Altijd alles inzichtelijk, vindbaar op één plek en de workflow is eenduidig
Het bestuurskantoor van AMOS heeft de HR-administratie al jaren in eigen beheer. Voor meer efficiency en omdat de wens groeide HR-taken decentraal bij de scholen te leggen, was digitalisatie nodig. Het begin van de invoering van Youforce.
Self Service
Verzuimmanagement
De Amsterdamse Oecomenische Scholengroep (AMOS) heeft 28 basisscholen die onderwijs verzorgen op 31 schoollocaties verspreid over Amsterdam. Er werken 675 medewerkers, die voortdurend worden uitgedaagd om het beste uit zichzelf te halen.
Arie van Loon, directeur Bedrijfsvoering bij de Amsterdamse Oecomenische Scholengroep (AMOS), en Wilma Veldman, sinds zeven jaar directeur van basisschool de Odyssee in Amsterdam, vertellen over het digitaliseringstraject dat Amos de afgelopen jaren heeft doorlopen. Daarmee verlegde AMOS de HR-taken gaandeweg van het centrale bestuurskantoor naar de scholen en liggen ze nu ook deels bij de medewerkers zelf.
Van Loon: “AMOS heeft al jaren de administratie in eigen beheer. We hadden een structuur in onze administratie met autorisaties e.d. die in de praktijk niet altijd werkte. Ik ben zelf erg overtuigd van Start small and build. We zijn een groot schoolbestuur, we hebben bijna 700 mensen in dienst, maar met een klein stafkantoor. Je moet accepteren dat veel bedrijfsvoeringsprocessen worden uitgevoerd door weinig mensen. Die kun je overvragen als je te snel digitaliseert.
In het verleden had AMOS er al voor gekozen om de administratie in eigen beheer te nemen. Van Loon: “Enerzijds vanuit de wens om zelf grip te houden, maar anderzijds ook omdat we onze eigen cultuur en visie leidend wilden laten zijn in de opzet van onze administratie. Dat kan niet altijd als je uitbesteedt aan een administratiekantoor. AMOS heeft destijds in samenwerking met een consultant een hele structuur opgetuigd, maar daarin zijn de directeuren te weinig meegenomen. Het gevolg was dat de salarisadministratie via Visma | Raet goed liep, maar dat de andere modules onvoldoende gebruikt werden. Mensen gingen eromheen werken, omdat we ze te weinig hadden meegenomen bij de uitrol.
Het moment dat ik hier binnenkwam, was ook de periode waarin we het bestuurskantoor wilden reorganiseren. Uitgangspunt was dat we niet harder zouden werken, maar vooral slimmer – gebruikmakend van de systemen die we al hadden. Toen zijn modules die al waren ingericht tegen het licht gehouden en opgefrist. Op het moment dat de basis op orde was – voor de financiële administratie hebben we ook een digitale workflow voor factureren ingericht – hebben we besloten: we gaan helemaal digitaal en iedereen gaat erin mee.”
Van Loon vervolgt: “Bij de vervolgstappen in digitalisering hebben we heel duidelijk gesegmenteerd. Eerst pakten we de basismutaties aan, zoals de aanstellingen. We kozen ervoor niet eerst alle veranderingen door te voeren en dan in één keer uit te rollen, maar eerst de meest gebruikte mutatieformulieren opnieuw in te richten. Die zijn vervolgens getest door een groepje directeuren, waaronder Wilma, om een zo sterk mogelijke aansluiting bij de praktijk te krijgen.”
Veldman: “Het ging bijvoorbeeld om mutatieprocessen die hier vaak voorkomen, zoals aanstellingswijzigingen en tijdelijke uitbreidingen. Vrijwel direct daarna zijn we aan de slag gegaan met de ziek- en hersteldmeldingen en het gehele vervangingsproces rondom ziekte en verlof. Dat waren dus de acties die meteen goed neergezet moesten worden.”
