Voordat een nieuw HR-softwarepakket ‘live’ gaat, pas je het systeem aan aan jouw organisatie. Deze configuratie is heel belangrijk voor een optimale werking van je systeem. Gelukkig hoef je niet bij nul te beginnen. De standaard inrichting van goede HR-software helpt je meestal al een heel eind op weg. Je kunt zelfs zo al je HR-processen verbeteren. Dat komt omdat de standaardconfiguratie is gebaseerd op ‘best practices’. Een best practice kun je vrij vertalen als ‘de best mogelijke werkwijze’: met uitsluiting van risico’s, volgens wettelijke normen, en zo efficiënt mogelijk.
Toch zijn er situaties waarin best practices niet volledig aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Goede HR-software kun je daarom tijdens de configuratiefase eenvoudig zelf aanpassen. Bij grotere aanpassingen wil je bovendien een leverancier die goed met je meedenkt over hoe de software alsnog zo kan worden geconfigureerd dat deze optimaal aansluit bij jullie behoeftes.
Die situatie geldt bijvoorbeeld voor fusieorganisaties, waarbij je te maken hebt met andere arbeidsvoorwaarden. Of als je rekening moeten houden met verworven werknemersrechten, zelfs als de branche-cao veranderd is. Of als je voorgeschreven processen noodgedwongen strikter dan gebruikelijk moeten afdwingen, door de aard van de werkzaamheden of de branche waarin je actief bent.
In het algemeen geldt daarnaast dat wanneer organisaties gaan digitaliseren, ze vaak ontdekken dat hun werkwijze complexer is dan ze dachten. Dat kan een reden zijn om bestaande processen makkelijker te maken, maar ook om het systeem aan te passen. Je wilt immers niet live gaan met een systeem dat onvoldoende aansluit bij jouw manier van werken. Dat betekent namelijk inefficiënte processen, handmatige aanpassingen, dubbel werk en tijdverlies. Je digitaliseringsslag is dan eigenlijk mislukt. Ook wil je niet geconfronteerd worden met onverwachte kosten doordat je noodgedwongen moet uitwijken naar een externe dienstverlener, alleen maar omdat je wilt dat het systeem werkt zoals het moet. Daarom wil je een leverancier die je de voordelen biedt van best practices, maar je ook flexibel genoeg is om daarvan af te wijken wanneer het nodig is.
Het grote voordeel van best practices
Als je HR-software configureert, merk je dat veel denkwerk al voor je gedaan is. Al bij de start, sluiten modules voor bijvoorbeeld verlof, verzuim en declaraties goed aan bij bestaande HR-processen. Dat komt omdat de standaardconfiguratie gebaseerd is op ‘best practices’. Een best practice kun je vrij vertalen als ‘de best mogelijke werkwijze’: met uitsluiting van risico’s, volgens wettelijke normen, en zo efficiënt mogelijk. Omdat de leverancier al jarenlang bij organisaties over de vloer komt, heeft die een goed idee van de ideale workflow voor HR-processen. Zo profiteer je dus van de ervaring van duizenden andere organisaties. Daarbij houdt de standaard inrichting rekening met de meest actuele wetgeving.
Best practices als uitgangspunt
Toch zijn er situaties waarin best practices niet volledig aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Goede HR-software kun je daardoor tijdens of na het configuratieproces zelf aanpassen. Zo houd je altijd zelf de controle over de inrichting van je systeem.
HR-processen stroomlijnen
Best practices zijn vaak een mooie aanleiding om HRprocessen te versimpelen. De standaardconfiguratie van de software dwingt dan een werkwijze af die achteraf beter is. Er zijn ook situaties waarin je wat grotere aanpassingen wilt doen. In dat geval wil je een leverancier die goed met je meedenkt over hoe de software alsnog zo kan worden geconfigureerd dat deze perfect aansluit bij je behoeftes. We geven je een aantal redenen.
Reden 1: samenwerkingsverbanden en organisatiefusies
Als gevolg van fusies kan het zijn dat binnen een organisatie verschillende HR-regels naast elkaar bestaan. Denk bijvoorbeeld aan verschillende arbeidsvoorwaarden. Die verschillen kan je niet zomaar glad strijken. Dan kan je veel beter aan de leverancier vragen om het systeem zo in te richten dat het rekening houdt met de verschillende ‘bloedgroepen’ binnen je organisatie.
