Flex Benefits: Flexibele arbeidsvoorwaarden bij Reinaerde Visma

Interview met

Reinaerde

Marlies op den Camp
Teamcoördinator HR-administratie

Liesbeth Bosman
Procesbegeleider HR

Case in het kort

Reinaerde zet nadrukkelijk in op het aanbieden van flexibele arbeidsvoorwaarden. Hiermee wil de organisatie zich als aantrekkelijk werkgever op de arbeidsmarkt positioneren. Om medewerkers op een gebruiksvriendelijk manier in het keuzeproces te ondersteunen, maakt Reinaerde gebruik van Flex Benefits van Visma | Raet.

Producten in deze case

Flex Benefits

Informatie over Reinaerde

Reinaerde is een grote zorgorganisatie in de provincie Utrecht, die werkt voor zo'n 3.600 mensen met een beperking vanuit meer dan 80 verschillende plekken. De zorginstelling biedt brede dienstverlening, van dagbesteding, wonen, thuiszorg en ambulante begeleiding. Er werken ruim 2.600 medewerkers bij Reinaerde.

Zorgorganisatie Reinaerde is een grote speler in de provincie Utrecht, die werkt voor zo’n 3.600 mensen met een beperking vanuit meer dan 80 verschillende plekken. Deze organisatie doet er alles aan medewerkers aan te trekken en te behouden. Daarbij zet Reinaerde onder andere in op aantrekkelijke flexibele arbeidsvoorwaarden, met ondersteuning van Flex Benefits, het gebruiksvriendelijke keuzesysteem in de cloud van Visma | Raet.

Reinaerde biedt allerlei begeleiding en zorg voor mensen, van alle leeftijden, met een (verstandelijke) beperking. Inclusief stagiaires telt de organisatie bijna 2.700 medewerkers. Daarnaast maakt de gehandicaptenzorgorganisatie gebruik van een flexibele schil.

Liesbeth Bosman werkt al 21 jaar bij Reinaerde. Als procesbegeleider HR houdt ze zich in de breedste zin van het woord bezig met verbeteringen op HR-gebied. Marlies op den Camp werkt als teamcoördinator HR-administratie met Liesbeth samen, om de HR-processen vlot te laten verlopen. Een van de belangrijke verbeteringen die ze de afgelopen jaren hebben doorgevoerd was het flexibiliseren en automatiseren van de arbeidsvoorwaarden.

Dat past bij het voornaamste speerpunt van het HR-beleid: medewerkers aantrekken én vasthouden. "Er is schaarste in de zorg”, merkt Liesbeth dagelijks. "Het valt niet mee mensen te krijgen en te behouden. Iedereen vist daarbij in dezelfde vijver, en heeft ook nog eens dezelfde cao.”

Prikkels qua salaris of arbeidsvoorwaarden zijn dus lastig te realiseren. “Natuurlijk onderzoeken we de mogelijkheden om medewerkers te kunnen faciliteren door bijvoorbeeld de fietsregeling uit te breiden.”

"Het valt niet mee mensen te krijgen en te behouden. Iedereen vist daarbij in dezelfde vijver en heeft ook nog eens dezelfde cao."

Knoppen voor aantrekkelijk werkgeverschap

Wat zijn dan de knoppen om aan te draaien om interessant te zijn als werkgever? Liesbeth denkt dat vooral de locatie, het team en de manager mensen aantrekken en binnenboord houden. "Een medewerker moet echt in beeld zijn.” Daarom werken ze bij Reinaerde aan een sterkere teamsamenstelling, met een goede match, aansluitend op de zorgvraag.

Het loopbaanperspectief weegt ook zwaar en gunstige roosters tellen mee, maar met stip op nummer 1 qua aantrekkelijk werkgeverschap staat volgens haar ‘het werkplezier’. Daarbij is aandacht voor de medewerker cruciaal.

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief

Eenmalige uitruil

En ja, flexibele arbeidsvoorwaarden kunnen dat werkplezier vergroten en zijn daarmee ook zo’n knop om aan te draaien, merken Liesbeth en Marlies. Zo is er de eenmalige uitruil van arbeidsvoorwaarden, uit de werkkostenregeling. Bijvoorbeeld een stukje brutoloon, vakantiegeld, of de eindejaarsuitkering uitruilen tegen een abonnement op de sportschool, de aanschaf van een laptop, mobiele telefoon of winterbanden voor de auto. Medewerkers kunnen zich voor de eenmalige uitruil inschrijven, er zijn 480 plekken beschikbaar. De andere flexibele arbeidsvoorwaarden zijn er voor alle medewerkers.

