Zo controleert de belastingdienst uw loonaangifte

Sinds de invoering van de elektronische aangifte loonheffingen wordt elke aangifte direct bij binnenkomst gecontroleerd. Dit doet zowel de Belastingdienst als UWV, alleen op andere momenten in het verwerkingsproces. Er vinden diverse soorten controles plaats, waarbij u terugkoppeling krijgt als er iets mis is met de loonaangifte. Alle controles zijn erop gericht om de polisadministratie betrouwbaar en stabiel te houden.

Controle van de loonaangifte

In de afgelopen jaren is het aantal controles in het loonaangifteproces flink toegenomen en zijn de controles ook strenger en uitgebreider geworden. Dit moet ertoe leiden dat een inhoudelijk foute loonaangifte niet bij UWV terechtkomt en dat –mocht er iets doorheen glippen – UWV de laatste fouten eruit haalt. Hierdoor wordt voorkomen dat er onjuiste gegevens in de polisadministratie staan.

 De vele controles die op uw aangifte loonheffingen worden uitgevoerd, betekenen nog niet dat er geen periodieke boekenonderzoeken meer nodig zijn. Er kunnen immers fouten worden gemaakt die niet uit de loonaangifte zelf blijken. Door de strenge controles kan de frequentie van zulke onderzoeken lager zijn. De andere kant is dat de Belastingdienst gerichter kan komen controleren, omdat de huidige loonaangifte veel actuele informatie biedt.

Soorten controles

Uw aangifte loonheffingen moet niet alleen aan de fiscale eisen voldoen, maar ook aan bepaalde technische en inhoudelijke eisen. De Belastingdienst en UWV voeren diverse soorten controles uit op uw loonaangifte: technische, integriteits-, consistentie- en inhoudelijke controles.

Technisch
Een technische controle vindt direct ‘aan de poort’ bij ontvangst van de loonaangifte plaats. Dit speelt als u loonaangifte doet met aangifte- of administratiesoftware. De controle heeft betrekking op het transport, de beveiliging, de encryptie en de compressie van het aangiftebericht.

Integriteit
Een integriteitscontrole heeft betrekking op de integriteit van uw aangiftebericht. Hiermee wordt bedoeld dat het XML-bericht aan de gestelde eisen moet voldoen. Een integriteitscontrole gebeurt slechts globaal: er wordt uitsluitend gecontroleerd of de zogeheten tagnames van de nominatieve gegevens juist zijn.

Consistentie
Een consistentiecontrole is wat diepgaander en spoort fouten in uw loonaangifte op die vrijwel altijd te wijten zijn aan fouten in de gebruikte programma’s. Deze fouten worden dan ook gemeld aan de inzender van de aangifte, wat dus niet altijd de inhoudingsplichtige zelf is maar ook een administratiekantoor of salarisverwerker kan zijn.

Inhoudelijk
Een inhoudelijke controle gaat na of de aangeleverde gegevens voldoen aan de gestelde specificaties. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de controle van het loonheffingennummer, tijdvakcontroles en controles van de toegepaste percentages.

Controlefasen
Uw aangifte loonheffingen doorloopt in totaal zes controlefasen. Pas als uw loonaangifte de ene controle doorstaat, gaat zij door naar de volgende fase. Bij een foutmelding in één van de eerste vier controlefasen wordt uw loonaangifte afgekeurd. Dit betekent dat u geen aangifte heeft gedaan. U zult de fout(en) moeten herstellen en opnieuw aangifte moeten doen. Het is dan ook verstandig om ruim op tijd loonaangifte te doen. Hiermee voorkomt u dat u in het geval van een foutmelding waardoor u opnieuw aangifte moet doen, de aangiftetermijn overschrijdt. Na het opnieuw indienen van loonaangifte start de Belastingdienst weer met de eerste controlefase. Dit artikel bespreekt de diverse controles die de Belastingdienst op uw loonaangifte uitvoert en de meldingen die u tijdens die controlefasen kunt krijgen.

