Aantrekkelijk werkgeverschap is in de huidige krappe arbeidsmarkt een voorwaarde voor het behoud van personeel én het werven van nieuwe talenten. Werkzoekenden hebben iets te kiezen en het oog valt dan niet alleen op die werkgever waar het salaris goed is, maar ook en vooral op een omgeving die goed aanvoelt en motiverend is. Als dat niet het geval is, kijken ook bestaande medewerkers snel verderop bij een andere werkgever.
Een open werkklimaat met keuzevrijheid en veel eigen verantwoordelijkheden voor medewerkers sluit aan bij deze tijd, ook omdat organisaties steeds wendbaarder worden. Om als werkgever het verschil te maken, zijn flexibele arbeidsvoorwaarden als strategisch beloningsinstrument daarom echt van nu. Als de mogelijkheden en de waarde daarvan maar wel duidelijk zijn en continu gecommuniceerd worden met de medewerkers.
Arbeidsvoorwaarden zijn flexibel wanneer een medewerker het arbeidsvoorwaardenpakket zelf (gedeeltelijk) op maat kan afstemmen op de individuele behoeftes. Bijvoorbeeld door te kiezen voor meer loon, meer vrije tijd of juist meer pensioenopbouw. Er bestaan grofweg drie vormen van flexibele arbeidsvoorwaarden.
1. Het cafetariamodel
Hierbij kan de medewerker binnen bepaalde (wettelijke) spelregels verschillende looncomponenten inruilen. Bijvoorbeeld een deel van het bruto salaris inruilen voor extra verlof of een deel van de bruto eindejaarsuitkering inruilen voor extra netto reiskostenvergoeding. Deze vorm van flexibele arbeidsvoorwaarden geeft al een behoorlijke keuzevrijheid aan medewerkers en is nog steeds erg populair, met name omdat de inruilmogelijkheden ook fiscaal interessant kunnen zijn.
2. Keuzebudgetten
Hierbij hoeft de medewerker niet meer een deel van zijn bestaande looncomponenten uit te ruilen, maar de werkgever stelt een vrij te besteden budget voor hem of haar beschikbaar. Hieruit mag de medewerker zelf bepalen in welke vorm hij of zij het keuzebudget wil ontvangen. Het is niet ongebruikelijk dat de werkgever een budget aan een specifiek doel wil verbinden (zoals studie, mobiliteit of vitaliteit).
Termen als vitaliteitsbudget, individueel keuzebudget (IKB) en scholingsbudget horen bij deze keuzebudgetten. Deze vorm van flexibele arbeidsvoorwaarden is sterk in opkomst, omdat het de werkgever de mogelijkheid geeft om een deel van de beloning met een bestemming aan medewerkers ter beschikking te stellen en hen daarbij te stimuleren om na te denken over keuzes.
3. Helemaal flexibel
De medewerker heeft een loonruimte welke hij of zij zelf, binnen de (wettelijke) spelregels, mag invullen. Dit geldt voor zaken als: werken, reizen, vakanties, zorgverzekering, pensioen, opleiding en ontwikkeling, etc. Deze constructie neigt naar de beloning voor zzp’ers en andere zelfstandigen waarbij ook een all-in uurtarief geldt. In de praktijk komt deze vorm nog weinig voor bij de ‘gewone’ medewerker. Voor directeuren en bepaalde specialisten wordt deze ultieme versie van flexible benefits al regelmatig ingezet.
Behouden en werven van talent
Waarom flexibele arbeidsvoorwaarden?
Toenemende flexibilisering op de (arbeids)markt: klanten, opdrachten, concurrenten, functies en wet- en regelgeving veranderen in hoog tempo. Bij wendbare organisaties horen ook flexibele medewerkers. Die switchen ook met steeds groter gemak en regelmaat van werkgever. Maar talent wordt almaar schaarser. Om die talenten binnenboord te houden en vers bloed te werven, zien organisaties het belang in van aantrekkelijk werkgeverschap en handelen daarnaar. Een mooi en keuzevrij pakket aan flexibele arbeidsvoorwaarden hoort daarbij. Deze vorm van talentmanagement is niet alleen een kwestie van willen, maar ook moeten, want de concurrentie slaapt niet.
