In onze snel evoluerende wereld worden organisaties steeds vaker geconfronteerd met de vraag om hun interne processen te optimaliseren om zo efficiënter te werken. Dit geldt in het bijzonder voor de HR-afdeling die vaak te maken heeft met een groot aantal repetitieve administratieve taken die veel tijd en middelen vergen. Daarom is het belangrijk om HR-processen te stroomlijnen zodat je fouten minimaliseert en tegelijkertijd strategische doelen behaalt. HR-automatisering biedt hiervoor dé oplossing. In dit artikel leggen we uit hoe je HR-processen kunt automatiseren, wat je ermee bereikt, en hoe je de implementatie succesvol aanpakt.
Wat is HR-automatisering?
HR-automatisering is het gebruik van technologie en software om administratieve taken binnen de HR-afdeling te automatiseren. Deze taken kunnen onder andere salarisverwerking, werving, onboarding en mutaties omvatten.
Het doel van automatisering is om handmatige en repetitieve processen te vebeteren door slimme technologieën die efficiënter werken, minder fouten maken en in het HR-team ruimte scheppen voor strategische en waardevolle taken.
HR-automatisering is dus veel meer dan alleen het digitaliseren van papierwerk; het is een krachtig middel om HR te transformeren naar een datagedreven, strategische afdeling die efficiënter werkt, minder fouten maakt en meer focust op mensgericht en talentmanagement.
Wat levert HR-automatisering jouw organisatie op?
HR-automatisering kan aanzienlijke voordelen bieden die niet alleen de efficiëntie verhogen, maar ook bijdragen aan een betere medewerkerservaring en kostenbesparingen.
De belangrijkste voordelen van HR-automatisering:
1. Verhoogde efficiëntie en productiviteit
Door repetitieve en administratieve taken te automatiseren, zoals het invoeren van gegevens, salarismutaties of het automatisch plannen en beheren van (verplichte) trainingen, bespaar je enorm veel tijd. Deze tijd kan je vervolgens investeren in strategische HR-doelen, zoals talentontwikkeling en medewerkersbetrokkenheid. Je HR-afdeling wordt daardoor niet alleen efficiënter, maar draagt ook actief bij aan de algemene bedrijfsdoelstellingen.
2. Hogere nauwkeurigheid en consistentie
Het risico op fouten is éen van de grootste uitdagingen van handmatige HR-processen. Fouten in salarisadministratie of onjuiste gegevensinvoer kunnen leiden tot juridische complicaties en ontevreden medewerkers. HR-automatisering vermindert de kans op deze fouten aanzienlijk, waardoor je Hr-kosten bespaart, de consistentie en compliance waarborgt en de medewerkertevredenheid verhoogt.
3. Flexibiliteit en schaalbaarheid
Met het automatiseren van HR-processen speel je eenvoudig in op veranderingen in je organisatie, zoals het aanpassen van processen bij groei, nieuwe wetgeving of wijzigingen in de bedrijfsstrategie. Zo ben je flexibel om HR-processen snel aan te passen zonder dat je vastloopt in allerlei handmatige procedures.
4. Verbetering medewerkertevredenheid
Geautomatiseerde HR-processen bieden medewerkers een verbeterde gebruikerservaring. Ze kunnen bijvoorbeeld zelf hun gegevens bijwerken, verlof aanvragen of salarisstroken inzien via een portaal. Dit vergroot de tevredenheid én vermindert de aanvragen en verzoeken aan de HR afdeling.
Welke HR-processen kun je automatiseren?
Er zijn tal van HR-processen die geschikt zijn om te automatiseren, afhankelijk van de behoeften van je organisatie. Hieronder geven we enkele voorbeelden van processen die je eenvoudig kan automatiseren en direct veel voordeel opleveren:
1. Werving en selectie
Je maakt het wervingsproces een stuk efficiënter door vacatures automatisch te plaatsen op meerdere platforms, automatisch interviews in te plannen en sollicitanten te scannen op basis van hun profiel . Dit maakt niet alleen de wervingscyclus sneller en minder foutgevoelig, maar zorgt ook voor een objectieve screening.
2. Pre- en onboarding
De onboarding van nieuwe medewerkers kan veel tijd en moeite kosten. Vooral het verzamelen van documenten, het instellen van accounts en het inwerken zijn tijdrovende werkzaamheden. HR-automatisering maakt dit proces eenvoudiger door automatisch documenten te verzamelen, medewerkers in te loggen op bedrijfssystemen en toegang te geven tot belangrijke informatie. Daarnaast kun je ook het praktische aspect van het inwerken automatiseren door essentiële informatie, al dan niet gesegmenteerd, aan te bieden voor de eerste werkdag.
