Siza: Professionaliseer en digitaliseer de HR-gesprekscyclus

Interview met

Siza

Karin van der Wielen
Senior adviseur Organisatie en Ontwikkeling

Case in het kort

In de gehandicaptenzorg staat de cliënt centraal. Zorginstelling Siza heeft de visie dat het bieden van kwalitatieve zorg alleen mogelijk is als je ook je medewerkers centraal stelt, met daarin volop ruimte voor het professionele goede gesprek. Om deze visie in de praktijk waar te maken, heeft Siza sinds januari 2022 de HR-gesprekscyclus met medewerkers geprofessionaliseerd en gedigitaliseerd. De zorginstelling gebruikt hierbij de Performance Management software van Visma.

Producten in deze case

Performance Management

Informatie over Siza

Bij Siza werken ruim 2.600 professionals iedere dag aan de zorg en ondersteuning voor meer dan 3.500 cliënten. Siza biedt zorg aan mensen met lichamelijke, verstandelijke of meervoudige beperking en aan mensen met autisme of niet-aangeboren hersenletsel. De zorginstelling komt voort uit een fusie en beschikt over 150 verschillende locaties in Gelderland en Noord-Brabant.

Zorgdienstverlener Siza heeft sinds januari 2022 de HR-gesprekscyclus met medewerkers geprofessionaliseerd en gedigitaliseerd. De zorginstelling gebruikt hierbij de Performance Management software van Visma. Door deze digitalisering staat de ontwikkeling van het vakmanschap van de Siza-medewerkers nog centraler. De software ondersteunt medewerkers en leidinggevenden bij het professionele, goede gesprek.

Direct invloed

We spraken met Karin van der Wielen, senior adviseur Organisatie en Ontwikkeling bij Siza, over het waarom, het beoogde veranderingstraject en de voordelen van een digitale HR-gesprekscyclus. Karin van der Wielen: “De invoering van Performance Management bevat meer dan alleen de implementatie van een applicatie. Er komt meer bij kijken als je de gesprekken over doelen, ontwikkeling en resultaten gaat professionaliseren. De verandering begint met het gesprek over waarden en de bedoeling van performance management.”

Bij Siza werken ruim 2600 professionals iedere dag aan de zorg en ondersteuning voor meer dan 3500 cliënten. Siza biedt zorg aan mensen met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige beperking en aan mensen met autisme of niet-aangeboren hersenletsel. De zorginstelling komt voort uit een fusie en beschikt over 150 verschillende locaties in Gelderland en Noord-Brabant. Karin: “We werken met multidisciplinaire teams, die bestaan uit begeleiders, verpleegkundigen en behandelaars. Samen zorgen we ervoor dat cliënten de juiste begeleiding krijgen. Dit varieert van 24-uurs zorg in een woonvoorziening tot aan dagbesteding op een activiteitencentrum of hulp bij het vinden van een betaalde baan. We streven ernaar dat onze cliënten zo zelfstandig mogelijk hun leven kunnen leiden, naar vermogen. Samen met de cliënten, de ouders en verwanten bespreken we welke behandeling of begeleiding het beste past. Onze zorgprofessionals spelen hierin een cruciale rol. Zij zijn het hart van onze zorgverlening en hebben direct invloed of een cliënt een goede of minder goede dag beleeft. Daarom is talentontwikkeling voor Siza zo’n strategisch thema, met grote impact op de kwaliteit van onze dienstverlening.”

"Medewerkers zijn het hart van onze zorgverlening; ze hebben direct invloed of een cliënt een goede of minder goede dag beleeft."

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Medwerkers centraal stellen

In de gehandicaptenzorg staat de cliënt centraal. Siza heeft de visie dat het bieden van kwalitatieve zorg alleen mogelijk is als je ook je medewerkers centraal stelt. Karin: “De context van onze zorg is continu in beweging, met steeds complexere zorgvraagstukken, nieuwe specialismen maar ook met technologische ontwikkelingen die ons werk veranderen. We onderkennen het belang van de juiste mindset bij medewerkers en leidinggevenden, waarbij continue competentie-ontwikkeling centraal staat. Dat vraagt om een HR- en ontwikkelbeleid, met professionele systemen die het vakmanschap van medewerkers centraal stellen. Voor Siza was dit een belangrijke reden om de Performance Management software van Visma aan te schaffen. Uiteindelijk zorgen deze professionalisering en digitalisering ook voor betere dienstverlening aan onze cliënten.”

"Continu competentie-ontwikkeling vraagt om een HR en ontwikkelbeleid, met professionele systemen die het vakmanschap van medewerkers centraal stellen."

