Klantverhaal: Gemeente Deventer En DOWR-organisatie

In deze regio zien we dat kleinere gemeenten bij ons aankloppen voor functies die zij extern niet kunnen werven en andersom bieden wij en de gemeente Zwolle weer kansen aan medewerkers die vanuit de kleine gemeenten door willen groeien. Medewerkers van de aangesloten gemeenten kunnen laagdrempelig bij elkaar solliciteren op de vacatures die bij de Talentenregio zijn aangemeld. Verder hebben wij in samenwerking met het A&O-fonds Gemeenten een talentenpool ‘Deventer Doet’ opgericht waar wij als eerste projecten en vacatures plaatsen voor alleen medewerkers van de gemeente Deventer. Binnen ‘Deventer Doet’ pakken we het net iets anders aan en matchen we meer op talenten dan op functie-inhoud. We willen zo de mobiliteit verhogen en mensen laten doorstromen op basis van hun talent zonder dat ze direct beschikken over alle feitelijke kennis en harde functie-eisen.”

Employer branding

Joke vervolgt: “Employer branding wordt steeds belangrijker in het werving & selectieproces. Op onze website geven we wel aan wat voor soort mensen we zoeken maar we moeten dit ook uitstralen op onze andere kanalen, zoals de sociale media. De gemiddelde leeftijd bij gemeente Deventer bijvoorbeeld ligt rond de 49 jaar en we willen meer jongeren aantrekken. We zijn onder meer in gesprek met LinkedIn hoe we deze groep kunnen aanspreken maar je moet dit natuurlijk wel waarmaken als ze eenmaal in dienst zijn. Bovendien moet je op een krappe arbeidsmarkt steeds meer werven op specifieke talenten en vaardigheden. Het schaap met de vijf poten is niet te vinden.”

Nieuwe vacatures

Joke: “Een nieuwe vacature wordt geïnitieerd door de lijnmanager in overleg met zijn directeur. Meestal omdat er te veel werk is of iemand vertrekt. In samenspraak met HR wordt vervolgens een vacature opgesteld. Ook de zwaarte van de functie bepaalt de lijnmanager maar hij moet natuurlijk wel rekening houden met het functiegebouw en de salarisschalen. Wij hanteren het uitgangspunt dat nieuwe medewerkers bij voorkeur midden in de schaal instromen zodat er ruimte is om verder te groeien. Vervolgens zetten wij de vacature uit binnen ‘Deventer Doet’ en daarna in de Talentenregio. Andrea Hulstein: Op dat moment gaat ook de Werving & Selectie-module van Visma | Raet een rol spelen. In de software van Visma | Raet maken we een link naar een sollicitatieformulier die we opnemen in de vacaturetekst bij openstelling op de website van onder meer de Talentenregio. In dit formulier vullen kandidaten de door ons gevraagde sollicitatiegegevens, waarbij ze onder meer aangeven of ze werken bij een van de Talentenregio-gemeenten. Na verzending van dit formulier komen alle gegevens automatisch in Werving & Selectie terecht, waar de geautoriseerde leden van de selectiecommissie deze kunnen beoordelen op geschiktheid voor de functie.

Wervingskanalen

Andrea vervolgt: “We werven in eerste instantie via de website van de Talentenregio en indien nodig later via onze eigen website en eventueel overige externe kanalen. En voor tijdelijke functies maken we ook gebruik van de inhuurdesk. Dit is een extern kanaal dat we met de andere gemeenten van de Talentenregio hebben aanbesteed. Maar ook social media worden steeds belangrijker. We delen vacatures via LinkedIn, Facebook en Twitter. Via deze sociale media kunnen sollicitanten reageren en het sollicitatieformulier benaderen, zodat uiteindelijk alle kandidaten in Visma | Raet Werving en Selectie belanden. Verder gebruiken we bij de gemeente Deventer ook kanalen zoals ‘Binnenlands Bestuur’ en ‘Werken bij de overheid.”

"Met compacte sollicitatieformulieren maken wij het kandidaten zo makkelijk mogelijk. In de toekomst willen we hier de social media integratie van Werving & Selectie voor inzetten waarmee kandidaten bijvoorbeeld hun LinkedIn-profiel rechtstreeks in het formulier laden."

Als de reactietijd is verlopen vragen wij de managers wie op gesprek mag komen en dat regelen we ook via de Visma | Raet-software. Via dit systeem kunnen we snel kandidaten uitnodigen, dit is ook van belang bij de krappe arbeidsmarkt. Voor afwijzingen en uitnodigingen gebruiken we als basis standaardteksten en templates die zijn opgenomen in de module. Per vacature zijn deze gemakkelijk aan te passen naar maatwerk. Op basis van bepaalde harde functie-eisen, bijvoorbeeld in bezit van rijbewijs of bepaalde opleiding, kunnen we een afwijzing versturen. We kunnen instellen wanneer de afwijzingen verstuurd worden, dat kan voor meerdere kandidaten tegelijk. Voor de uitnodigingen kunnen we per kandidaat eenvoudig de teksten aanpassen met bijvoorbeeld de tijd, datum en de gesprekspartners.”

Toegevoegde waarde Werving & Selectie

Joke: “Ik vind het erg prettig dat je per vacature in één oogopslag alle kandidaten ziet met hun motivatie en CV. Je hebt alle informatie bij elkaar in één systeem. Andrea vult aan: “Voor mij is de flexibiliteit in Visma | Raet Werving en Selectie van grote waarde. Per vacature is het eenvoudig om bestaande formulieren in te zetten en wijzigingen aan te brengen. Ook de bevestigingsbrieven zijn makkelijk te personaliseren. Tot slot kunnen we met een paar drukken op de knop een grote groep mensen een bericht sturen. De software zorgt met andere woorden voor overzicht, flexibiliteit en automatisering in het wervingsproces waardoor we sneller met de juiste kandidaten in gesprek komen.”