Verbeter de Onboarding Ervaring bij Wonen Limburg met Appical

Interview met

Wonen Limburg

Iris Beelen
Personeel en Organisatiespecialist

Case in het kort

Woningcorporatie Wonen Limburg hecht veel waarde aan een goede pre- en onboarding van nieuwe medewerkers. De Limburgse werkgever maakt gebruik van Appical, de onboarding software van Visma. Via de app van Appical blijft de nieuwe medewerker voor de indiensttreding in contact met de organisatie. En de nieuwe medewerkers waarderen dit, zo blijkt uit de tevredenheidsmetingen in de app.

Producten in deze case

Appical

Informatie van Wonen Limburg

Wonen Limburg is de grootste woningcorporatie van Limburg en verhuurt 25.000 woningen, vooral in het segment sociale huur. Daarnaast heeft de vrije sector tak, Wonen Limburg Accent, nieuwbouwwoningen voor starters en in het middensegment. het hoofdkantoor is gevestigd in Roermond. De woningcorporatie heeft een uitgestrekt bedieningsgebied, van Venray tot aan Heerlen en Maastricht, met zelfs een deel van Noord-Brabant. Er werken ongeveer 290 medewerkers bij Wonen Limburg.

Voor de pre-en onboarding vertrouwt Wonen Limburg op de onboardingsapp van Appical. Personeel en Organisatie-specialist Iris Beelen is enthousiast. “Via de app blijft de nieuwe medewerker vóór de indiensttreding in contact met de organisatie.”

Wonen Limburg zet Appical in voor de fase vanaf de contractondertekening tot en met de eerste werkdagen. “Pre-en onboarding met Appical verloopt heel prettig”, is de ervaring van Iris. “En de nieuwe medewerkers waarderen het, dat blijkt uit de tevredenheidsmetingen in de app.”

Iris begon als stagiair bij Wonen Limburg in 2019 met administratieve werkzaamheden in het HR-team. Vanaf januari 2022 is ze P&O-specialist. Wonen Limburg werkt met diverse stuurlijnen, en Iris is vanuit P&O verantwoordelijk voor Mens & Maatschappij. Ze behartigt onder meer de medewerkersprofielen van de zeven buurtwinkels. Ze vindt het waardevol om voor een werkgever te werken die maatschappelijk waarde levert. “En het is een organisatie met oog voor talent en waar leren en ontwikkelen centraal staan.”

Divers werkveld

Wonen Limburg is de grootste woningcorporatie van Limburg en verhuurt 25.000 woningen, vooral in het segment sociale huur. Daarnaast heeft de vrije sector-tak, Wonen Limburg Accent, nieuwbouwwoningen voor starters en in het middensegment. Het hoofdkantoor is gevestigd in Roermond. De woningcorporatie heeft een uitgestrekt bedieningsgebied, van Venray tot aan Heerlen en Maastricht, met zelfs een deel van Noord-Brabant.

Er zijn veel middelen beschikbaar om de huurders goed te bedienen, vertelt Iris. “Wonen Limburg is er echt voor de huurder. We staan klaar voor de mens en gaan verder dan de meeste woningcorporaties in het ondersteunen van huurders. We gaan niet zomaar stappen ondernemen als huurders niet aan hun verplichtingen kunnen voldoen.” Wonen Limburg wil dat bewoners zich thuis voelen en ‘zonder huis is er geen thuis’. “Daarvoor trekken we alles uit de kast om dit met de collega’s en samenwerkingspartners voor elkaar te krijgen.”

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief

Instroom nieuwe medewerkers

Wonen Limburg heeft 290 medewerkers (260 fte), in een heel divers werkveld: Finance, Vastgoed, Assetmanagement, Leefbaarheid, Woonservice en ICT. Iris is tevreden over het aantrekken van nieuwe medewerkers. Bepaalde vacatures zijn wel lastig in te vullen, merkt ze op. “Zoals medewerker gebiedsontwikkeling, projectmanager of een assetmanager. Maar ondanks de krapte op de arbeidsmarkt zijn we over het algemeen goed in staat om nieuwe medewerkers te vinden.”

"We willen het wiel zelf uitvinden."

Ze ziet dat het verloop dit jaar wat hoger is dan voorgaande jaren, en verklaart dat door de aantrekkelijke arbeidsmarkt én de benadering van de werkgever. “Wonen Limburg wil meebewegen met de vernieuwingen en dit moet bij je passen als medewerker. We willen echt vooroplopen, het wiel zelf uitvinden en met die gedachte moeten medewerkers ook mee kunnen gaan.”