Het goede gesprek voeren

Karin vertelt dat de implementatie van de software gepaard ging met de herintroductie van het goede, professionele gesprek. “Onze medewerkers voerden uiteraard al vóór de aanschaf van de Performance Management software gesprekken met hun leidinggevenden over hun functioneren. Met de digitalisering wilden we echter een professionaliseringsslag maken; geen papieren gespreksverslagen meer die kunnen kwijtraken, of losse Word-bestanden met aantekeningen. Maar een gestroomlijnde werkwijze met heldere kaders over de rollen en werkzaamheden, de locatiedoelen en moderne onderdelen zoals leiderschap en vitaliteit. Al deze input uit de organisatie komt bij elkaar in één omgeving.”

Het laatste kwartaal van het jaar staat bij Siza in het teken van reflectie en werken de teamleiders aan de jaarplannen van de locaties. Karin: “De resultaat- en ontwikkelgesprekken zijn een integraal onderdeel van deze plannen. Medewerkers gaan zelf aan de slag met hun doelen, de beoogde resultaten die bijdragen aan kwalitatieve zorg en de ontwikkeling die ze willen maken. Met Performance Management van Visma komen al deze onderdelen bij elkaar en is de software een ondersteunend instrument bij het voeren van de resultaat- en ontwikkelgesprekken gedurende het jaar.”

Goed smoelende software

Performance Management is erg flexibel in de inrichting. Organisaties kunnen zelf hun gesprekscycli opzetten en eigen gespreksformulieren toevoegen. Gebruikers van de applicatie hebben de mogelijkheid om meerdere formulieren naast elkaar te openen en zien de status van gesprekken, bijvoorbeeld ‘openstaand’ of ‘te ondertekenen’. En per fase in de gesprekscyclus richt je in wie het gesprek opstart, bewerkt of accordeert. Karin: “Je kan je eigen velden toevoegen, de vormgeving bepalen en instructies opnemen. De applicatie smoelt goed, oogt professioneel en bij de uitrol in onze organisatie reageerden medewerkers en managers erg enthousiast. Naast de gespreksformulieren met resultaatgebieden en doelen, kunnen medewerkers ook 360 graden feedback aanvragen en beschikken zij over een zelfscan ‘Hoe zit jij in je vel’ die terugkomt in Performance Management. We maken op dit moment nog geen gebruik van de integratie tussen Performance Management en het Learning Management System (LMS) van Visma. Dat is op termijn wel de bedoeling. Hiermee klikken medewerkers vanuit hun opgestelde leerdoelen direct door naar de digitale leeromgeving met bijbehorende leeractiviteiten.”

"De applicatie smoelt goed, oogt professioneel en bij de uitrol in onze organisatie reageerden medewerkers en managers erg enthousiast."

Meer weten?

Wil je graag meer weten wat Visma | Raet voor jou kan betekenen?

Lees meer over Performance Management

Flitsende start

Met de start van de nieuwe HR-gesprekscyclus 2022 is ook de software geïntroduceerd in de organisatie. Karin: “Bij dit soort veranderingen is communicatie essentieel. We hebben zelf een aantal mooie video’s gemaakt waarin we de medewerkers uitnodigen om Performance Management te bekijken. Dat werkte erg goed, binnen enkele dagen hadden al honderden medewerkers de startpagina bezocht. Daarnaast vroegen we medewerkers om hun eigen informatie te controleren op volledigheid, bijvoorbeeld gevolgde opleidingen. Ook daar kregen we veel response op. Het is goed om te zien dat medewerkers echt de regie pakken, gelijk nu al in de eerste fase.”

Goed werkgeverschap

Karin sluit af met enkele voordelen van de nieuwe digitale gesprekscyclus. “Als je je medewerkers echt centraal wilt stellen, en een goede werkgever wilt zijn, is een volwassen HR-beleid met een professionele gesprekscyclus essentieel. Software is een belangrijk hulpmiddel, een instrument waarmee je medewerkers comfort geeft. En waarmee je het proces en de gesprekken transparant maakt. Wij vinden het belangrijk dat de ontwikkeling van het vakmanschap van medewerkers een continu en duurzaam proces is en dat vraagt om consistentie en structuur. Een systeem waar alles bij elkaar komt, van organisatiestrategie tot aan leerdoelen en resultaatgebieden. Maar het belangrijkste is dat medewerkers het goede gesprek als zinvol ervaren; en daar helpt de software van Visma ook bij.”

Klantverhaal:Siza