Fase 1. Beveiliging en integriteit
Bij ontvangst van uw loonaangifte voert de Belastingdienst als eerste een aantal geautomatiseerde beveiligings- en integriteitscontroles uit. Als uw aangifte in orde is, krijgt u daar melding van – een ontvangstbevestiging – en gaat uw loonaangifte door naar de volgende controlefase. Dit betekent overigens alleen dat uw aangifte goed is binnengekomen; in een volgende fase kan de loonaangifte alsnog worden afgekeurd vanwege een foutmelding.

Fout
Als de Belastingdienst bij ontvangst van uw loonaangifte fouten constateert, krijgt u een digitale foutmelding. Van beveiligings- of integriteitsproblemen is bijvoorbeeld sprake bij een onjuiste compressie, een leeg bestand, een ongeldig certificaat en het ontbreken van een ondertekening. Het gevolg van de foutmelding is dat de Belasting­dienst uw aangifte weigert in ontvangst te nemen en u dus feitelijk geen aangifte heeft gedaan. U moet de fout herstellen en opnieuw loonaangifte doen. Normaal gesproken ontvangt u een foutmelding of ontvangstbevestiging binnen enkele minuten na verzending van uw loonaangifte. U ontvangt in elk geval bericht binnen 24 uur na binnenkomst van uw loonaangifte.

Fase 2. Berichtstructuur
Kan uw loonaangifte door naar de tweede fase – er zitten dus geen beveiligingsof integriteitsfouten in – dan controleert de Belastingdienst vervolgens geautomatiseerd de berichtstructuur van uw aangifte. Is uw aangifte wat dat betreft in orde, dan gaat de fiscus door met de volgende controle.

Fout
Constateert de Belastingdienst fouten in de berichtstructuur van uw loonaangifte, dan krijgt u daar een digitale ‘Foutmelding wegens XML-fouten’ van. Van zulke fouten is bijvoorbeeld sprake als niet alle verplichte rubrieken zijn ingevuld, als een ingevuld(e) datum of tijdvak niet bestaat (zoals 31 juni of het tijdvak van 8-30 juni), bij letters in invulvelden waar cijfers horen en andersom, het gebruik van niet-toegestane codes en telfouten en het gebruik van niet-unieke inkomstenverhoudingen. In deze fase controleert de fiscus ook of alle ingevulde burgerservicenummers technisch gezien kunnen bestaan; de nummers moeten voldoen aan de zogeheten elfproef.

Van elke soort xml-fout die u in uw loonaangifte heeft gemaakt, worden er maximaal drie in de foutmelding opgenomen. Er staat wel bij hoe vaak de betreffende fout in totaal in uw aangifte is aangetroffen. U zult dus uw hele loonaangifte zorgvuldig moeten nalopen.

Het gevolg van de foutmelding is dat de Belastingdienst verdere behandeling van uw aangifte weigert en u dus feitelijk geen aangifte heeft gedaan. U moet de fout herstellen en opnieuw loonaangifte doen. Voor hulp bij het opsporen en oplossen van de fout(en) in uw loonaangifte kunt u terecht bij uw softwareleverancier of de BelastingTelefoon (0800-0543).

Fase 3. Invullen rubrieken en samenhang
Gaat uw loonaangiftebericht door naar de derde fase – er zitten dus ook geen fouten in de berichtstructuur – dan controleert de Belastingdienst vervolgens geautomatiseerd op het invullen van de rubrieken en de onderlinge samenhang tussen de rubrieken. Als uw aangifte in orde blijkt te zijn, wordt de status ervan op het beveiligde deel van de website van de fiscus bijgewerkt.

Fout
Als de Belastingdienst in deze fase fouten in uw aangifte loonheffingen constateert, ontvangt u een digitale foutmelding. U krijgt deze melding bijvoorbeeld in de volgende situaties:

• Het Totaal loon LB/PH komt niet overeen met de optelsom van het Loon LB/PH van alle werknemers.

Het Totaal loon SV komt niet overeen met de optelsom van het Loon SV van alle werknemers.

