Gemeente Apeldoorn Visma

Interview met

Gemeente Apeldoorn

Willeke den Hartog
Kwartiermaker/afdelingshoofd Belastingen

Case in het kort

Gemeente Apeldoorn kreeg in 2015 het functioneel beheer van gemeente Epe en Tribuut erbij. Toen kon niemand er meer omheen: structurele uitbreiding van de capaciteit voor het functioneel beheer van Youforce was noodzakelijk. Visma | Raet vulde deze behoefte succesvol in met de dienst Interim Services.

Producten in deze case

Interim Services

Informatie van de gemeente Apeldoorn

Gemeente Apeldoorn is een 100.000+ gemeente met ruim 1.500 medewerkers. De gemeente biedt burgers en het bedrijfsleven tal van producten en diensten op het gebied van wonen en werken, publieke dienstverlening en sociale en ruimtelijke projecten. De Afdeling Functioneel Beheer is een van de 6 teams van de afdeling Informatie van de gemeente Apeldoorn. Zij zorgt voor het beheer van 90 bedrijfskritische applicaties, die draaien bij 7 gemeentelijke instellingen. Waaronder de omgevingsdienst, de gemeente Epe en 4 zelfstandige centra voor jeugd en gezondheid. Er werken 20 vaste medewerkers en 8 externen.

Extra capaciteit nodig

Huib Schröder is teammanager van de afdeling Functioneel Beheer van gemeente Apeldoorn. Hij vertelt hoe zijn team met twintig vaste medewerkers en acht externen de handen vol had aan het beheer van meer dan negentig bedrijfskritische applicaties. “Er kwam steeds meer werk op ons af omdat we ook de systeeminrichting van andere instellingen zoals Tribuut en Centrum Jeugd en Gezin (CJG) gingen uitvoeren. Deze organisatieonderdelen zijn in 2015 zelfstandig geworden en moesten we als aparte instellingen in ons HR-systeem Youforce opnemen. Daarnaast waren er externe ontwikkelingen die voor extra druk op de capaciteit zorgden. Veranderende wet- en regelgeving en cao-regelingen zoals het individueel keuzebudget (IKB). Die vroegen veel aandacht van onze beheerders.”

"Er kwam steeds meer werk op ons af omdat we ook de systeeminrichting van andere instellingen gingen uitvoeren."

Gemeente Apeldoorn had in die tijd net samen met gemeente Epe een aanbesteding gedaan voor een e-HRM-systeem en de bijbehorende salarisverwerking. De gemeenten kozen daarbij voor Youforce van Visma | Raet. Schröder: “Gemeente Epe wilde bij de inrichting en het beheer van Youforce graag gebruik maken van de kennis en ervaring bij gemeente Apeldoorn en besteedde daarom het functioneel beheer aan ons uit. Toen was wel meteen duidelijk dat we extra capaciteit nodig hadden. Het bleek echter nog niet zo gemakkelijk om iemand te vinden."

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief

Combinatie software en services

Schröder vervolgt: “We zijn begonnen met de inrichting van de salarisadministratie van o.a. gemeente Epe en Tribuut. Salarisbetalingen moeten altijd op orde zijn. Daarna wilden we ons e-HRM systeem verder inrichten, met daarin de juiste autorisaties, workflows en digitale formulieren. Daar hadden we echt iemand voor nodig. Toen bleek het unieke van Visma | Raet: de combinatie software en services. Ik hoefde niet veel uit te leggen wat voor profiel wij zochten. Visma | Raet Interim Services stelde een kandidaat voor. We dronken een kop koffie en ze kon meteen aan de slag. Dat maak je niet vaak mee in detacheringsland.”

De interim-specialist van Visma | Raet kende alle Youforce-modules en had een uitgesproken idee over hoe het e-HRM-portal het beste ingericht zou moeten worden. “We maakten eerst een inventarisatie van wat er allemaal gebeuren moest, die lijst hebben we systematisch afgewerkt. Elke week bepaalden we wat er gedaan moest worden. Zo hebben we de formulieren in HR Self Service vereenvoudigd en teruggebracht naar de standaarden die Visma | Raet daarvoor biedt. Juist daarin ligt de toegevoegde waarde van het E-HRM-systeem! De interim-kracht zelf had minder technische kennis, maar daarvan was ze zich heel goed bewust. Ze wist heel goed de weg binnen Visma | Raet en kon dus snel andere experts oplijnen. Als het nodig was, schakelde ze een technische collega in.”

"We dronken een kop koffie en ze kon meteen aan de slag. Dat maak je niet vaak mee in detacheringsland."

Meer weten?

Wil je graag meer weten wat Visma | Raet voor jou kan betekenen?

Neem contact op

Kwaliteit netwerk van Visma | Raet loont

Na elf maanden optimaliseren van de salarisadministratie en het inrichten van HR-cloudoplossing Youforce nam de interim-kracht afscheid. “We hadden nog steeds behoefte aan capaciteit, daarom zijn we op zoek gegaan naar een vaste medewerker,” zegt Schröder. “Die zou naast de Visma | Raet-modules ook andere applicaties moeten beheren. Ik legde het functieprofiel neer bij Visma | Raet en wederom bleek uit de werving en selectie van Visma | Raet de kwaliteit van hun netwerk. Via de ‘Deta-vast’-constructie kregen we een fantastische nieuwe medewerker. Ze heeft onze bestaande digitale formulieren geïnventariseerd, is erg proactief en gaat nu met onze interne klanten in gesprek over verbeterpunten van HR-processen en workflows. Daarbij doet ze concrete voorstellen voor verbeteringen en kan die ook nog eens zelf in het systeem van Visma | Raet doorvoeren. Daarmee creëert ze gelijk draagvlak in de organisatie.”

"Onze contactpersoon bij Visma | Raet Interim Services heeft aan een half woord genoeg."

Met behulp van Visma | Raet vulde Huib Schröder dus twee keer een specifieke consultancyvraag succesvol in. “Onze contactpersoon bij Visma | Raet Interim Services heeft aan een half woord genoeg. De volgende keer dat ik iemand nodig heb voor deze specifieke Visma | Raet behoefte, zou ik alleen maar hem bellen. Ik kan me niet voorstellen dat ik iets anders zou doen.”

Klantverhaal:Gemeente Apeldoorn