Een arbeidsovereenkomst kan op verschillende manieren eindigen. Zo kunnen werkgever en werknemer in goed overleg uit elkaar gaan (ontslag met wederzijds goedvinden). Maar ook kan je organisatie een werknemer moet laten gaan vanwege bedrijfseconomische redenen of langdurend arbeidsongeschiktheid. In deze laatste twee gevallen heb je toestemming nodig van UWV.
Bij ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen en bij ontslag vanwege langdurende arbeidsongeschiktheid moet je een ontslagvergunning aanvragen bij UWV. Voor alle andere wettelijke ontslaggronden moet je naar de kantonrechter. Om toestemming voor ontslag te krijgen, is een goede onderbouwing van het ontslag van groot belang. Daar komt kijken. Denk bijvoorbeeld aan het zogeheten afspiegelingsbeginsel, de opzegverboden en de transitievergoeding.
1. Bedrijfseconomische redenen
Door de coronacrisis zien sommige organisaties geen andere uitweg dan het ontslag van werknemers aan te vragen. Maar ook andere maatregelen met een bedrijfseconomische reden leiden tot ontslag van één of meer werknemers. Een overzicht:
- de slechte financiële situatie van de organisatie;
- werkvermindering;
- organisatorische of technologische veranderingen;
- (gedeeltelijke) bedrijfsbeëindiging;
- een bedrijfsverhuizing;
- het vervallen van een loonkostensubsidie. Hierbij geldt als aanvulling dat de situatie in de komende periode van minimaal 26 weken niet verbetert.
Ontslag aanvragen
Voldoet je organisatie aan de voorwaarden voor ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen, dan vraag je een ontslagvergunning aan via het werkgeversportaal van UWV. De aanvraag bestaat uit drie delen:
- het deel met de werkgeversgegevens;
- het deel met de werknemersgegevens;
- de motivering.
Let op!
Deel 1 en deel 3 hoef je slechts één keer per aanvraag in te vullen. Deel B vul je in voor elke werknemer.
Behandeling aanvraag
De behandeling van de ontslagaanvraag duurt gemiddeld vier weken. Deze termijn start op het moment dat UWV de complete aanvraag heeft ontvangen. Is de werknemer het niet eens met de aanvraag? Dan kan de behandeling van de ontslagaanvraag langer duren.
Tijd aftrekken
Verleent UWV de gevraagde toestemming, dan heb je vier weken de tijd om de arbeidsovereenkomst op te zeggen. Je mag de proceduretijd van het UWV-traject aftrekken van de opzegtermijn, maar er moet altijd minimaal één maand overblijven. Als je vervolgens niet binnen die vier weken opzegt, moet je opnieuw een vergunning aanvragen.
Let op!
Je hoeft de transitievergoeding niet te betalen als er in de cao een voorziening is afgesproken die werkloosheid voorkomt of de duur ervan beperkt, of die recht geeft op een redelijke financiële vergoeding. Deze cao-voorziening vervangt dan de transitievergoeding.
2. Ontslag onderbouwen
Om toestemming voor het ontslag te krijgen, moet je aantonen dat jouw organisatie genoeg heeft gedaan om ontslag te voorkomen. Ook moet je de redenen voor ontslag onderbouwen:
- Je kunt aannemelijk maken dat er structureel arbeidsplaatsen vervallen, bijvoorbeeld door het opheffen van de onderneming, of vanwege maatregelen die nodig zijn voor de bedrijfsvoering van je organisatie.
- Je houdt de juiste ontslagvolgorde aan en hanteert het afspiegelingsbeginsel.
- Je kunt aantonen dat er geen mogelijkheden zijn om de werknemer binnen een redelijke termijn te herplaatsen binnen de organisatie (ook niet bij eventuele andere vestigingen), al dan niet met behulp van scholing.
Let op!
Ben je het niet eens met de beslissing van UWV, dan kun je binnen twee maanden na de beslissing een procedure starten bij de kantonrechter.
Afspiegelingsbeginsel
Wil je werknemers ontslaan vanwege bedrijfseconomische redenen, dan moet je de arbeidsovereenkomsten beëindigen van alle werknemers die:
- geen vast contract hebben of een contract voor bepaalde tijd hebben korter dan 26 weken;
- geen vaste urenomvang hebben (zoals oproepkrachten);
- ingeleend zijn (zoals uitzendkrachten);
- AOW-gerechtigd zijn.
Voor het overige personeel moet je het afspiegelingsbeginsel toepassen. Het uitgangspunt is dat de leeftijdsopbouw binnen een bepaalde functiegroep voor en na ontslag zo veel mogelijk gelijk blijft. De regels van het afspiegelingsbeginsel gelden overigens niet als in een cao andere regels zijn opgenomen én een onafhankelijke ontslagcommissie het ontslag vooraf toetst.
Denk aan de opzegverboden
Je kunt niet elke werknemer voordragen voor ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen. Er geldt onder meer een verbod om de arbeidsovereenkomst op te zeggen:
- wegens zorg-, ouderschaps-, adoptie- of pleegzorgverlof;
- tijdens zwangerschap, het zwangerschaps- en bevallingsverlof en de zes weken na werkhervatting;
- tijdens het lidmaatschap van een medezeggenschapsorgaan;
- wegens vakbondsactiviteiten;
- van een werknemer die lid is van een voorbereidingscommissie van een (centrale of groep)ondernemingsraad;
- als het ontslag in strijd is met de regels van gelijke behandeling;
- van een werknemer die als functionaris voor de gegevensbescherming op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) werkzaam is;
- tijdens de eerste twee jaar van arbeidsongeschiktheid (of maximaal drie jaar bij een loonsanctie voor de werkgever).