Onderzoek naar onboarding

Een stagiair heeft onderzoek gedaan naar onboarding bij Wonen Limburg. “Hoe doen we het, kunnen we punten verbeteren? Dan zie je dat de pre-en onboarding met de app van Appical supergoed scoort.”

“Je wilt de nieuwe medewerker die gaat starten meenemen in wie we zijn, wat we belangrijk vinden en welke leuke extraatjes we als werkgever bieden. Denk bijvoorbeeld aan een individueel loopbaanbudget, gratis soep en fruit, een uitgebreid mobiliteitsplan en bedrijfsfitness. Dat soort informatie zit allemaal in de app van Appical. Via de app blijft de nieuwe medewerker voor de indiensttreding in contact met de organisatie en kan hij of zij al lezen en beleven hoe het is bij Wonen Limburg”, licht Iris toe.

Buddysysteem

Naar aanleiding van het onderzoek heeft Wonen Limburg een buddysysteem ingevoerd. Een bestaande medewerker wordt als buddy gekoppeld aan een nieuwe medewerker en is het aanspreekpunt voor praktische vragen. “Dat wordt heel goed ontvangen. Daarnaast heeft de afdeling P&O na 30 dagen en na 100 dagen een evaluatie met de nieuwe medewerker, ingebouwd in het proces. Dan horen we de ervaringen van de nieuwe medewerker, om eventueel verbeteringen in het onboardingproces door te voeren. Er vindt ook terugkoppeling plaats naar de leidinggevende, die een belangrijke rol speelt in die eerste 30 tot 100 dagen en daarna.”

"We proberen de urgentie van onboarding op de leidinggevenden over te brengen"

In de eerste fase van onboarding (voor indiensttreding) heeft de nieuwe medewerker vooral contact met de leidinggevende. Die kijkt op de afdeling wie de buddy wordt. De buddy en de leidinggevende maken samen een inwerkprogramma voor de nieuwe medewerker, met hulp van P&O. “Onboarding is zo belangrijk”, benadrukt Iris. “Als die niet goed is, dan staat een medewerker misschien na zes maanden alweer te kijken naar een andere functie. We proberen de urgentie daarvan op de leidinggevenden over te brengen.”

Opleidingsprogramma

Qua opleiding is er een standaard kennismaking met de branche, vooral voor mensen die niet uit het woningcorporatiesegment komen. Daarna wordt er, afhankelijk van de functie, bepaald welke aanvullende opleidingen nodig zijn. Sommige opleidingen worden breed gegeven, bijvoorbeeld in het omgaan met agressie.

Het waarderen van nieuwe medewerkers en het complimenteren voor hun bijdragen in de eerste maanden vinden echt plaats vanuit de leidinggevende en het team. Die aspecten liggen in de lijn en zitten niet standaard in het onboardingsproces.

Oude werkwijze voor Appical

Toen Iris zelf aangenomen werd als stagiair kreeg ze nog op de oude manier per mail de documenten gestuurd. Met een aardige welkomsttekst en verzoeken om de loonbelastingverklaring in te vullen en de integriteitsgedragscode te ondertekenen. ”En die kreeg ik per post. Toen dacht ik al: oké, dat zou ik graag anders willen zien.”

"We stellen niet te veel content tegelijkertijd beschikbaar."

“Daarna kreeg ik een bericht van de servicemedewerker dat de documenten in goede orde waren ontvangen, met informatie over de vervolgstappen. Ik werd op de eerste werkdag goed opgevangen, maar dat was het, drie jaar geleden. Geen stukje strategie of een filmpje. Nog erg old school wat mij betreft.”

Aan de slag met de app

Eenmaal binnen veranderden er dingen snel. Iris mocht zich gelijk bemoeien met de invoering van Appical en speelde een grote rol bij de inrichting van de app. Ze schreef het plan van aanpak en bepaalde de onderwerpen en de volgorde van de content met twee andere collega’s. Het betekende ‘een echte verbeterslag’. Daarna was het regelmatig bijsturen, en ervoor waken dat er niet te veel content tegelijkertijd beschikbaar kwam. “Want iedereen krijgt in de organisatie te horen over de app van Appical en voor je het weet worden allerlei contentverzoeken gedaan om toe te voegen in de app.”