• Het totaal Ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen komt niet overeen met de optelsom van de Ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen bij alle werknemers.
• De totalen rond werknemersverzekeringen komen niet overeen met de optelsom van de premies werknemersverzekeringen bij alle werknemers.
• De totalen rond de Zorgverzekeringswet komen niet overeen met de optelsom van de bedragen rond de Zorgverzekeringswet bij alle werknemers.
• Het Totaal generaal komt niet overeen met de optelsom van het totaal van de samenstellende rubrieken van alle werknemers.
• Een niet-unieke combinatie van burgerservicenummer met nummer inkomstenverhouding. • De aanmaakdatum en het aanmaaktijdstip van de aangifte liggen na datum en tijdstip van ontvangst (de Belastingdienst hanteert een marge van 24 uur in verband met mogelijke tijdsverschillen tussen het land van indiening van de aangifte en Nederland).
• U stuurt een correctie in over hetzelfde aangiftetijdvak als waarover de betreffende loonaangifte gaat.

Het gevolg van de foutmelding is dat de Belastingdienst verdere behandeling van uw aangifte loonheffingen weigert en u dus feitelijk geen aangifte heeft gedaan. U moet de fout herstellen en opnieuw loonaangifte doen.

Fase 4. Loonheffingennummer
Komt uw loonaangifte ongeschonden door de derde controlefase, dan controleert de Belastingdienst geautomatiseerd in deze vierde fase of het ingevulde loonheffingennummer technisch gezien kan bestaan. Hierbij wordt gekeken of het fiscaal nummer vóór de L bekend is bij de fiscus. Onjuiste of omgewisselde cijfers na de L komen in deze fase nog niet aan het licht. Als uw aangifte ook wat dit betreft in orde is, betekent dit dat de aangifte technisch gezien in orde is. De Belastingdienst vervolgt dan het controleproces (met fase 5 en 6). Dit kan overigens – tot vijf jaar na afloop van het betreffende kalenderjaar – alsnog tot afkeuring van uw aangifte leiden. Bij goedkeuring na de eerste vier controlefasen wordt bovendien uw ‘Overzicht aangiften en opgaven’ op het beveiligde deel van de website van de Belastingdienst bijgewerkt. Dit geldt als ontvangstbevestiging van uw loonaangifte. U kunt deze bevestiging ook per e-mail ontvangen, maar daarvoor moet u zich via genoemde website hebben aangemeld.

De eerste vier controlefasen nemen normaal gesproken maximaal 48 uur na het verzenden van uw loonaangifte in beslag. Ontvangt u binnen die 48 uur geen foutmelding en is het overzicht van uw loonaangiften op het beveiligde deel van de website niet bijgewerkt, trek dan aan de bel.

Fout
Blijkt er in fase 4 iets niet in orde, dan ontvangt u een digitale foutmelding omdat het gebruikte loonheffingennummer niet kan bestaan. Het gevolg hiervan is dat de Belastingdienst verdere behandeling van uw loonaangifte weigert en u dus feitelijk geen aangifte heeft gedaan. U zult de fout moeten herstellen en opnieuw loonaangifte moeten doen.

De vorm van de meldingen van de fiscus
In welke vorm u de ontvangstbevestiging van uw loonaangifte of foutmelding ontvangt, hangt af van de administratie- of aangiftesoftware die u gebruikt. Bij gebruik van het aangifteprogramma van de Belastingdienst krijgt u meteen bij het invullen van de loonaangifte meldingen van eventuele fouten en niet pas bij het verzenden ervan. In dat geval kunt u uw aangifte pas versturen als u de fout(en) heeft verbeterd. U krijgt na verzending een melding op uw beeldscherm dat uw aangifte is aangekomen. Overigens kunnen de controlefasen 5 en 6 dan alsnog tot een foutmelding leiden.

Fase 5. Verwerkbaarheid
Ook al komt uw loonaangifte ongeschonden door de eerste vier controlefasen, dan kan het toch zijn dat de Belastingdienst uw aangifte niet kan verwerken en haar dus alsnog afkeurt. Dit kan bijvoorbeeld in de volgende situaties het geval zijn:

• U doet loonaangifte voor een aangiftetijdvak dat nog niet is begonnen.
• U hanteert een verkeerd aangiftetijdvak, bijvoorbeeld door een aangifte voor vier weken te doen terwijl de fiscus een maandaangifte verwacht van uw onderneming.
• U doet loonaangifte terwijl dat niet meer nodig is.
• U gebruikt een verkeerd loonheffingennummer, bijvoorbeeld door een onjuist subnummer in te vullen.

