"Wij stoppen alle kracht & energie in onze kerntaken"
De Aloysius Stichting heeft de personeels- en salarisadministratie uitbesteed. “Specialisten doen dat beter dan wij en zo kunnen wij ons concentreren op onze kerntaak: het beste speciaal (basis)onderwijs verzorgen voor de kinderen die dat het meeste nodig hebben.”
Youforce
Performance Management
Verzuimmanagement
Aloysius verzorgt speciaal (basis)onderwijs voor kinderen die dat nodig hebben. “Daar leggen we al onze kracht en energie,” legt directeur HRM Marja van den Ouden uit. “Alle taken die niet direct bijdragen aan deze kerntaak besteden we uit aan specialisten in de markt. Zij doen dit altijd beter dan wij, omdat het hun corebusiness wel is.” De HR-zaken van Aloysius zijn ondergebracht bij Groenendijk Onderwijsadministratie. Dit onderwijsbureau werkt met Youforce van Visma | Raet.
Daarnaast, geven ze ook onderwijs aan leerlingen in justitiële jeugdinrichtingen en (gesloten) jeugdzorginstellingen. Aloysius verzorgt ook ondersteuning in het reguliere basis- en voortgezet onderwijs vanuit de eigen expertise. Er zijn 951 medewerkers op 19 scholen met 44 vestigingen.
“Bij insourcen ligt er veel druk op de secundaire schil in de organisatie, dat willen we voorkomen. We hebben een relatief klein bestuurskantoor en kleine kantoren in de regio’s, want we willen onze tijd, geld en middelen zoveel mogelijk concentreren op het onderwijs. Dat betekent dat onze stafleden specialisten zijn die de partijen waarmee we zakendoen kunnen aansturen. Verder streven we ernaar om secundaire processen zoals HR zoveel mogelijk te standaardiseren, ook vanuit de wens zo effectief mogelijk om te gaan met onze middelen.
"We willen de partij die het beste bij ons aansluit, zodat we onbezorgd onze koers kunnen varen."
Onze HR-administratie wordt verzorgd door Groenendijk. We hebben 3 jaar geleden een aanbestedingsroute gelopen, daar zijn zij als beste uitgekomen. Voor de derde keer op rij overigens. Aanbesteden is voor ons een goede manier om af te wegen of we ook de beste partij in de markt hebben, qua kwaliteit en borging, prijs-kwaliteitverhouding, maar ook als het gaat om innovatie. We willen de partij die het beste bij ons aansluit, zodat we onbezorgd onze koers kunnen varen. Tijdens zo’n aanbestedingstraject, een keer per vier jaar, onderzoeken we welke kennis er bij de kandidaat-partners aanwezig is: wet- en regelgeving, cao, pensioenen, maar ook kennis over het onderwijs zelf. 80% van elke administratie is hetzelfde, maar we willen een partner die ook kennis heeft van de 20% waarin het onderwijs afwijkt.
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.
Het strategisch plan van de Aloysius Stichting, gericht op 2020, heeft als thema “Samen betekenisvol leren”. Van den Ouden: ‘Dat is zichtbaar in alle delen van de organisatie: leerlingen, collega’s, maar we verwachten ook van partners dat ze bijdragen aan dat gedachtegoed. Bij een nieuw aanbestedingstraject vragen we dus aan ons administratiekantoor waar ze bij het aansturen van partners tegenaan lopen, wat er beter kan en wat ze nodig hebben.
Dan gaan we met de partijen om de tafel zitten om te zien wie zich in de koers van Aloysius herkent en in onze kernwaarden: kracht, onvoorwaardelijkheid en passie. Bij Groenendijk zien we steeds de bevlogen specialisten die weten wat het betekent om diensten te verlenen aan het onderwijs. Ze passen bij de cultuur van onze organisatie. We weten dat ze ons zullen ontzorgen in de ondersteunende processen.
"We verwachten ook van partners dat ze bijdragen aan ons gedachtegoed."
Als iemand zich ziek meldt, gaat dat via de portal van Groenendijk. De locatiedirecteuren leveren de gegevens aan bij hun administratieve medewerkers, die zorgt ervoor dat de mutaties aangeleverd worden bij Groenendijk. Onze medewerkers ontzorgen de schooldirecteuren dus weer. Dat proces is geautomatiseerd. Groenendijk zorgt voor de controle en validatie, dat is prettig. We willen doorgaan met digitaliseren en standaardiseren, zodat de foutmarge zo klein mogelijk is. Een administratie moet lopen als water uit de kraan.
Als je zo samen optrekt, ontwikkel je niet alleen zelf, maar de partners ontwikkelen zich ook. We hebben gemerkt dat de samenwerking met specialisten ons in staat stelt om kritisch te kijken naar onze eigen processen. Groenendijk stelt daar bijvoorbeeld regelmatig vragen over. Dat draagt weer bij aan de standaardisatie. We zijn ook blij dat er achter Groenendijk een innovatieve organisatie zit, die bijvoorbeeld manieren vindt waarmee medewerkers hun HR-zaken zelf kunnen regelen. Visma | Raet is altijd bezig met het ontwikkelen van tools. De schakel tussen Visma | Raet en het administratiekantoor is dus ook belangrijk.
"We hebben de samenwerking met specialisten nodig om kritisch te kunnen kijken naar onze eigen processen"
De standaard is eigenlijk nooit 100% wat je zou willen. Voor ziekteverzuim hebben we voor een vaste aanpak gekozen, die leidend is voor de inzet van onze instrumenten. Dat kun je standaardiseren. De aanpassing zit hem in de inrichting van de formulieren. Soms hebben we wensen of vragen waarop het administratiekantoor niet direct een antwoord heeft. Dan gaan ze met de consultant van Visma | Raet overleggen. Bij het implementeren van nieuwe modules spreekt er ook altijd een consultant mee, want bij Groenendijk hebben ze wel technische kennis, maar wat minder vergaand dan de specialisten bij Visma | Raet. Ik werk zelf het liefst in die directe driehoek: Aloysius, Groenendijk en Visma | Raet samen om de tafel.
Twee jaar geleden hebben we grote stappen gezet in het digitaliseren van de gesprekscyclus. Medewerkers houden zelf bij wat er is afgesproken in het startgesprek en het voortgangsgesprek en hoe de beoordeling is geweest. De software van Visma | Raet helpt ze om de regie in hun persoonlijke ontwikkeling te houden.
"Ik vind het prettig om te onderzoeken of er vraag naar een nieuwe tool kan ontstaan, dan weet je dat medewerkers toe zijn aan nieuwe mogelijkheden."
We komen steeds een stukje verder met het invoeren van E-HRM, maar we nemen daarvoor onze tijd, omdat we onszelf niet willen overladen. We zijn nu bezig met het digitale personeelsdossier. Je ziet dat daar af en toe vragen over rijzen, dan zijn we weer toe aan een nieuw stapje. Ik vind dat een prettige manier van werken. Zodra de vraag ontstaat naar een nieuwe tool zoals het digitale personeelsdossier dan weet je dat er ontvankelijkheid is voor nieuwe toepassingen Ik wacht liever op die vraag uit de organisatie. En die vraag ontstaat altijd: we maken deel uit van een digitaliserende samenleving.
In de toekomst verwacht ik dat we nog verder zullen digitaliseren. Maar wij hebben hier de menselijke maat altijd hoog in het vaandel, laten we daaraan vasthouden. Systemen zijn daarin ondersteunend.
Visma | Raet
Plotterweg 38
3821 BB Amersfoort
Nederland