Tips voor het voorkomen van burn-out | Balans tussen werk & privé

Elf tips tegen burn-out

Samenvatting

Om het burn-outrisico te verlagen, moeten organisaties zo veel mogelijk stressbronnen elimineren. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers meer bewustzijn ontwikkelen over de risico’s van langdurige overbelasting en daarop hun gedrag aanpassen. Om burn-outs te voorkomen kunnen organisaties bovendien maatregelen nemen die medewerkers helpen bij het vinden van een betere balans tussen werk- en privéleven.

Zorg ervoor dat medewerkers zich niet verplicht voelen om continu lange dagen te maken. Voorkom ook dat ze het idee hebben dat ze op elk moment van de dag en de week bereikbaar moeten zijn. Moedig managers aan zichtbaar te pauzeren en niet altijd bereikbaar te zijn. Als zij het goede voorbeeld geven, zullen medewerkers hen volgen. Houd rekening met medewerkers die door omstandigheden tijdelijk overbelast zijn in hun privéleven. Zorg voor vervanging van medewerkers bij ziekte of vakantie. Vraag regelmatig hoe iedereen in zijn vel zit, zowel individueel als op teamniveau.

Gun medewerkers zo nu en dan wat rustigere perioden, zeker wanneer er net een groot veranderingsproces is geweest. In die periodes kunnen medewerkers weer nieuwe energie opdoen. Organiseer trainingen waarin medewerkers leren hoe ze stressverschijnselen bij zichzelf kunnen herkennen. Bied niet alleen maar informatie, maar ook gerichte trainingen om de veerkracht van medewerkers te vergroten. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om eenvoudige ontspanningsoefeningen die je in een zakelijke omgeving kan doen.

Probeer medewerkers te stimuleren gezonder te leven. Maak hen daarnaast duidelijk bij wie ze terechtkunnen met stressklachten. Wanneer organisaties hun medewerkers op deze manier beschermen tegen burn-outrisico, krijgen ze dat dubbel en dwars terug. Medewerkers zullen niet alleen gezonder, maar ook meer betrokken en bevlogen zijn. Een uitgekiend burn-outpreventiebeleid is een integraal onderdeel van modern werkgeverschap en heeft daarmee een positieve invloed op het succes van organisaties als geheel.

Inleiding

Om het risico op burn-out te verlagen, moeten organisaties zo veel mogelijk stressbronnen elimineren. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers zelf meer bewustzijn ontwikkelen over de risico’s van langdurige overbelasting en daarop hun gedrag aanpassen. Om burn-outs te voorkomen kunnen organisaties bovendien maatregelen nemen die medewerkers helpen bij het vinden van een betere balans tussen werk- en privéleven.

In dit artikel tien tips om medewerkers te beschermen tegen burn-out. Daarbij is gebruik gemaakt van de expertise van arbeids- en organisatiepsycholoog Annita Rogier.

Dit is de derde in een serie van drie artikelen over burn-outpreventie. Het eerste artikel gaat over het tijdig identificeren van medewerkers die een groot risico lopen om een burn-out te krijgen. Deel twee in deze serie gaat over het voorkomen van burn-outs door het inventariseren en zo veel mogelijk wegnemen van overbodige stressbronnen. Het derde artikel beschrijft hoe organisaties de draagkracht van medewerkers kunnen verhogen door hen te helpen bij het vinden van een goede balans tussen werk en privé.

Stress- en burn-outcoach Annita Rogier

Psycholoog Annita Rogier heeft bijna dertig jaar ervaring met het begeleiden van mensen met stress- en burn-outklachten. Daarnaast leidde ze honderden stress- en burn-outcoaches op in Nederland en België. Ook adviseert ze organisaties over het verlagen van werkdruk, managementontwikkeling, loopbaanontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en bevlogenheid. Annita Rogier is voorzitter van de Vereniging van Erkende Stress en Burn-outcoaches (VESB). Ze schreef het Handboek coachen bij stress en burn-out.

Wat is burn-out?

Rogier: “Burn-out treedt pas op na langdurige, vaak jarenlange roofbouw op het lichaam als gevolg van continue stress.” Het lichaam staat daardoor onder voortdurende spanning en krijgt geen kans om voldoende te herstellen. Er ontstaan fysieke en mentale spanningsklachten. “Vaak negeren medewerkers deze waarschuwingen echter. Ze nemen een pijnstiller en gaan dapper door met hun verplichtingen. Het lichaam zal zich dan aan het langdurig verhoogde stressniveau aanpassen, onder andere door meer cortisol aan te maken. Daardoor kun je langer doorgaan en voel je de pijn en andere stressklachten minder. Dat klinkt prettig, maar je lichaam kan dit verhoogde niveau niet oneindig lang aan. Je stort plotseling in: een burn-out is dan een feit.”

hr-admin-digitaliseren
Actuele medewerker- en organisatiedata vormen de basis van je digitale HR-administratie. In het HRM-systeem van Visma | Raet beheer je eenvoudig medewerkergegevens. Op organisatieniveau leg je de organisatiestructuur vast inclusief afdelingen, kostenplaatsen etc.

