Klantverhaal:
Onderwijsbureau Meppel

Uit de HR Benchmark 2019 blijkt dat tooling niet meer de eerste drempel is voor organisaties om te beginnen met people analytics, dat herken ik wel. Cijfers zijn beschikbaar, maar er iets mee doen is een tweede. Wij merken echter wel dat ons overzichtelijke dashboards net dat laatste duwtje kunnen geven aan schoolbesturen om met onze people analytics te gaan werken. Wij laten onze besturen zien dat cijfers kunnen helpen om beslissingen te nemen. Denk aan een leeftijdsbewust personeelsbeleid, inzicht in competenties, zijn er factoren te ontdekken die van invloed zijn op de kwaliteit van het onderwijs of van de uitstroom van leerlingen?

Je ziet dat organisaties verschillend met people analytics omgaan. Grote schoolbesturen beleggen het vaak bij de HR-professionals. Maar bij kleinere schoolbesturen komt het gebruik van het managementinformatiesysteem bij het managementteam of bestuur terecht. De uitdaging voor ons is om zowel de HR-medewerkers als de besturen van bruikbare informatie en advies te voorzien.

...wel de hoeveelheid werk

Voor een individueel bestuur is de aanschaf van goede tools kostbaar. En dan heb je het nog niet eens over de mensen die weten hoe ze data moeten ontsluiten en daar vervolgens de goede dingen mee doen. Ik kan me voorstellen dat de tijd en geld die het kost een drempel kan zijn om te beginnen met people analytics.

"Hoe kun je de relatie leggen tussen - ik noem maar wat - ziekteverzuimcijfers en eindtoetsgegevens?" 

Mogelijkheden

Maar de mogelijkheden die je ermee krijgt… Wij presenteren de gegevens die schoolbesturen en directeuren willen zien via ons managementinformatiesysteem Tobias. Daaraan gekoppeld hebben we een online meerjarenbegrotingstool ontwikkeld, waarin alles bij elkaar komt: personeel, materieel, financieel en huisvesting. Zo kun je ook allerlei what-if scenario’s formuleren uitgaande van verschillende ontwikkelingen van leerlingaantallen, in personele inzet, heb je diverse allocatiemogelijkheden etc.

Je kunt bijvoorbeeld naar de ontwikkeling van het leerlingaantal kijken: wat verwacht ik de komende jaren ten aanzien van de aantallen leerlingen op onze school en hoe verhoudt zich dat tot ons personeelsbestand? Hoe zit het met de medewerkersgroep die gaat uitstromen vanwege hun leeftijd? Informatie die je kunt gebruiken voor je strategische planning: jonge docenten die er op basis van het last-in-first-out principe nu uit zouden moeten omdat je te maken hebt met een beetje krimp, kun je over twee jaar hard nodig hebben. Dan kan je als bestuur beter nu het gesprek met die oudere leraar aangaan, die er over een paar jaar uit zou moeten. Kijken of die niet iets eerder kan stoppen, zodat je die jongere docent in dienst kunt houden. Met people analytics verbeter je de kwaliteit van je school op de langere termijn.

Daarnaast zijn we voortdurend bezig om onze dienstverlening te optimaliseren. We ontwikkelen nieuwe rapportages, analyses en dashboards. En altijd samen met het veld. Dáár leeft de behoefte en daar spelen wij op in. Maar natuurlijk hebben wij zelf ook allerlei ideeën, die houden we dan weer tegen de bestuurders en werkgroepen aan.

We merken bijvoorbeeld dat mensen het vervelend vinden om actief op zoek te moeten gaan, te moeten doorklikken om ergens informatie te vinden. Ze hebben het liever gepresenteerd en het liefst nog op het moment dat ze er behoefte aan hebben, het zogenoemde ’pushen’ van informatie. We zijn nu bezig om na te denken hoe we dat goed op elkaar zouden kunnen afstemmen… Wat zou dat mooi zijn als we dat bereiken."