Van Loon: “Vanuit de filosofie Start small and build hebben we gezegd: wat we bouwen moet voor de eindgebruiker direct goed zijn. Dat heeft ertoe geleid dat we niet de standaardformulieren hebben gebruikt, maar formulieren naar eigen wensen hebben opgebouwd. Pas als iedereen akkoord was met een versie van een formulier, gingen we een stap verder. Zo doe je misschien wat langer over een traject omdat je het gaandeweg opbouwt, maar de acceptatie gaat sneller omdat je de directeuren stap voor stap meeneemt. We hebben als organisatie gezegd: digital first. Alles gaat dus digitaal. Daarom stelden we onszelf bij elke vervolgstap de vraag: ‘Als we deze keuze maken, welk effect heeft dat dan op andere processen?’ Een gesegmenteerde aanpak moet niet ten koste gaan van de overall kwaliteit en integraliteit." Veldman: “De pilotgroep, waar ik in zat, ging vervolgens aan het werk met de nieuwe formulieren, en als alles goed werkte rolden we de digitale formulieren uit naar de rest van de organisatie.”
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.
Van Loon: “Na de basis, de personeels- en salarisadministratie, zijn we gaandeweg andere Visma | Raet-modules gaan (her)invoeren, zoals Werving en Selectie en Verzuimmanagement. Voor het verzuimproces werkten we voorheen ook voor een deel in een applicatie van de arbodienst.”
Veldman: “Dat was heel omslachtig. Als ik het verzuim netjes geregistreerd had in Visma | Raet, deed ik dat natuurlijk niet ook nog eens in het andere systeem…”
Van Loon: “…dus het kwam regelmatig voor dat er verschillen waren tussen Visma | Raet en de arbodienst. Met alle gevolgen van dien. Die tijden zijn is gelukkig voorbij. Onze arbodienst werkt nu ook met Visma | Raet en de directeuren hoeven nog maar op één plek in te loggen, in Youforce van Visma | Raet.
Van Loon: “Langzamerhand hebben we alle processen ondergebracht in één systeem. We zijn nu Performance Management van Visma | Raet aan het uitrollen, daarvoor loopt de pilot nu. Daarmee digitaliseren we onze gesprekscyclus. Ook daarin hebben we pragmatisch gekeken naar de inrichting van de formulieren. Zo volgt op de vraag: Wat zou je willen ontwikkelen? standaard de vraag: Wat heb je daarvoor nodig. Wij hebben dat aangepast in: Wat ga je daar zelf aan doen? Vanuit het idee dat iedereen verantwoordelijkheid draagt voor zijn eigen ontwikkeling.”
Veldman: “Dat vind ik sterk aan Youforce: medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor een deel van hun HR-zaken en het systeem ondersteunt hen hierin optimaal.”
Van Loon: “We kunnen door de digitaliseringslag die we gemaakt hebben, meer doen met minder mensen. Behalve efficiency zijn er meer voordelen aan Youforce. Het proces is gesloten: je hoeft een mutatie maar één keer in te voeren. Verder hebben we alles altijd inzichtelijk, op één plek en de workflow is eenduidig.”
Veldman: “Mijn medewerkers worden digitaal steeds beter, ze krijgen ook de dingen voor elkaar die ze nog nooit hebben gedaan, zoals het aanvragen van ouderschapsverlof.”
Veldman: “Het is even wennen als je volledig digitaal gaat werken, Maar gaandeweg groei je erin en merk je dat het tijdwinst oplevert. Zeker nu Visma | Raet Verzuimmanagement is uitgerold: vervanging regelen gaat heel efficiënt, helemaal als je met parttimers werkt; en de betalingen gaan nu ook automatisch.”
Van Loon: “We zijn heel blij met de nieuwe opzet. Dat de directeuren meegegaan zijn in het proces is key geweest voor de acceptatie. Wij nemen de decentrale verantwoordelijkheid heel serieus. Dat is bepalend voor onze cultuur.
Veldman: “Natuurlijk moesten we als directeuren we ook ‘opgevoed’ worden in het systeem. Maar dat loopt prima. Als je een keer probeert om iets telefonisch te regelen, word je door de collega’s van HRM weer snel teruggefloten. Ik zie zelfs dat collega’s tegen elkaar zeggen: ‘Dat kun je zelf in Visma | Raet te zetten!’
Digitaliseren helpt je keuzes te maken in de manier waarop je werkt. Als je echt de voordelen van digitaliseren wilt realiseren, moet je soms streng zijn en je medewerkers niet toestaan om nog op papier mutaties in te dienen. Daar hebben we uiteindelijk allemaal plezier van.”
Visma | Raet
Plotterweg 38
3821 BB Amersfoort
Nederland