Een grootschalig onderzoek van SHRM in 2018 (1) laat zien dat meer dan een derde van de ondervraagde organisaties in de Verenigde Staten hun pakket flexibele arbeidsvoorwaarden hebben uitgebreid in het afgelopen jaar. Slechts 5 procent schroefde die flexibiliteit terug. Behoud van personeel was voor 72 procent de reden van meer flexibele arbeidsvoorwaarden. Ook het interesseren van nieuwe talenten (58 procent) en het reageren op feedback van medewerkers (54 procent) vormden belangrijke motieven voor meer flexibele benefits. De situatie in Nederland is vergelijkbaar.
Redenen voor meer flexibiliteit in arbeidsvoorwaarden
- 72% behoud van talent
- 58% Interesse wekken bij nieuw talent
- 54% Inspelen op feedback van medewerkers
Bron: Onderzoek 2018 Employee Benefits, the evolution of benefits
Wederzijds geluk
Het zelf bepalen of je een deel van je beloning voor zaken als opleiding, pensioen, gezondheid of vrije tijd gebruikt, is dus in het belang van medewerker én werkgever. De werkgever doet met flexibele arbeidsvoorwaarden recht aan de individuele situatie van medewerkers die een duidelijke balans zoeken tussen werk en privé. De aandacht, eigen verantwoordelijkheid, keuzevrijheid en duidelijkheid geven medewerkers de waardering die zo hard nodig is voor geluk en motivatie op het werk.
Het mes snijdt duidelijk aan twee kanten. Want tevreden en betrokken medewerkers zijn ook eerder bereid om andere rollen binnen de organisatie te vervullen en blijven zo duurzaam inzetbaar. Een lager personeelsverloop, hogere productiviteit en aantrekkingskracht op nieuwe talenten zijn andere voordelen voor de werkgever.
De aandacht, eigen verantwoordelijkheid, keuzevrijheid en duidelijkheid geven medewerkers de waardering die zo hard nodig is voor geluk en motivatie op het werk.
Financiële voordelen
Ook financieel gezien is de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden een prima plan. Zo gaat de uitruil van voorwaarden gepaard met fiscale voordelen. Flexibele arbeidsvoorwaarden zetten uiteindelijk vaak belast loon om naar onbelast loon. Ook hier betekent dat een win-winsituatie. De medewerker betaalt minder loonbelasting en de werkgever bespaart op zorgverzekeringspremies en sociale premies.
En tot een bedrag van 1,7 procent van de totale loonsom van alle medewerkers (met een maximum van €400.000,-, voor het restant geldt 1,18%) zijn de vergoedingen aan de medewerkers onbelast, via de werkkostenregeling (WKR). Let op, want boven dat percentage komt er een eindheffing van 80 procent. Maar dan nog is het de investering waard wanneer je op die manier waardevolle medewerkers weet te behouden en de instroom bevordert (en bijvoorbeeld hierdoor op de recruitment kosten bespaart).
Betere prestatie van de hele organisatie
Flexibele arbeidsvoorwaarden helpen de gehele organisatie vooruit. Dat blijkt uit een onderzoek van SHRM in 2017 naar de impact van flexibele arbeidsvoorwaarden als strategisch beloningsinstrument. Organisaties die dit gebruiken voor het aantrekken en behouden van talent, scoorden veel beter qua algehele company performance dan organisaties die flexibele arbeidsvoorwaarden niet strategisch inzetten. En de effectiviteit in recruitment en retentie was respectievelijk 19 en 28 procent beter dan gemiddeld bij de onderzochte organisaties.
Acht tips bij
Invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden
1. Groen licht van de fiscus
Check goed bij de Belastingdienst of de (nieuwe) flexibele arbeidsvoorwaarden correct en binnen de wettelijke kaders op de rit staan. Een akkoord vooraf van de fiscus geeft rust en zekerheid. Het doordacht uitwerken van de arbeidsvoorwaarden is tegelijkertijd nuttig voorwerk. Wanneer de omschrijvingen helder zijn uitgewerkt voor de belastinginspecteur, zijn ze waarschijnlijk ook begrijpelijk voor de medewerkers.
2. Ontwerp een aantrekkelijk aanbod
Na goedkeuring van de Belastingdienst loont het de moeite om bij de introductie van flexibele arbeidsvoorwaarden extra aandacht te besteden aan de vorm en inhoud. Want het is nog best een kunst om inhoudelijk complexe informatie voor medewerkers eenvoudig en aantrekkelijk te presenteren. Communicatiespecialisten en eventueel designers kunnen van waarde zijn om de nieuwe arbeidsvoorwaarden tekstueel en visueel (filmpjes, grafieken, infographics, etc.) op een prikkelende manier toegankelijk te maken voor de medewerkers. Zorg voor een duidelijke communicatiestrategie met tijdlijn voor de invoering.
