Klantverhaal:
Gemeente Groningen

Waarom heb je besloten dit project extern te beleggen en niet bij een van jullie eigen medewerkers? Toen dit speelde hadden we domweg niet de capaciteit en de tijd om daar iemand uit onze eigen organisatie voor op te lijnen. We zochten dus een professional met verstand van het HR-systeem, met name op het gebied van workflows om direct meters te maken. Willy liep toen al bij ons rond en we wisten dat hij de juiste kennis had en paste in onze club. Vooral zijn technische kennis van het systeem kwam goed van pas. Bij de ingebruikname van Youforce is vrij ingewikkelde codering gebruikt zodat HR-medewerkers weinig keuzes hoeven te maken en in een keer de juiste brief uit het systeem krijgen. De keerzijde is wel dat hierin veel variabelen en overwegingen zijn meegenomen en het onderhoud niet eenvoudig is.

Verder helpt Willy ons niet alleen met de herinrichting van de workflows maar ook om bewuster keuzes te maken. Wil je het proces aan de voorkant versimpelen waardoor je inrichting complexer wordt of leg je juist meer werk bij de medewerkers neer?

Kun je een concreet voorbeeld noemen?  Ik weet dat het in ieder geval speelde met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA). Een van de consequenties van deze wet was dat onze ambtenaren een nieuwe arbeidsovereenkomst moesten ondertekenen. Voor Willy was dit ook nieuw, maar door snel schakelen met het hoofdkantoor van Visma | Raet in Amersfoort kon hij precies vertellen hoe het zat. We hebben toen de digitale handtekening ingevoerd om het ondertekenen te faciliteren. Willy heeft ons vooraf duidelijk uitgelegd hoe deze oplossing werkt en Amersfoort om hulp gevraagd bij het gladstrijken van een paar plooien tijdens de implementatie.

Als je kijkt naar de bijdrage van Willy, waar ben je dan het meest tevreden over? Hij weet gewoon heel goed wat er mogelijk is. Als er een vraagstuk speelt zoals destijds de WNRA wijst hij ons snel de goede kant op. En dat helpt de discussie. Bovendien hebben we een vrij nieuw team functioneel beheerders met nog maar weinig collectief geheugen. Het helpt als er dan een professional zit met verstand van zaken en het systeem. Bovendien is hij iemand die ten koste van alles zijn werk tot een goed eind wil brengen. Hij gaat ook geen weekend vieren als hem iets niet lekker zit.

"Willy weet gewoon heel goed wat er mogelijk is. Als er een vraagstuk speelt zoals destijds de WNRA wijst hij ons snel de goede kant op. En dat helpt de discussie." 

Hoe is de selectie tot stand gekomen en wat vind je van de begeleiding vanuit Visma | Raet? Dat ging eigenlijk heel snel, Hans Holtman, onze account manager bij Visma | Raet heeft me destijds een cv van Willy doorgestuurd en die zag er prima uit. Willy was direct beschikbaar en binnen een paar dagen actief op onze afdeling. Verder vroeg Hans geregeld of wij nog blij waren met Willy en andersom natuurlijk. En ook toen zijn valkuil naar voren kwam hebben we daar contact over gehad zodat hij niet door het ijs zou zakken.

Wat was die valkuil en hoe is dat gesprek verlopen? Willy is enorm enthousiast en gedreven. Hij wil iedereen helpen en zijn valkuil is dat hij daardoor niet snel nee zegt. En omdat hij iedereen graag helpt, loopt hij zichzelf ook wel eens voorbij. Ik heb daar eerst met Willy over gesproken en daarna met Hans die het op zijn beurt weer met Willy heeft besproken. Verder, heb ik nog een senior beheerder die de dagelijkse werkzaamheden aanstuurt, gevraagd een vinger aan de pols te houden zodat Willy niet te veel hooi op zijn vork neemt. En natuurlijk trap je met alle liefde nogmaals in je eigen valkuilen, maar dan bellen we even en is het van ja, ja ik doe het weer wat rustiger aan.

Tot slot, als je de beginsituatie afzet tegen de situatie van nu, wat heeft de komst van Willy dan voor jullie veranderd? Willy heeft ons werk vooral een stuk makkelijker gemaakt. Ten eerste zijn de verantwoordelijken tussen HR en IT veel duidelijker van elkaar gescheiden. Maar ook zijn processen nu veel slimmer ingericht. Uit stroperige processen hebben we goedkeuringen verwijderd zodat leidinggevenden daar minder last van hebben en bijvoorbeeld nieuwe medewerkers sneller kunnen starten met werken. We hebben ook veel werk weggehaald bij leidinggevenden zoals ziek-en betermeldingen. En andere processen zoals in-door-en uitstroom hebben we sterk versimpeld.