HR-administratie software

Hoe zorg je altijd voor een up-to-date en foutloze salarisadministratie? Met onze online salarisadministratie, ver doorgevoerde automatisering en ondersteuning op cao’s en wet- en regelgeving, word je optimaal ontzorgt. Zo ben je zeker van de juiste loonstrook.

Sal. administratie software

digitale-personeelsdossiers

Altijd en overal inzicht in actuele digitale personeelsdossiers.
Of het nu gaat om salarisstroken, jaaropgaven, arbeidsovereenkomsten of diploma’s. Medewerkers en managers kunnen er eenvoudig bij en voegen zelf documenten toe. De HR-software oplossing.

Digitale personeelsdossier

1. Voorkom dat medewerkers continu overwerken

Zorg ervoor dat medewerkers zich niet verplicht voelen om continu lange dagen maken. Voorkom ook dat ze het idee hebben dat ze op elk moment van de dag en de week bereikbaar moeten zijn. Neem daarom maatregelen om te voorkomen dat er een cultuur ontstaat die mensen aanzet tot structureel overwerken. Dat kan bijvoorbeeld door onder elke mail die buiten kantooruren verstuurd wordt, automatisch een regel te laten toevoegen: ‘in mijn planning komt het beter uit om nu deze mail te versturen, maar ik verwacht niet onmiddellijk antwoord.’

Pas echter op dat je de autonomie van medewerkers niet aantast door het nemen van dit soort maatregelen. Rogier: “Sommige organisaties maken het technisch onmogelijk om buiten kantooruren berichten te sturen. Dat is een slecht idee, omdat er ook medewerkers zijn die het prettig vinden om ’s avonds of heel vroeg in de ochtend in alle rust hun mail te beantwoorden. De vrijheid en de ruimte om je werk te doen zoals jij dat zelf het beste vindt, is heel belangrijk. Autonomie leidt tot meer werkplezier en verkleint daardoor het risico op burn-out. Daarom moet je medewerkers niet verbieden om te werken op de uren die zij prettig vinden, zelfs al is dat de avond of het weekend. De enige voorwaarde is dat ze ook de vrijheid voelen om op andere momenten vrij te nemen.”

Wanneer een medewerker echter een groot risico loopt om burned-out te raken, kan het wel goed zijn om hem of haar een aantal regels op te leggen. Wanneer een medewerker structureel overbelast is, dan kan het voor hem of haar vaak prettig zijn als een manager juist grenzen stelt. “Soms zeg ik tegen iemand die ik coach: je kunt de komende twee weken beter niet ’s avonds werken. De meeste mensen reageren opgelucht wanneer ze door mij zo’n beperking voorgesteld krijgen. Vaak zeggen ze: ‘Je hebt gelijk. Eigenlijk weet ik wel dat ik dat niet moet doen.’ Een andere maatregel om mensen te helpen meer rust te nemen, is om hen te vragen de app waarmee ze hun werkmail lezen van hun telefoon te verwijderen, of in ieder geval van het openingsscherm af te halen.”

2. Laat managers zelf het goede voorbeeld geven

Moedig managers aan zichtbaar te pauzeren en niet altijd bereikbaar te zijn. “Managers en HRMadviseurs zijn de cultuurdragers binnen de organisatie”, zegt Rogier. “Als zij niet op hun gezondheid letten, zullen anderen dat ook minder snel doen. Je kunt dus een geweldige stap zetten bij het voorkomen van burn-outs door zelf zichtbaar pauzes te nemen en ook van je medewerkers te verwachten dat ze dat doen.”

Vaak moet Rogier managers tijdens trainingen op dat effect attenderen. “Dan is het even pauze, en beginnen ze meteen hun mail te beantwoorden of te bellen. Dan vertel ik ze: besef je wel dat medewerkers jou als voorbeeld nemen? En dat ze jou graag een plezier willen doen?”

Continu doorwerken vergroot niet alleen het risico op burn-outs, maar werkt bovendien contraproductief. “Er is behoorlijk wat wetenschappelijk onderzoek waaruit blijkt dat mensen die heel lang achter elkaar werken, helemaal geen beter resultaat halen. Vaak is het tegendeel waar: ze maken meer fouten en hun concentratie neemt af.”

