Klantverhaal:
Hogeschool Utrecht

Generieke oplossing

Aan beide kanten is vervolgens op bestuursniveau het commitment aan de co-creatie uitgesproken en zo werd het project gestart. Michiel van der Horst: "De HU is er ingestapt met het idee dat wij geen maatwerkoplossing wilden. We streefden naar een stuk programmatuur dat kon draaien in de context van andere applicaties. Als je dat helemaal tailormade maakt en we willen nog eens een andere applicatie vervangen, dan kan dat niet vanwege allerlei afhankelijkheden. Dus wij hadden er belang bij dat het een generieke oplossing werd, maar Visma | Raet natuurlijk ook. Zij willen PNIL Advanced ook elders kunnen inzetten. Het maakt het voor ons ook een stuk duurzamer als ze het blijven doorontwikkelen, dan wordt het een betere oplossing.

"We wilden het inhuren van flexibel personeel begrijpelijker laten zijn en het hele proces gladder laten verlopen."

Het project heeft ruim twee jaar geduurd. Maar we hebben eraan gewerkt met vertrouwen in elkaars ambitie. Een intensieve samenwerking als deze is gebaat bij duidelijkheid. Daarom hebben we aan beide kanten een projectleider aangewezen, twee linking pins. Als we afspraken maakten ging dat via hen en zij hadden elk aan hun kant het overzicht op het totaal.”

"Wij hadden belang bij een generieke oplossing, maar Visma|Raet natuurlijk ook."

Vaste en flexibele medewerkers op een plek

"Visma | Raet heeft de architectuur zoals we die hadden bedacht opgeleverd, inclusief de koppelingen met onze andere software. Voorheen stonden medewerkers of in ons inkoopordersysteem Proactis (flex) of in HR Core (vast). Nu is HR Core de plek waar alle medewerkers staan geregistreerd. Een manager kan een nieuwe medewerker invoeren of een bestaande medewerker kiezen, als iemand eenmaal is ingevoerd in HR Core blijft hij daar. Een nieuwe medewerker (PNIL) kan zich via een formulier uit Visma | Raet Werving en Selectie online inschrijven, dan controleren wij of hij of zij compliant is, voldoet aan de eisen, en in de PNIL-pool kan. Als dat zo is, dan kunnen we zijn gegevens vanuit Werving en Selectie doorschuiven naar HR Core. Vanaf dat moment kan de manager deze persoon inzetten en zelf afspraken maken over aantal uren en tarief. Die worden nu als bestellingen vanuit PNIL naar Proactis gepusht en daar opgenomen als order."

Controle mogelijk

"Een groot voordeel ten opzichte van het vorige systeem is dat we in PNIL Advanced historie opbouwen van een persoon. Daarmee wordt het verleden inzichtelijk en kunnen we het controleren, waar we dat voorheen nauwelijks konden of het moesten beleggen bij een leverancier. En wat heel goed is – dat kon met alleen het inkoopsysteem ook niet – is dat we mensen uit de pool opnieuw kunnen inzetten. Waar we vroeger elke aanvraag opnieuw moesten registreren, is het nu gewoon hergebruik. Hierbij houden we vanzelfsprekend ook rekening met wettelijke bewaartermijnen. Zo is het proces gecontroleerder en eenvoudiger geworden.

En het is zeker beter werkbaar dan het oude systeem. Gebruikersvriendelijker voor de manager, begrijpelijker voor de PNIL’er. De applicatie is ingebed in het landschap waartoe ook PNIL zich verhoudt: orderregistratie en financiële administraties, zodat we zicht hebben op de verplichtingen die we zijn aangegaan, welke zijn gerealiseerd, en wanneer de kosten in het grootboek landen."

Conclusie

Michiel van der Horst concludeert: "Als HU hebben we onze eerste doelstellingen gerealiseerd: zicht hebben op wie hier rondloopt – welke arbeidsrelaties we met elkaar zijn aangegaan en welke verplichtingen – en een uniform en eenvoudig proces voor de gebruiker. We weten nu welke kosten we van plan zijn te maken. Kortom: we zijn blij dat PNIL Advanced draait en we grip hebben op alle processen rond de inzet van flexibele medewerkers. We zijn nu aan het denken over de vervolgstap: registreren van potentie, kwalificaties en competenties van alle gastdocenten en het systeem openzetten voor managers van andere afdelingen, zodat zij bij behoefte aan speciale kennis de gehele PNIL-pool kunnen doorzoeken.

"Als HU hebben we onze eerste doelstellingen gerealiseerd: zicht hebben op wie hier rondloopt en een uniform en eenvoudig proces voor de gebruiker."