Reden 2: andere uitvoering van de cao
Veel HR-softwareleveranciers maken branche-versies van hun software. Maar dat is geen garantie dat de software voor elke organisatie in die branche werkt. Sommige organisaties voeren namelijk diezelfde cao verschillend uit. Denk bijvoorbeeld aan een gemeente-cao. Hierin wordt beschreven welke toelagen ambtenaren bovenop hun salaris kunnen ontvangen. Ook al zijn de voorwaarden daarvoor in de cao beschreven, dat geldt niet voor de exacte uitvoering. Daar zijn gemeenten vrij in. In de praktijk berekent de ene gemeente toelagen als percentage van het maandsalaris, terwijl de andere kiest voor een standaardbedrag.
Reden 3: historische gegroeide werknemersrechten
Als de cao verandert, moeten werkgevers soms toch aan de oude situatie blijven vasthouden omdat het gaat om verworven rechten. Denk bijvoorbeeld aan organisatiespecifieke verlofregelingen die in de nieuwe cao niet meer voorkomen, maar waarop medewerkers nog wel recht hebben.
Reden 4: organisaties die processen strikt willen afdwingen
De ene organisatie vindt het prima om te vertrouwen op de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Regels zijn dan in het personeelshandboek beschreven, maar verder geven ze hun medewerkers veel bewegingsruimte. Maar er zijn ook organisaties die de afhandeling van processen heel strikt willen laten afdwingen door het systeem. Dit heeft dan vaak te maken met de aard van hun werkzaamheden of door de branche waarin ze actief zijn.
Reden 5: veel verschillende stakeholders
Wanneer organisaties hun processen gaan digitaliseren, ontdekken ze dat processen toch complexer verlopen dan ze dachten. Vaak komt dat doordat veel verschillende stakeholders bij processen betrokken zijn. Denk aan de salarisadministratie, de HR-afdeling, de financiële afdeling, managers en ook medewerkers. De software moet rekening houden met ieders belangen. Ook al denken organisaties van tevoren vaak grondig na over de benodigde functionaliteit van een systeem, toch duiken tijdens de configuratiefase onverwachts allerlei nieuwe eisen op. Je wil daarom een leverancier die ervaring heeft met complexe implementatietrajecten, die goed doorvraagt (in een zo vroeg mogelijk stadium) en die je helpt om processen zo in te richten dat alle belangen binnen je organisatie bediend worden.
Het belang van de juiste leverancier
Hoe een leverancier omgaat met ondersteuningsvragen kan verschillen. De ene leverancier hanteert vooral het dogma ‘onze best practices zijn goed voor iedereen. Als je aanpassingen wilt, verwijzen we je naar ons uitgebreide partnernetwerk van externe dienstverleners’. Je kunt dan als organisatie voor extra kosten komen te staan. Het andere type leverancier is pragmatischer en zegt: ’als jouw organisatie complexer is dan normaal, dan helpen we jou tijdens de configuratiefase totdat alles optimaal aansluit bij jullie manier van werken.’ Dit type leverancier inventariseert tijdens de offertefase vaak al heel precies in welke mate jouw organisatie in de praktijk zou willen afwijken van best practices. Zo kom je tijdens de implementatiefase niet voor verrassingen te staan.
Dit risico wil je vermijden
Je wilt niet live gaan met een systeem dat niet goed aansluit bij jouw manier van werken. Dat betekent namelijk inefficiënte processen, handmatige aanpassingen, dubbel werk en tijdverlies. Je digitaliseringsslag is dan eigenlijk mislukt. Eindgebruikers zullen het systeem dan slecht accepteren. Dat betekent automatisch dat het veel moeilijker wordt om processen in de lijn te beleggen en dat je nog steeds niet toekomt aan je strategische taken. En je wil ook niet geconfronteerd worden met onverwachte kosten doordat je noodgedwongen moet uitwijken naar een externe dienstverlener, alleen maar omdat je wil dat het systeem werkt zoals het moet.
Leverancier en sparringparnter
HR-processen wijken in de praktijk soms af van ‘best practices’. Daarom is het belangrijk om een softwareleverancier te kiezen die de voordelen heeft van best practices, maar die ook flexibel genoeg is om, wanneer het nodig is, daarvan af te wijken. Je wil zelf aanpassingen kunnen doen, maar ook om ondersteuning kunnen vragen. Je hebt dus een leverancier nodig met jarenlange ervaring in de begeleiding van implementatietrajecten. Eén die al gelijk goed doorvraagt naar jouw wensen en zich ook na de configuratiefase verantwoordelijk blijft voelen voor een optimale aansluiting van jouw systeem op de HR-praktijk. Je wilt dat jouw software zich aanpast aan jouw organisatie. Niet andersom.