4. Zorg bij verzuim voor vervangend personeel

Zorg voor vervanging van medewerkers bij ziekte of vakantie. Dat is de beste manier om medewerkers duidelijk te maken dat ze niet altijd en eeuwig verantwoordelijk zijn en alle dagen van het jaar hun mail hoeven te beantwoorden. Zo voorkom je niet alleen overbelasting bij de rest van het team, maar maak je het voor de afwezige persoon ook echt mogelijk om afwezig te zijn. Rogier: “Ik hoor vaak van medewerkers die overbelast zijn, dat ze geen vakantie durven te nemen en zich evenmin ziek durven te melden. Ze worden namelijk gek van de gedachte aan al het werk dat ze daarna moeten inhalen.’”

Soms heeft de medewerker persoonlijkheidseigenschappen die het moeilijker maken om zaken los te laten. Dat kan bijvoorbeeld gelden voor iemand die perfectionistisch ingesteld is. Rogier: “Help je medewerker door samen te bespreken welk kwaliteitsniveau goed genoeg is. Maak heel duidelijk dat een tien niet altijd nodig is. Probeer de medewerker ervan te overtuigen om zijn of haar smartphone of laptop regelmatig helemaal uit te zetten.”

5. Ontwikkel je vermogen tot (zelf)-reflectie

Denk kritisch na over jezelf en je organisatie. Denk na over de waarden die je als leidinggevende en organisatie wilt nastreven. Verdedig die waarden, leg ze keer op keer uit aan medewerkers en aan de directie. Draag ze bovendien zelf uit in je eigen gedrag. Van Rooij: “Veel organisaties hebben hun mond vol over ethisch en duurzaam ondernemen. Vaak komt het niet verder dan een intentie. Medewerkers kunnen zich echter vaak behoorlijk druk maken over minder fraaie kanten van de bedrijfsvoering. Ga lastige discussies over de ethische aspecten van bepaalde bedrijfsactiviteiten daarom niet uit de weg. Luister naar medewerkers en onderzoek oprecht wat je samen kunt veranderen.”

Wees tegenover medewerkers ook eerlijk over verkeerde directiebeslissingen. Van Rooij: “Wanneer er bijvoorbeeld bezuinigd of gereorganiseerd moet worden vanwege een verkeerd uitgevallen strategische beslissing, windt daar dan geen doekjes om.” Als het management transparant is, zullen medewerkers zich eerder betrokken voelen bij de organisatie.

6. Maak stress bespreekbaar

Vraag regelmatig hoe iedereen in zijn vel zit, zowel individueel als op teamniveau. Rogier: “Juist dat laatste is belangrijk, want zo wordt het steeds normaler om over dit soort zaken te praten. Wanneer het stressniveau onacceptabel hoog wordt, vraag dan medewerkers om met voorstellen te komen om dit te verlagen.”

Zorg er wel voor dat er ook echt iets gebeurt met noodklachten van medewerkers. “Ik coachte eens een vrouw met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Ze was absoluut geen klager, integendeel. Ze had dus heel lang gewacht om naar haar baas te gaan, om te vertellen dat ze het echt niet meer trok. Haar leidinggevende luisterde naar haar, ried haar aan goed voor zichzelf te zorgen, maar gaf haar de volgende dag weer een enorme stapel werk erbij. Dat was het moment waarop ze instortte.”

Meer weten?

Wil je graag meer weten wat Visma | Raet voor jou kan betekenen? Laat dan je gegevens achter. We nemen dan snel contact met je op!

Neem contact op

7. Vraag gen continu verandering van de medewerkers

Gun medewerkers zo nu en dan wat rustigere perioden, zeker wanneer er net een groot veranderingsproces is geweest. “Er is een beperking aan de menselijke rek”, zegt Rogier. In sommige bedrijven volgt de ene verandering de andere onmiddellijk op, terwijl het beter is als er tussentijds ook momenten van relatieve rust zijn. In die periodes kunnen medewerkers weer energie opdoen. Als de volgende transitie van start gaat, kunnen ze zich met hernieuwde energie aan de slag. Ook bij veranderingsprocessen geldt: wissel inspanning en ontspanning af.”

8. Bied medewerkers cursussen aan over hoe ze stress signalen bij zichzelf kunnen herkennen

Organiseer trainingen waarin medewerkers leren hoe ze stressverschijnselen bij zichzelf kunnen herkennen. Rogier: “Via speciale sessies kun je medewerkers en leidinggevenden bewuster maken van de risico’s en uitleggen hoe ze de signalen van een dreigende overspannenheid of burn-out kunnen herkennen. Ook kun je tijdens deze trainingen duidelijk maken bij wie medewerkers met stressklachten terecht kunnen en wat medewerkers zelf kunnen doen om terug te schakelen.” Organiseer aparte trainingssessies voor leidinggevenden, waarin ze stressgevoelige persoonlijkheidstypen binnen hun team leren herkennen. “Het is niet zo dat deze personen onherroepelijk een burn-out krijgen, maar ze hebben daarop wel een iets hoger risico. Hou die personen daarom extra goed in de gaten. Praat regelmatig met ze over hun stressniveau en probeer de balans tussen werklast en draagkracht in evenwicht te houden.”

