Vordering achterstallig loon door onduidelijke loonstrook en voorwaarden
Als HR-professional kan het soms lastig zijn om scherp te blijven in het doolhof van de continu veranderende wet- en regelgeving. Met als gevolg dat een klein administratief foutje, een aanname of onbewust verkeerd handelen kan uitlopen op een grote (kostbare) juridische zaak. Ieder kwartaal behandelen we een zaak die met de juiste tools makkelijk voorkomen had kunnen worden. Deze keer een zaak waaruit blijkt dat je je salarisadministratie goed op orde moet hebben, om te voorkomen dat je werknemer achteraf nog allerlei kosten gaat vorderen.
Een kantonrechter heeft een nettobedrag van € 13.363,13 aan achterstallig loon toegekend aan een werknemer, waarvan de werkgever door een onvoldoende juiste vastlegging niet heeft kunnen weerleggen hier al aan voldaan te hebben.
Een werknemer treedt per 1 januari 2018 in dienst bij een Rotterdams ICT bedrijf als Office Manager. Bij deze arbeidsovereenkomst is de cao Uitzendkrachten Algemene Bond Uitzendondernemingen van toepassing. Afgesproken wordt dat de werknemer 104 uren per vier weken zal werken tegen een loon van €2.082. Daarnaast mag hij gebruikmaken van een auto van de zaak, die, volgens de richtlijnen, bruto wordt ingehouden. De werkgever betaalde meestal, maar niet altijd, €450 netto. Deze betalingen zijn niet terug te vinden op de loonstroken van de werknemer.
Vordering achterstallig loon
Na drie jaar beëindigt de werknemer zijn arbeidsovereenkomst. Wanneer de werknemer alles op een rijtje zet, blijkt dat de werkgever het niet zo nauw neemt met de fiscale regels en er onder andere niet correct bruto-netto wordt verloond. Zo komt de werknemer erachter dat het bedrijf hem niet heeft aangemeld bij de Belastingdienst of dat de organisatie loonheffing heeft afgedragen.
De rechter gaat er in mee dat de werknemer door het gebrek aan correcte informatie over zijn loon zelf een bruto/netto-loonberekening heeft gemaakt en hierdoor op een bedrag van €13.363 achterstallig loon komt. De werknemer heeft in deze berekening het brutoloon dat bij aanvang is afgesproken (vermeerderd met cao-verhogingen die de werkgever niet heeft doorgevoerd), de bijtelling voor de leaseauto en de werknemerspremie meegenomen. De werkgever heeft geen verweer van betekenis kunnen voeren tegen deze loonvordering. Ze bleven bij hun stelling dat ze het correcte loon hadden uitbetaald. Het is aan een werkgever om op correcte wijze de salarisadministratie bij te houden, waaruit blijkt wat en hoe er precies verloond wordt. De werkgever in deze zaak heeft dat niet gedaan.
Vordering brandstofkosten
Er is ook nog een discussie geweest of de werkgever de gemaakte brandstofkosten moet vergoeden. Volgens de werkgever zat de vergoeding al verwerkt in de €450 netto die de werknemer uitbetaald kreeg. De werkgever verklaarde ook dat medewerkers de gemaakte brandstofkosten konden declareren door een bonnetje in te dienen en dat de werknemer weleens contant brandstofkosten vergoed kreeg. De werkgever heeft dus nagelaten om op duidelijke wijze de voorwaarden van het gebruik van een leaseauto vast te stellen. Daardoor moet de werkgever van de rechter de brandstofkosten van bijna €9.000 alsnog vergoeden aan de werknemer.
Het standpunt van de werkgever dat de werknemer tijdens de coronaperiode bijna geen zakelijke kilometers heeft gereden en dat ze geen privékilometers vergoeden, is verworpen door de rechter omdat de werkgever de voorwaarden niet heeft vastgelegd.
Voorkomen is beter dan onnodige juridische kosten maken
Zo blijkt maar weer dat je goed alle voorwaarden op papier moet zetten om een gang naar de rechter te voorkomen. Visma | Raet is altijd op de hoogte van alle wet- en regelgeving rondom salarisadministratie en andere HR-processen. We delen deze kennis graag met inspirerende whitepapers of webinars. Daarnaast maken we het HR leven makkelijker doordat onze HR-software altijd up-to-date is met de laatste wet- en regelgeving en cao-wijzigingen.
