De Almeerse Scholen Groep bereidt jonge mensen voor op hun toekomst en hun plek in de steeds sneller veranderende samenleving. De scholen verbeteren en vernieuwen zich continu en geven kwalitatief en divers onderwijs dat toegankelijk is voor ieder kind. Samen geeft de Almeerse Scholen Groep kleur aan goed onderwijs. De Almeerse Scholen Groep is het onderwijsbestuur van 37 basisscholen, 2 scholen voor speciaal onderwijs (SBO) en 8 scholen in het voortgezet onderwijs in Almere. 21.000 leerlingen krijgen inspirerend onderwijs. Bij de ASG werken 2.150 medewerkers.
Op 1 januari 2021 ging de Almeerse Scholen Groep (ASG) live met Visma.net HRM & Payroll. Stap voor stap wordt dit project aangepakt. De voordelen zijn al goed merkbaar, vertellen twee nauw betrokkenen.
Er waren diverse redenen voor de overgang naar een nieuw HR-systeem, zegt Mireille Werring, coördinator salarisverwerking en administratie bij ASG en tevens een van de werkgroepleiders HRM. "We hadden behoefte aan het werken met één database, in één omgeving en bovendien in de cloud.” Diverse leveranciers deden destijds mee aan de Europese aanbesteding. De keuze voor Visma | Raet was geen sprong in het duister, legt René van Dijk uit. Hij is teamleider van de afdeling personeels- en salarisadministratie en projectleider aanbesteding en migratie. "We hadden al een partnerschap met Visma | Raet, hun cases zagen er het beste uit in het aanbestedingsproces en daarna hebben we het vertrouwen in elkaar uitgesproken.”
Taakgestuurdheid
Ook hij keek uit naar een E-HRM platform om nog jaren mee vooruit te kunnen, met vele mogelijkheden zoals learning management en een plek voor het vastleggen van personeel dat niet in loondienst is. "Een mooi systeem dat als netwerk alles ontsluit. En wat ons zeer aansprak was de signaal- en taakgestuurdheid. Als bijvoorbeeld een contract afloopt krijgen we op tijd de taak om een beslissing te nemen over de verlenging, en kunnen we daarna het administratieve proces vervolgen.”
Early adopters
De bespiegelingen vooraf waren vol verwachting, toen moest het echte werk nog beginnen. Het betekende voor René een ingrijpende omschakeling, nadat hij tien jaar lang met het vorige systeem, Youforce, in de weer was geweest. Met het nieuwe systeem was ASG in de onderwijssector een innovator op het gebied van ingebruikname van E-HRM software, een echte early adopter. "Dat betekent dat wij ook te maken kregen met een product dat nog in ontwikkeling was en de kinderziektes die daarbij horen in de eerste fase. In partnerschap met Visma | Raet voeren we de komende jaren daarom verdere optimalisaties uit om de gebruikerstevredenheid te verhogen.”
Trainingen
Hij moest ook de wennende medewerkers mee zien te krijgen om het nieuwe systeem te accepteren en zich eigen te maken. Daarvoor zette hij met Mireille diverse communicatiemiddelen in, onder meer demonstratiefilmpjes. En nu we Visma.net HRM & Payroll echt helemaal in gebruik hebben, geven we veel trainingen. Zoals E-HRM voor leidinggevenden. Dat werkt uitstekend. Vanuit de vraagstelling van de deelnemers kunnen we nu ook goed zien waar extra ondersteuning nodig is. Zo is het bijvoorbeeld niet bij alle signalen die de medewerkers krijgen, direct duidelijk wat ermee te doen. Daarom trainen we leidinggevenden niet alleen in het verwerken van een mutatie, maar ook in het begrijpen en volgen ervan. En we leren ze hoe het dashboard optimaal te gebruiken.”
"Nu Visma.net HRM & Payroll echt helemaal in gebruik is, geven we veel trainingen. Zoals E-HRM voor leidinggevenden. Dat werkt uitstekend." - Mireille Werring
Twee fases
De migratie hebben ze in twee fases aangepakt. Allereerst werd vanaf maart 2020 de voorbereiding voor de migratie getroffen, tijdens de intrede van de coronapandemie. Het was maandenlang topsport, want tegelijkertijd verwerkten ze een fusie van verschillende scholenstichtingen. In oktober startte de migratie met de implementatie van de basis, de functies en taken die in het andere HR- en salarissysteem ook al aanwezig waren. "Dat voorkwam veel interne discussies”, aldus René. "Want het bracht geen grote veranderingen.” Deze fase is ASG nu aan het afronden, terwijl fase 2 ook al is begonnen. "Nu hebben we meer functionaliteiten opengezet, en je merkt dat medewerkers daar wat aan moeten wennen”, stelt Mireille vast.