9. Bied cursussen aan om mensen weerbaar te maken

Bied niet alleen maar informatie, maar ook gerichte trainingen om de veerkracht van medewerkers te vergroten. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om eenvoudige ontspanningsoefeningen die je in een zakelijke omgeving kunt doen. Daarnaast kunnen organisaties meer persoonsgerichte trainingen aanbieden. “Dat kan van alles zijn, afhankelijk van de belangrijkste stressbronnen die mensen ervaren”, zegt Rogier. “Zo is een cursus ‘nee zeggen’ nuttig voor people pleasers. Sommige managers hebben misschien iets aan een cursus slechtnieuwsgesprekken voeren. Maar het kan ook gaan om een cursus timemanagement, steun bij het leren van een nieuw computerprogramma of een cursus leren omgaan met verandering.”

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief

10. Stimuleer een gezonde levensstijl

Probeer medewerkers te stimuleren gezonder te leven. Rogier: “Dat kan bijvoorbeeld door het aanbod aan gezonde voeding in de kantine uit te breiden, door fitness-toestellen te plaatsen die geschikt zijn voor buitengebruik, of ergens in het pand een pingpongtafel. Ook kun je proberen de gewoonte te introduceren om vaker te overleggen tijdens een wandeling.”

Organisaties kunnen medewerkers daarnaast gratis cursussen aanbieden om te stoppen met roken of om af te vallen. Rogier: “Dat ligt natuurlijk gevoelig, maar je kunt wel zeggen: ik ben begaan met jou en met je gezin. Weet je dat wij daar een programma voor hebben?” Ook zijn er organisaties die medewerkers vanaf hun 45e gratis medische check-ups aanbieden.

11. Informeer medewerkers over waar ze terecht kunnen met stressklachten

Maak medewerkers duidelijk bij wie ze terecht kunnen met stressklachten. Bied deze informatie bijvoorbeeld aan in de vorm van een poster, die in de buurt van het bedrijfsrestaurant hangt. Geef er een duidelijke titel aan, zoals: met wie kan ik praten over stress? Rogier: “In eerste instantie zou dat de leidinggevende moeten zijn. Die kent medewerkers het beste en die kan ook onmiddellijk ingrijpen. Maar soms heeft iemand moeite met zijn of haar leidinggevende. Zo’n medewerker wil weten: met wie kan ik dan wel praten? En blijft de informatie die ik verstrek vertrouwelijk?” Andere contactpersonen kunnen bijvoorbeeld de HRM-afdeling zijn, een preventie-adviseur, de vertrouwenspersoon of een vakbondsvertegenwoordiger.

Ook kan een organisatie overwegen een interne stress- of burn-outcoach op te laten leiden. Rogier: “Dat hoeft helemaal geen psycholoog te zijn. Het kan ook gaan om iemand die een training heeft gevolgd in gespecialiseerde coachingstechnieken. Deze interne coaches kunnen zelf gesprekken met medewerkers voeren, maar hen ook doorverwijzen naar een externe coach. Ook kan een interne coach fungeren als aanspreekpunt voor managers die advies willen over hoe ze om moeten gaan met overbelaste medewerkers.”

Wanneer een medewerker ernstige lichamelijke klachten heeft, dan moet hij of zij in eerste instantie doorverwezen worden naar een huisarts of bedrijfsarts. Rogier: “Het belangrijkste symptoom van een dreigende burn-out is ernstige uitputting en vermoeidheid. Daaraan kunnen echter ook lichamelijke problemen ten grondslag liggen, die eerst moeten worden uitgesloten.”

Conclusie

Burn-out komt voort uit een langdurig verstoord evenwicht tussen inspanning en ontspanning. Dat betekent dat de preventie van burn-outs zich behalve op verlaging van de werkdruk, ook moet richten op het weerbaarder maken van medewerkers. Om burn-outs te voorkomen kunnen organisaties daarnaast maatregelen nemen die medewerkers helpen bij het vinden van een betere balans tussen werk- en privéleven. Medewerkers moeten voldoende lucht voelen om te pauzeren, zich ziek te melden als ze ziek zijn en op vakantie te gaan als ze vakantiedagen (over) hebben.

Wanneer organisaties hun medewerkers op deze manier beschermen tegen burn-outrisico, krijgen ze dat dubbel en dwars terug. Medewerkers zullen niet alleen gezonder, maar ook meer betrokken en bevlogen zijn. Een uitgekiend burn-outpreventiebeleid is een integraal onderdeel van modern werkgeverschap en heeft daarmee een positieve invloed op het succes van organisaties als geheel.

Tips tegen burn-out