DCMR Milieudienst Rijnmond, ook wel afgekort tot DCMR, is de gezamenlijke milieudienst van de provincie Zuid-Holland, veertien gemeenten in de regio Rijnmond en Goeree-Overflakkee. Door het maken van vergunningen en het handhaven van milieu- en veiligheidsregels zorgt de DCMR voor een leefbare en veilige regio. Er werken ongeveer 500 medewerkers bij de DCMR.
De milieudienst zorgt ervoor dat de 1,2 miljoen inwoners in dit gebied in een veilige en schone omgeving kunnen leven. Sinds 2015 gebruikt de DCMR Visma | Raet Flex Benefits om de uitvoering van de collectieve regeling op het gebied van flexibele arbeidsvoorwaarden volledig digitaal te ondersteunen. Gerard Welbie, beleidsadviseur HR en Sita Wennekes, functioneel beheerder Youforce, vertellen over de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden en hoe het nu in de praktijk werkt.
Een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden
Na de waterschappen waren de provincies de tweede sector die het Individueel KeuzeBudget (IKB) heeft opgenomen in de cao. Gerard Welbie: ‘Als sector wilden we een mooi pakket aan arbeidsvoorwaarden kunnen bieden aan onze medewerkers. Mensen willen zelf aan het roer staan van hun flexibele arbeidsvoorwaarden. Iedere medewerker heeft zijn eigen behoefte; de een wil meer vrije tijd, de ander kiest voor geld. Het idee achter IKB is dat je baas over je eigen potje bent. Per kalenderjaar kun je je laten uitbetalen op het moment dat jij dat wilt en zo flexibiliteit creëren. Het budget is bij ons sectoraal bepaald en bestaat uit het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering, toelage levensloop en bovenwettelijk verlof, allemaal in geld uitgedrukt in een persoonlijk budget.
"Mensen willen zelf aan het roer staan van hun flexibele arbeidsvoorwaarden."
Aantrekkelijk werkgeverschap
Voor de DMCR is het belangrijk om gekwalificeerde specialisten in huis te hebben. Gerard licht toe: ‘We zitten hier in het meest complexe gebied van Nederland, het Botlek-gebied is in feite een grote industriestad. Alle kennis en expertise op het gebied van lucht, bodem, energie en geluid zit hier. We bieden interessante functies met uitgebreide loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden. Toch blijft het in deze krappe arbeidsmarkt een uitdaging om bepaalde specialisten te vinden. Daarom zetten we onder meer ons flexibele arbeidsvoorwaardenpakket in als een strategisch HR-instrument waardoor we ons als een aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt kunnen positioneren.'
Digitaliseren als uitgangspunt
Digitaliseren is van begin af aan het uitgangspunt geweest bij de invoering van de flexibele arbeidsvoorwaarden. ‘Doorgaan met het handmatig verwerken van individuele aanvragen zoals we tot dusver deden, was geen optie, te tijdrovend en te ingewikkeld.’ vertelt Gerard. ‘Wij hebben bewust gekozen voor Flex Benefits van Visma | Raet vanwege de goede integratie met HR Core en Payroll en omdat het een cloudoplossing is.’
“Digitaliseren is van begin af aan het uitgangspunt geweest bij de invoering van de flexibele arbeidsvoorwaarden.”
Gerard: ‘Als je zo’n set aan flexibele arbeidsvoorwaarden gaat implementeren, zijn daar allerlei stakeholders bij betrokken, afhankelijk van de sector waartoe je behoort. Bij overheden verloopt de afstemming vaak via het sectoraal overleg. Zit je in de zorg of het onderwijs, dan is de ondernemingsraad belangrijk. IT is een belangrijke partij wanneer je het proces gaat automatiseren. Daarbij is HR leading, zij stemmen af met alle betrokkenen.‘
Inrichting van de software
Sita was betrokken vanuit functioneel beheer: ‘De centrale vraag bij de inrichting was hoe we de arbeidsvoorwaarden moesten vertalen naar het systeem. De collectieve arbeidsvoorwaarden-regeling voor provincies is best complex, het is de kunst om dat goed te digitaliseren. We hebben eerst een aantal interne overleggen gehad over wat we precies wilden. Vervolgens hebben we een workshop gehouden met de Visma | Raet consultant. Hij gaf ons advies bij de inrichting van de software. We hebben ervoor gekozen om het gefaseerd te implementeren, de belangrijkste voorwaarden zoals verlof kopen en budget reserveren meteen bij de start en in de loop van het jaar de fiets en de reiskostenregeling erbij.'
“Er is ook een sterke salariscomponent bij het digitaliseren van arbeidsvoorwaarden. Uiteindelijk zien medewerkers de gemaakte keuzes terug op hun salarisstrook.”
Sita geeft aan dat ook de inrichting van Payroll Gemal, de salarisapplicatie, in samenspraak met de consultant is gedaan. ‘Het gaat niet alleen om de inrichting van de software, Flex Benefits en HR Core, maar er is ook een sterke salariscomponent bij het digitaliseren van arbeidsvoorwaarden. Uiteindelijk zien medewerkers de gemaakte keuzes terug op hun salarisstrook. Dan is het prettig dat je software van een leverancier afneemt die goed geïntegreerd is.