3. Communiceer inhoud en waarde
Breng de voordelen van flexibele arbeidsvoorwaarden steeds weer onder de aandacht van de medewerkers, voordat ze hun heil elders zoeken. Want veelal ontbreekt het inzicht in de aanvullende beloningen. De kennis beperkt zich doorgaans tot het salaris.
Maak niet alleen de nieuwe flexibele arbeidsvoorwaarden inzichtelijk, maar alle beloningselementen. Zo krijgen medewerkers een duidelijk beeld van hun totale verdiensten, iets wat nog lang niet overal het geval is. Kapitaliseer daarom alle beloningsvormen naar geld. Dan weet een medewerker wat hij heeft en welk flexibel deel van het pakket te gebruiken is voor uitruil.
Zo kan hij daadwerkelijk aan de knoppen draaien: iets meer verlof en wat minder loon of een nieuwe fiets met fiscale voordelen. Met zo’n totaalbeeld wordt het voor medewerkers ook duidelijk hoeveel een organisatie in hen investeert. De informatie dient persoonlijk, actueel en concreet inzichtelijk te zijn. Niet alleen algemeen op het intranet of in een nieuwsbrief, maar een gepersonaliseerd reward statement, een soort ‘loonstrook-plus’, is een goed middel voor deze reward communicatie. En dan uiteraard continu online beschikbaar via bijvoorbeeld een e-HRM portaal. Ook de persoonlijke gevolgen (bruto-netto effecten) voor de arbeidsvoorwaarden van bijvoorbeeld wijzigingen in de cao of wet- en regelgeving horen in deze digitale omgeving direct zichtbaar te zijn.
5. Gedragsverandering
Laat de medewerker als goed geïnformeerde eigenaar van zijn arbeidsvoorwaarden, zelf aan de knoppen draaien. Geef de medewerker de regie. Dit gewenste scenario wordt vandaag de dag gefaciliteerd door HR-software. Met één druk op de knop kan de medewerker zien wat de gevolgen van keuzes zijn. ‘Als ik minder ga werken, wat ga ik dan verdienen en wat doet het bijvoorbeeld met mijn pensioen? En wanneer ik mijn leaseauto inlever voor een mobiliteitsbudget, wat gebeurt er dan?’ Nadat de gevolgen van keuzes inzichtelijk zijn, kan een medewerker bewust keuzes bevestigen. Die worden dan direct - via een workflow - verwerkt in de HR-administratie. Formulieren, losse Excelbestanden en andere administratieve hordes zijn verleden tijd.
6. Maak het doelgroepgericht
Om keuzestress te verminderen, is het aan te raden de flexibele arbeidsvoorwaarden doelgroepgericht te maken. Het is zinloos om oudere medewerkers betaald ouderschapsverlof aan te bieden, of een schoolverlater te vermoeien met allerlei pensioenconstructies. Stel clusters van doelgroepen in je organisatie vast, qua bijvoorbeeld levensfase, geslacht, functieniveau en interesses. Vervolgens is een maatwerkpakket per doelgroep samen te stellen. De voorwaarden kunnen ook ingericht worden naar de cultuur en waarden van de organisatie. Staat sociale verantwoordelijkheid bijvoorbeeld hoog in het vaandel, dan kunnen regelingen worden opgenomen voor betaald verlof voor vrijwilligerswerk.
7. Borg de gemaakte keuzes
De gemaakte keuzes moeten goed worden vastgelegd. Zo is inzichtelijk welke budgetten waarvoor zijn ingezet en wat de eventuele restanten zijn. Dit laatste is belangrijk omdat het meenemen van budgetten naar een volgend kalender- of boekjaar niet, of in uitzonderlijke gevallen met veel moeite, mogelijk is. Werkgevers kiezen er daarom vaak voor de restanten aan het einde van het jaar in geld uit te keren. In een digitale omgeving met signaalfuncties is er steeds inzicht in de situatie en worden restanten niet over het hoofd gezien.
8. Zorg voor draagvlak
Een strategisch beloningsinstrument als flexibele arbeidsvoorwaarden moet uiteraard steunen op een breed draagvlak binnen de organisatie, om er een succes van te maken. De urgentie moet voor alle medewerkers voelbaar zijn, van CEO tot productiekracht. Ook hier ligt voor HR een communicatieve taak, in het overtuigend uitleggen van ieders belang van flexibele arbeidsvoorwaarden.