Ook door u ingediende correcties kunnen worden afgekeurd. Dit speelt als u een losse correctie indient terwijl dit niet is toegestaan of als u bij een loonaangifte een correctie indient voor een aangiftetijdvak waarvoor u nog geen aangifte heeft gedaan. Omdat de correcties geen deel uitmaken van de loonaangifte zelf, kan de aangifte worden geaccepteerd terwijl de correctie wordt afgewezen.

Bij afkeuring van uw loonaangifte in fase 5 belt de Belastingdienst u op als digitale foutmelding niet mogelijk is, meestal binnen 72 uur na ontvangst van de aangifte. Daarna ontvangt u een brief met de gemaakte afspraken. Soms kunt u via overleg de afkeuring alsnog voorkomen.

Fase 6. Werknemersgegevens
Als laatste fase controleert UWV de door de Belastingdienst doorgestuurde werknemersgegevens. Het kan namelijk gebeuren dat uw loonaangifte in eerste instantie niet tot foutmeldingen heeft geleid, maar bij vergelijking met andere aangiften of gegevens toch onjuist blijkt te zijn. Deze controle gebeurt zowel geautomatiseerd als handmatig.

Geautomatiseerd
Na afloop van de aangiftetermijn controleert UWV werknemersgegevens in uw loonaangifte. Als daar nog andere fouten in blijken te zitten, geeft UWV dat door aan de Belastingdienst. Uw loonaangifte wordt dan niet afgekeurd, maar u ontvangt wel een brief met een foutenrapport van de fiscus. Deze brief ontvangt u zo’n twee weken na afloop van de aangiftetermijn. Hierin geeft de Belastingdienst aan wat er van u verwacht wordt, bijvoorbeeld het corrigeren van de fouten. U vindt een handige toelichting bij de mogelijke fouten in de werknemersgegevens en controle daarop op de website van de Belastingdienst (zoek op ‘Toelichting foutmeldingen werknemersgegevens bij aangifte loonheffingen’).

Handmatig
Het kan ook zijn dat UWV tegen fouten in de werknemersgegevens aanloopt bij bijvoorbeeld de dagloonberekening voor de toekenning van een uitkering aan een (ex-) werknemer. Ook in dat geval ontvangt u een brief van de Belastingdienst met een overzicht van de aangetroffen fouten en wat er precies van u wordt verwacht.

Op de website belastingdienst.nl vindt u een handige toelichting bij de mogelijke fouten in de gegevens voor de werknemersverzekeringen en de controle daarop (zoek op ‘Toelichting foutmeldingen gegevens voor de werknemersverzekeringen’).

Gangbare missers
In de praktijk zijn er bepaalde fouten die regelmatig voorkomen in de loonaangiften. Zorg dat u de volgende missers in elk geval niet maakt:

• Er wordt geen of geen geldig burgerservicenummer (BSN) ingevuld.
• De combinatie BSN en geboortedatum is ongeldig.
• De combinatie BSN en nummer inkomstenverhouding komt vaker voor (terwijl deze uniek moet zijn).
• Er wordt geen Datum aanvang inkomstenverhouding ingevuld of de ingevulde datum ligt ná de einddatum van het aangiftetijdvak.
• Bij het Aantal verloonde uren wordt het aantal gewerkte uren ingevuld (terwijl dit niet hetzelfde hoeft te zijn).
• De sector- en risicocodes worden verkeerd ingevuld.
• Er wordt geen Code CAO ingevuld.
• Er wordt geen Code verzekeringssituatie Zvw ingevuld.
• Bij de Code loonbelastingtabel worden de aparte regels voor de verloning van loon uit vroegere dienstbetrekking en loon van bijzondere groepen werknemers vergeten.
• De Vakantiebijslag en het Opgebouwde recht vakantiebijslag worden niet goed ingevuld.
• De Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering wordt niet goed ingevuld.