per regeling verschillen.
Door de uitruil daalt het belastbaar inkomen en het loon sociale verzekeringen. Dit kan negatieve effecten hebben op sociale zekerheidsuitkeringen, de pensioenopbouw (afhankelijk van de regeling) en op uitkeringen die gerelateerd zijn aan het inkomen, zoals de kinderopvangtoeslag, zorg- en huurtoeslag.
Voorbeeld
- De werknemer werkt in 2019 op 5 dagen per week.
- De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste werkplek is 25 kilometer.
- Onbelast mag dan per jaar vergoed worden: 214 x ( 25 x 2 ) x € 0,19 = € 2.033,-.
- Idem per maand € 169,42./onbelast>
- Indien de werkgever op grond van cao, reglement of anderszins slechts € 130,- per maand vergoedt, bedraagt de fiscale ruimte 12 x ( € 169,42 - € 130,- ) = € 473,04.
- De werknemer ontvangt in december een 13e maand.
- De 13e maand kan worden verlaagd met een bedrag van € 473,04 bruto.
- Daartegenover kan een aanvullende reiskostenvergoeding worden betaald van € 473,04 netto.
- Bij een belastingpercentage van 38,10% bedraagt het voordeel € 473,04 x 38,10% = € 180,23
- De mogelijkheid bestaat dat het brutobedrag van de 13e maanduitkering ontoereikend is om de maximale gerichte vrijstelling te benutten. Indien de 13e maand in een eerdere maand wordt uitgekeerd, b.v. in februari, dan kan de werknemer nog afzien van een deel van het brutoloon gedurende de resterende maanden van het jaar.