Content van de app

Toen met de implementatie van Appical werd gestart, had Wonen Limburg een aantal punten die sowieso in de content terug moesten komen. “Het moest snel duidelijk zijn wie wij zijn als Wonen Limburg en waar we voor staan. Daarover zijn nu meerdere video’s in Appical. Wat zijn onze werkwaarden? Wat vinden we belangrijk als organisatie? En wie zijn onze klanten? Het maandelijkse bewonersblad is dus ook beschikbaar in Appical, net zoals informatie over de personeelsvereniging - Huisje, Boompje, Feestje. We introduceren ook de wijken waar we ons bevinden en we laten huurders aan het woord.”

"We willen in de app een goed beeld schetsen van de organisatie."

Daarnaast is er informatie te vinden over Aedes, de vereniging van woningcorporaties. Iris: “Maar het voornaamste is dat de strategie van Wonen Limburg helder overkomt voor de nieuwe medewerker. We willen in de app een goed beeld schetsen van de organisatie en voor wie we het uiteindelijk allemaal doen, de huurders.”

Eenvoudig medewerkersinformatie uitvragen

Een van de functionaliteiten die Iris heel handig vindt in Appical is HR-forms. “Dat is zo’n fijne methode. Daarmee kan je allerlei medewerkerinformatie heel eenvoudig uitvragen, zoals persoonsgegevens, bankgegevens, ID-bewijs en contactpersonen bij nood. De nieuwe medewerker vult deze gegevens voor indiensttreding heel eenvoudig in, waarna P&O het indiensttredingsproces verder kan voltooien. Dat zijn echt grote voordelen, we hoeven het niet meer per hard copy of mail te doen.”

"HR-forms geeft echt grote voordelen."

Naast HR-forms heeft Wonen Limburg nu een reeks andere functionaliteiten van Appical in gebruik, waaronder het dashboard en de startpagina met alle relevante informatie voor de nieuwe medewerker. Daarnaast de checklist, met checks en taken voor de nieuwe medewerker (bijvoorbeeld waar te melden op de eerste werkdag). Veelgestelde vragen wordt dankbaar gebruikt. Waar zit de facilitaire afdeling, wat is het algemene nummer? Ook het woordenboek met veelgebruikte woorden en uitleg, ervaart Iris als een zinvolle functie. Push notificaties zijn ook ingeschakeld. Wanneer een nieuwe medewerker het HR-form nog niet heeft ingevuld, dan krijgt hij of zij een melding.

Gefaseerd informatie delen

Ook met ‘Time based unlocking’ wordt graag gewerkt. “Want heel veel informatie unlocken in de eerste periode maakt het moeilijk voor een nieuwe medewerker om allemaal te lezen en tot zich te nemen. Vaak speelt ook nog de afronding van de vorige job. Dus bepaalde dingen doen we gefaseerd.”

"Door Appical weten mensen vooraf meer van de organisatie."

Wonen Limburg maakt ook gebruik van EasyCruit van Visma, voor het recruitmentproces, maar heeft de koppeling ervan naar Appical niet in gebruik. “Dat is een bewuste keuze. We sturen de link vanuit Appical naar de nieuwe medewerker, zodat het proces iets eerder kan starten. Want soms is niet alle informatie al bekend in het recruitmentsysteem. Een druk op de knop in Appical en de link is verstuurd.”

Voordelen van Appical

Appical wordt bij Wonen Limburg dus voornamelijk ingezet voor de pre-en onboarding en de eerste paar dagen na de eerste werkdag. “We willen de mensen al vroegtijdig enthousiast maken voor de eerste werkdag en een stukje betrokkenheid creëren, vanuit de app”, vat Iris samen. “Daarnaast is een goede beeldvorming van de organisatie een doel. Daar maken we met filmpjes een verdieping op. Met Appical maken we nieuwe medewerkers bewust van de strategie van Wonen Limburg. Uiteindelijk willen we een echt welkom-thuisgevoel creëren.” De tevredenheid over de app is groot, tonen de cijfers. “Dat lezen we ook uit in het dashboard. Mensen zijn enthousiast en betrokken. Ze weten ook meer vooraf van de organisatie.” Na de pre-onboarding zit de functie van Appical er op. “Daarna moeten de buddy en de leidinggevende zelf met het inwerkprogramma van honderd dagen aan de slag.”

Meer weten?

Wil je graag meer weten wat Visma | Raet voor jou kan betekenen?

Neem contact op

Klantverhaal:Wonen Limburg