De verschillende fasen van onboarding: van handtekening tot volledig aan boord

In de wereld van HR is onboarding een bekend begrip. In deze belangrijke fase van de employee journey gaan medewerkers deel uitmaken van een nieuwe organisatie. Onboarding is veel meer dan alleen een welkomstgesprek en een snelle rondleiding door het kantoor. Het is een proces dat meerdere fasen omvat, vanaf het aannemen van een nieuwe collega tot het moment dat iemand zich helemaal thuis voelt. In deze blog gaan we dieper in op de succesfactoren van de verschillende fasen van onboarding.

Stel je voor: je hebt veel tijd, inspanningen en geld besteed aan het vinden van de juiste kandidaat, maar op een bepaald moment blijkt dat de match er toch niet is. Dat is zonde van je tijd en energie, maar ook van het geld dat je hebt geïnvesteerd. Wist je dat het vervangen van een medewerker wel zes tot negen maanden aan salaris kan kosten? Een goed onboardingproces betaalt zichzelf dus terug: het kan zorgen voor hogere retentie, meer productiviteit en minder HR-uren wanneer je het proces automatiseert. Nieuwe medewerkers krijgen verder meer zelfvertrouwen en minder zorgen voor de eerste werkdag.

Maar hoe zet je een effectief onboardingproces op? Laten we beginnen met de basis: de verschillende fasen van onboarding. De meeste succesvolle programma's omvatten preboarding en onboarding, oftewel de periode vóór de eerste werkdag en daarna. We starten met preboarding.

Preboarding - Een goed begin is het halve werk

Het gezegde is niet voor niets: ‘een goed begin is het halve werk’. Dat geldt zeker voor onboarding. De eerste fase van onboarding, preboarding, begint zodra de arbeidsovereenkomst is getekend en duurt tot aan de eerste werkdag.

Het doel van preboarding is om de radiostilte na het tekenen van het contract te verbreken. Maar ook het enthousiasme van de nieuwe medewerker vast te houden en te bevestigen dat jouw organisatie de juiste keuze is. Als je het goed doet, geeft preboarding een gevoel van verbondenheid met de organisatie, verlicht het stress en bereidt het nieuwe medewerkers voor op een vlotte start.

In deze fase wil je medewerkers goed informeren wat hen de eerste werkdag te wachten staat, waar kunnen ze parkeren, bij wie moeten ze zich melden enzovoorts. Maar ook wil je ze alvast kennis laten maken met de organisatiecultuur, wat zijn de normen en waarden, welke doelstellingen streef je na en waar ben je als organisatie trots op?

Maar weten over preboarding? In ons webinar ‘Starten met onboarding vóór de eerste werkdag’ krijg je praktische tips hoe je hier invulling aan geeft en hoe je dit kunt digitaliseren.

Onboarding - De weg naar succes

Zodra de eerste werkdag is aangebroken, begint de onboardingfase en starten  medewerkers in hun nieuwe functie, team en organisatie. In deze periode spelen ondersteuning en begeleiding een belangrijke rol. Denk bijvoorbeeld aan een buddy. Dat is gelijk een goede manier om de eerste werkrelatie(s) tot stand te brengen. Een goede onboarding voorziet nieuwe werknemers van alle informatie die zij nodig hebben om bij jouw organisatie te slagen en zich daarbij op hun gemak te voelen.

30-60-90 dagen

De onboarding kun je opdelen in verschillende periodes, zoals 30 dagen voor de start (preboarding), de eerste 30 dagen, 30-60 dagen en de periode daarna.

Eerste 30 dagen
In de eerste weken moeten nieuwe medewerkers wennen aan het werk en kennismaken met de (directe) collega’s. Controleer of de werkplek comfortabel en functioneel is en zorg dat alle benodigde software en tools klaarstaan. Vergeet vooral de nieuwe werkrelaties niet en plan lunches of koffiemomenten met de mensen waarmee ze gaan samenwerken. De eerste 30 dagen van de onboarding staan volledig in het teken van leren, oriëntatie en introductie.

30-60 dagen
In de volgende maand stoom je je nieuwe medewerker klaar om het werk op eigen kracht, met minder begeleiding, uit te voeren.  De nieuwe medewerker gaat onderzoeken hoe hij of zij de eigen rol binnen de organisatie kan invullen. Dit is een goed moment om een plan te maken voor de komende maanden, prestatiedoelen vast te stellen en noodzakelijke trainingen aan te bieden.

60-90 dagen (en daarna)
In de derde maand moeten nieuwe medewerkers voldoende vertrouwd zijn met hun werk en de organisatie om een concrete bijdrage te leveren aan het team. De onboarding loopt door tot nieuwe medewerkers productieve werknemers en insiders zijn geworden. Dit kan één of twee maanden duren, maar ook wel een jaar, afhankelijk van jouw organisatie en het soort beroep.

Samengevat is onboarding cruciaal voor het succes van nieuwe medewerkers. Als je dit proces gestructureerd in fasen doorloopt, voelen nieuwe medewerkers zich eerder thuis, voelen ze zich meer betrokken en leveren ze sneller een bijdrage aan hun team en organisatie.

In deze blog hebben we de basis behandeld, maar er valt natuurlijk nog veel meer te vertellen. Ben je bijvoorbeeld benieuwd naar de voordelen van onboarding en hoe je dit effectief kunt aanpakken? Meld je aan voor het webinar ‘Starten met onboarding vóór de eerste werkdag’ op dinsdag 19 maart a.s.