Breed sportabonnement

Het fitnessabonnement heeft bij Reinaerde plaatsgemaakt voor een breed sportabonnement. Daar vallen ook yoga en lid van een voetbalvereniging onder. "Het gaat erom dat we medewerkers stimuleren hun doelen te bereiken”, zegt Marlies. "Dus ook stoppen met roken. En met de eenmalige uitruil kunnen ze opleidingen betalen die bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling, maar wij niet als werkgever bekostigen.”

De inschrijvingsronde aan het begin van het jaar voor de eenmalige uitruil werd door hen goed onder de aandacht gebracht. Dan nog sijpelde deze mogelijkheid niet overal door. De inschrijving trok tot nu toe 320 deelnemers, er is plek voor 480 dit jaar. De andere flexibele arbeidsvoorwaarden, zoals uitruil, reiskosten, de fietsregeling en vakbondscontributie staan voor de medewerkers het hele jaar ‘open’, via de applicatie Flex Benefits. De medewerkers zien bij de uitruil daar direct het effect van hun keuzes op hun nettosalaris. Met name de fietsregeling is zeer populair, ziet Marlies. "Vooral voor een e-bike. Je merkt dat de mensen milieubewuster zijn geworden.”

Klantgerichter

Reinaerde startte in 2018 met het keuzesysteem van Visma | Raet in de cloud. "Dat was echt een omslag”, memoreert Liesbeth. "Daarvoor deden we alles op papier. Formulieren invullen en opsturen. Met Flex Benefits viel er ook een stuk weg voor de salarisadministratie. Medewerkers zien en volgen in de applicatie wat er gebeurt. Als er nog vragen zijn komen die bij HR terecht.”

Het systeem is ook voor HR minder arbeidsintensief dan het handmatige werken. Zo zorgt Flex Benefits voor controles in het proces. Maar het belangrijkste motief om over te stappen naar het online pakket was het gebruiksgemak voor de medewerkers, vertelt ze. "Ze hebben nu keuzevrijheid, inzicht in hun vrije ruimte en kunnen vanuit huis inloggen en alles rustig invullen.” Marlies: "Het is veel klantgerichter naar de medewerkers.”

"Medewerkers hebben nu keuzevrijheid, inzicht in hun vrije ruimte en kunnen met Flex Benefits vanuit huis inloggen en alles rustig invullen."

Laagdrempelige informatie

Die medewerkers moesten wel warm gemaakt worden voor deze verandering, dat vergde de nodige communicatie. Zo kregen ze allemaal een e-mail met een handleiding (hoe inloggen, waar is wat te vinden) en laagdrempelige informatie aan de hand van beelden. Ook kwam er een hulplijn en kregen specifieke groepen een extra herinnering. Zijn er medewerkers die wat meer moeite hebben om het systeem eigen te maken, dan worden ze door de HR-medewerkers bij de hand genomen.

Marlies: "Iets beeldends erbij, zoals printscreens en pictogrammen, helpt dan echt. Dat spreekt meer aan waardoor mensen er sneller gebruik van gaan maken.”

Eigen Regie

De medewerker heeft zelf de regie over zijn of haar flexibele arbeidsvoorwaarden en regelt alles zelf in het systeem. De taak van HR ligt nu vooral op het checken of de aanvraag voldoet aan de regels. Bij een groen vinkje gaat de aanvraag automatisch naar de salarisadministratie voor verrekening met de bron.

De medewerkers worden geleidelijk wegwijs en kloppen regelmatig bij HR aan met vragen als: hoe zit het ook alweer bij het indienen van een aanvraag? Liesbeth: "Dat komt ook omdat het geen applicatie is die je dagelijks gebruikt. Dus dan lopen we er rustig doorheen met ze. Zoveel mogelijk in jip-en-janneketaal, al is dat soms best lastig bij deze materie.”

Er is ook een groep medewerkers die er nog niet aan wil, of er niet toe komt. "Hen proberen we over de streep te trekken. Baat het niet, dan schaadt het niet, drukken we ze op het hart.”

Klantverhaal:Reinaerde