3. Salarisadministratie
De salarisadministratie biedt volop mogelijkheden voor vergaande automatisering. Met software zoals Youforce automatiseer je eenvoudig uiteenlopende processen variërend van automatische loonberekeningen, pensioenpremies en signaleringen tot het beheer van verlof- en ziekteverzuim. Dit vermindert niet alleen de administratieve last, maar voorkomt ook veel voorkomende fouten die kunnen leiden tot juridische problemen en medewerkerontevredenheid.
4. Performance management
Real-time prestatiebeoordelingen, continue feedbackloops en het monitoren van de ontwikkeling van medewerkers kan je allemaal automatisch uitvoeren. Dit biedt HR-teams de mogelijkheid om prestaties op een consistente manier te meten en tijdig in te grijpen wanneer dat nodig is.
5. Verlofbeheer
Medewerkers vragen met geautomatiseerde systemen zelf hun verlof aan. Het systeem berekent automatisch het saldo en beoordeelt aanvragen op basis van vooraf ingestelde regels. Dit voorkomt niet alleen fouten maar biedt ook duidelijkheid en bespaart de HR-medewerkers veel tijd.
6. Opleidingsmanagement
Opleidingsmanagement kent tal van processen die je kan automatiseren om tijd en kosten te besparen, terwijl je tegelijkertijd de kwaliteit van training en ontwikkeling verbetert.
Stappenplan voor het implementeren van HR-automatisering
Wanneer je besluit om HR-processen te automatiseren, is het belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. Een stappenplan om je op weg te helpen:
1. Analyseer je huidige processen
Breng alle HR-processen in kaart (al dan niet met bovenstaande voorbeelden).Begin met het identificeren van de HR-taken die het meest tijdrovend en foutgevoelig zijn. Dit zijn vaak de taken die het meeste baat hebben bij HR-automatisering. Ook kun je kijken naar de ‘quick fixes’. Processen die eenvoudig te automatiseren zijn.
2. Stel duidelijke doelen
Wat wil je bereiken met de automatisering van HR-processen? Zijn je doelen gericht op kostenbesparing, tijdsbesparing, of een betere medewerkerservaring? Duidelijke doelstellingen zorgen dat je effectief kunt plannen en de juiste software kiest.
3. Kies de juiste software
Er zijn verschillende tools op de markt voor HR-automation. Kies software die het beste aansluit bij de behoeften en ambitie van jouw organisatie en die goed integreert met je bestaande systemen.
4. Stel een gedegen projectteam samen
Een projectteam hoeft niet te bestaan uit veel mensen. Zorg wel dat er voldoende variatie in het team zit. In ieder geval iemand die de processen goed kent, er wellicht dagelijks mee werkt en iemand met voldoende technische kennis. Bespreek regelmatig de doelstellingen, documenteer de vooruitgang en zorg voor heldere communicatie.
5. Maak een implementatieplan
Stel een gedetailleerd plan op voor de implementatie van geautomatiseerde HR-processen. Dit houdt in dat minimaal het volgende vastligt; een duidelijke doelstelling en scope, tijdlijn, rollen en verantwoordelijkheden. Ook kun je een duidelijk communicatieplan en het budget in het plan opnemen en de eventuele risico’s beschrijven. Informeer en betrek in elk geval alle betrokkenen en biedt voldoende kennis en ondersteuning voor het team.
6. Monitor en evalueer
Houd de voortgang van de implementatie nauwlettend in de gaten en stuur indien nodig bij. Evaluatie is essentieel om te zorgen dat het systeem de beoogde voordelen oplevert.
Geautomatiseerde HR-systemen: Youforce
Een van de meest populaire en gebruiksvriendelijke HR-automatiseringssystemen is Youforce. Dit systeem automatiseert verschillende HR-processen, van salarisadministratie tot verlofregistratie en onboarding. Door werkstromen te optimaliseren en gegevens te centraliseren, maakt Youforce het HR-team minder afhankelijk van handmatige invoer en voorkomt veel voorkomende fouten. Grote organisaties zoals ‘s Heeren Loo, de Nationale Politie, Zuyderland en G40 gemeenten gebruiken Youforce om hun HR-processen te automatiseren, en genieten van de voordelen van verhoogde efficiëntie, kostenbesparing en een strategische focus.