Geldt er een opzegverbod, dan verleent UWV in principe geen ontslagvergunning. Maar houd in de gaten dat er een aantal uitzonderingssituaties gelden.
Stappenplan
Hoe ga je aan de slag met het afspiegelingsbeginsel? Eerst bereken je hoeveel arbeidsplaatsen vervallen. Het gaat dan om het aantal fulltime-equivalenten (fte’s).
- Je verdeelt de werknemers in groepen met uitwisselbare functies. Dit zijn functies die vergelijkbaar zijn op basis van functie-inhoud en vereiste kennis, vaardigheden en competenties, niveau en beloning.
- Per groep uitwisselbare functies maak je een splitsing over vijf leeftijdscategorieën: • 15-24 jaar; • 25-34 jaar; • 35-44 jaar; • 45-54 jaar; • 55 jaar tot de AOW-leeftijd.
- Je bepaalt per leeftijdsgroep binnen een groep uitwisselbare functies het aantal te vervallen arbeidsplaatsen.
- Per leeftijdsgroep wordt dan vastgesteld wie in aanmerking komt voor ontslag. De werknemer met het kortste dienstverband wordt als eerste ontslagen.
Afwijken
In een aantal gevallen mag je afwijken van het afspiegelingsbeginsel. Onder andere:
- bij werknemers die bovengemiddeld presteren of over een meer dan gemiddelde potentie beschikken. Let er wel op dat deze mogelijkheid in de cao moet zijn afgesproken. Daarnaast mag deze afwijking niet leiden tot meer ontslagen in de categorieën 15-25 jaar en 55 jaar en ouder.
- bij onmisbare werknemers, van wie het ontslag grote problemen oplevert voor jouw organisatie;
- bij werknemers met een zwakke arbeidsmarktpositie, zoals een arbeidsbeperkte werknemer, met weinig perspectief op een nieuwe baan;
- op grond van de zogeheten hardheidsclausule. Dit geldt alleen voor uitzendbureaus en werkgevers die werknemers bij derden tewerkstellen.
- je mag maximaal tien % van de werknemers die volgens afspiegeling voor ontslag in aanmerking komen, buiten het afspiegelingsbeginsel houden. Let op dat deze mogelijkheid wel in je cao vermeld staat.
Hoor en wederhoor
Met het formulier ‘Aanvraag ontslagvergunning bij langdurige arbeidsongeschiktheid’ van UWV vraag je via het werkgeversportaal ontslag aan. Is de werknemer het niet mee eens met jouw ontslagaanvraag dan is het mogelijk om binnen twee weken verweer te voeren. UWV beoordeelt alle argumenten, van jou en van de werknemer, en neemt een besluit. Geeft de reactie van de werknemer geen reden tot verder onderzoek, dan krijg je binnen vier weken een ontslagvergunning. Je moet de arbeidsovereenkomst met de werknemer binnen vier weken schriftelijk opzeggen.
Advies van specialist
UWV kan een arbeidsdeskundige of verzekeringsarts inschakelen als er na de ontslagaanvraag en het verweer extra informatie nodig is. In dat geval duurt de procedure in totaal ongeveer acht weken. Het advies gaat over de mogelijkheden van de werknemer om weer aan de slag te gaan, al dan niet in een aangepaste of andere passende functie.
Compensatie transitievergoeding
Zeg je de dienstbetrekking van een werknemer na twee jaar ziekte op, dan heeft de werknemer recht op een transitievergoeding. Je kan hier sinds 1 april 2020 een compensatie voor krijgen. Om in aanmerking te komen voor de compensatie moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Je hebt de arbeidsovereenkomst beëindigd vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid (dus na twee jaar ziekte).
- De werknemer heeft op grond van de wet recht op een transitievergoeding.
- Je hebt de (transitie)vergoeding volledig betaald aan de werknemer.
- De aanvraag is ingediend binnen zes maanden nadat de vergoeding van de ondernemingsrekening is afgeschreven.
Let op!
De compensatie vraag je aan met het formulier ‘Aanvraag compensatie transitievergoeding’ in het werkgeversportaal op uwv.nl. In de praktijk is de compensatie meestal lager dan de betaalde transitievergoeding. Het deel van het dienstverband na twee jaar ziekte wordt namelijk niet gecompenseerd.
Conclusie
Kortom, bij ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen (zoals een reorganisatie) moet je een ontslagvergunning aanvragen bij UWV. Een goede onderbouwing van het ontslag is cruciaal voor de beoordeling van jouw aanvraag. Zorg dat je het afspiegelingsbeginsel goed toepast en dat je rekening houdt met de opzegverboden. Wil je het dienstverband met een werknemer beëindigen vanwege langdurend arbeidsongeschiktheid (dus na twee jaar ziekte)? Ook dan moet je bij UWV aankloppen. De behandeling van de ontslagaanvraag duurt gemiddeld vier weken, tenzij de werknemer het niet eens is met de aanvraag of UWV de hulp van een deskundige inschakelt. Verleent UWV de gevraagde toestemming, dan heeft de werknemer recht op een transitievergoeding. Hiervoor kun je onder strikte voorwaarden een compensatie krijgen.
