De DrieGasthuizenGroep is een zorgorganisatie met drie takken van sport, intramurale locaties, verhuur van appartementen voor zelfstandig wonen en een thuiszorgpoot. In totaal werken 1.400 mensen bij de zorgorganisatie. De DrieGasthuizenGroep bestaat al 775 jaar en heeft een traditie in de ouderenzorg in de omgeving Arnhem. Een groot deel van de medewerkers heeft toegang tot Youforce en gebruikt het systeem dagelijks voor het doorvoeren van wijzigingen of het raadplegen van het eigen personeelsdossier, salarisstroken of jaaropgaven.
“De DrieGasthuizenGroep streefde naar een grootschalige optimalisatie en digitalisering van hun HR-processen. Ze wilde het indiensttredingsproces, mutaties als contractwijzigingen en het recruitmentproces verbeteren en kampte bovendien met een grote hoeveelheid vervuilde data in hun systemen. Er was geen applicatie voor recruitment en snel reageren op sollicitanten ging vaak mis. Dat is zonde in een krappe arbeidsmarkt. Ook hadden we de neiging veel te bewaren. De AVG staat dit niet toe en het zorgt ook voor vervuiling van je systemen. Opschonen is dan noodzakelijk, daar moet je scherp in zijn. Je wilt geen vervuilde of verouderde data meenemen naar HR Core Online.
De meeste applicaties waar de organisatie mee werkt zijn gekoppeld met het HR Core systeem. De data- en informatie-uitwisseling tussen deze verschillende systemen kon beter. De introductie van HR Core Online grepen we daarom ook aan om die data-uitwisseling aan te pakken. Samengevat was de optimalisatie van de HR-processen en de data-uitwisseling tussen de systemen de reden voor de DrieGasthuizenGroep om de overstap te maken naar HR Core online.”
Vereisten van HR Core online
“Met de overstap naar HR Core Online hebben we dus gelijk de integraties met andere applicaties aangepast. Denk aan een roostersysteem, cliëntendossiers en een leermanagementsysteem met alle verplichte opleidingen. Met deze koppelingen wilden we onder meer sneller roosters opstellen en toegang regelen tot cliëntendossiers voor bevoegde medewerkers. Andersom moesten deze applicaties weer mutaties in het salarissysteem schieten. Maar ook een vlekkeloze koppeling met onze IT en facilitaire dienst was absoluut noodzakelijk. Medewerkers moeten zo snel mogelijk up to speed zijn en toegang krijgen tot de systemen en locaties van de zorginstelling. Tot slot had ook Finance een sterke informatiebehoefte. We hebben een koppeling gemaakt met ons datawarehouse om financiële gegevens in de salarisadministratie uit te wisselen met het financiële systeem voor maandelijkse rapportages.
Verder paste de overgang goed in ons beleid geen applicaties te draaien op eigen servers en klaar te zijn voor de toekomst. HR Core Online draait op de servers van Visma | Raet en daarom zetten we nu geen technisch personeel meer in voor onderhoud en lopen we minder risico dat de systemen down gaan.”
“Omdat HR Core Online draait op de servers van Visma | Raet hoeven we geen technisch personeel meer in te zetten voor onderhoud en lopen we minder risico dat de systemen down gaan.”
De aanpak van de overgang naar HR Core online
“We zijn het project gestart met een verkennende fase waarin we alle koppelingen en rapportages in kaart hebben gebracht. In deze fase hebben we continu intensief overlegd met onder meer ICT. Communicatie is sowieso de rode draad in een dergelijk project. Behalve ICT, was de applicatiebeheerder aangehaakt, ik namens HR maar ook Finance had een belangrijke stem. Vervolgens zijn we met Visma | Raet aan tafel gegaan en hebben we uitvoerig onze data gathering doorgenomen. Hoe ziet ons IT-landschap eruit, welke koppelingen zijn er, welke standaardrapportages worden gebruikt en zijn deze nog actueel? Dat is een vrij uitvoerige inventarisatie geweest en in december vorig jaar hebben we dat omgezet in een ‘runboek’, een soort draaiboek met een concrete tijdsplanning.
Vanuit dat runboek zijn we gaan werken naar de eerste deadline; de zogenaamde ‘freeze periode’. In de freeze periode is de database verhuisd naar de cloud van Visma | Raet. Mutaties werden nog wel ingeschoten maar liepen niet meer door naar naar het HR-systeem. In het runboek stond precies vermeld wie wat en wanneer moest aanleveren. Het was een afgebakend geheel. Zo moesten wij duidelijk aangeven welke rapportages we uit Impromptu wilden meenemen. Visma | Raet heeft dit gematcht met het grote aantal standaardrapportages in HR Core Online en opgepakt wat ontbrak.
De planning was om eind maart de freeze periode in te gaan en op 7 april moest de applicatie live. In maart zijn we net als de rest van Nederland geconfronteerd met het coronavirus en kon Visma | Raet niet meer bij ons op locatie zijn. We hebben toen alles afgestemd met ‘video-calls’ en de telefoon. Dat was wel een bijzondere periode. Alle werkzaamheden hebben we remote kunnen uitvoeren, maar ik ben van de oude stempel en heb veel telefonisch overleg gevoerd met Visma | Raet om constant af te stemmen wat goed loopt en wat nog niet. De freeze is goed verlopen en ook de opstart van het systeem.”
