Triade Vitree Klant verhaal: Grip op HR & Salarisprocessen Visma|Raet

Interview met

Triade Vitree

Rick Emo
HR-coördinator

Case in het kort

Triade Vitree is een zorginstelling uit Flevoland en biedt zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking of psychische stoornis, en jeugdhulp aan kinderen, jongeren en gezinnen. De zorgaanbieder maakte deel uit van een samenwerkingsverband maar besloot vorig jaar op eigen kracht verder te gaan. Vanuit de behoefte aan meer regie op onder andere de HR- en salarisadministratie heeft Triade Vitree de hulp ingeroepen van Visma | Raet interim professional Bart Doesburg Smits. Wij spraken met Rick Emo, HR-coördinator bij Triade Vitree over de aanleiding en resultaten van dit interim-traject.

Producten in deze case

Visma | Raet Interim Services

Informatie van de Hogeschool Stenden

Triade Vitree is een zorginstelling uit Flevoland en biedt zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking of psychische stoornis, en jeugdhulp aan kinderen, jongeren en gezinnen. De zorgaanbieder maakte voorheen onderdeel uit van een samenwerkingsverband dat voor meerdere zorginstellingen de personeels- en salarisadministratie verzorgt. Triade Vitree besloot echter vorig jaar op eigen kracht verder te gaan, vanuit de behoefte aan meer regie op onder andere de HR- en salarisadministratie. Eenmaal op eigen benen kreeg Triade Vitree te maken met de bewaking van de continuïteit van de salarisadministratie en de inrichting van een eigen HR-omgeving.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden is in nauwe samenwerking met Visma | Raet gestart met de innovatie van de HR-processen via HR Core Online. Voor de inrichting van de salarisadministratie en het creëren van een goede basis voor procesoptimalisatie heeft Triade Vitree de hulp ingeroepen van Visma | Raet interim professional Bart Doesburg Smits. Wij spraken met Rick Emo, HR-coördinator bij Triade Vitree over de aanleiding en resultaten van dit interim-traject.

Hulp in roepen

Wat was de belangrijkste reden om de hulp in te roepen van Interim Services van Visma | Raet? Bij de verzelfstandiging wilden we meer regie en controle over onze eigen HR-processen en dus ook over de salarisadministratie. Met de ontvlechting hebben we de salarisadministratie uitbesteed aan Visma | Raet omdat we zelf hiervan niet alle expertise in huis hebben. Maar we wilden - ondanks de uitbesteding - wel inzicht in de processen krijgen, weten wat er gebeurt en wat onze rol als organisatie daarin is. De salarisadministratie was voorheen voor ons echt een black box. Om goed te begrijpen wat zich daarin afspeelt, hoe de processen verlopen, hebben we contact opgenomen met Interim Services van Visma | Raet.

Hoe zijn jullie voor deze opdracht bij Bart terechtgekomen? We hebben bij Marieke Schepers, ons vaste contactpersoon bij Visma | Raet Interim Services, aangegeven waar we mee bezig zijn, en welke verandering we doormaken. Zij begreep heel goed welke impact de inrichting van de HR- en salarisprocessen in een eigen HR-omgeving heeft op onze organisatie. Zij adviseerde onze Bart als senior expert voor dit soort vraagstukken. Daarna heeft ze hem voorgesteld en we hadden gelijk een klik in het kennismakingsgesprek. Hij is ook vrijwel direct na deze eerste kennismaking gestart. En dat kwam goed uit, want we moesten een flinke inhaalslag maken. We hadden namelijk bij de overstap naar HR Core online de data uit de oude situatie een-op-een overgenomen en moesten daarna aan de slag om alle processen opnieuw naar onze eigen wensen in te richten. Denk bijvoorbeeld aan managementrapportages en gebruikersprofielen. Bart heeft ons daar enorm bij geholpen.

"We hadden gelijk een klik in het kennismakingsgesprek en hij is vrijwel direct na deze eerste kennismaking gestart."

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Overstap naar HR Core Online

Hij heeft ons inzicht gegeven. Heel kort en krachtig. We wisten eigenlijk niet goed wat er allemaal op ons af kwam bij de inrichting van een nieuw systeem en hoe onze salarisadministratie hierin past. Bart heeft het deksel van die black box voor ons opgetild en is aan de slag gegaan met het beschrijven van de Administratieve Organisatie (AO), met daarin alle processen, verantwoordelijkheden en de aansluiting met andere afdelingen, zoals Financiën. Daarbij hield hij bij de procesbeschrijvingen ook rekening met de inrichting van HR Core online. Bij de verzelfstandiging hebben wij een medewerker vrijgemaakt die tussen onze organisatie en de BPO-dienstverlening van Visma | Raet staat. Bart heeft haar helemaal klaargestoomd voor deze rol zodat zij precies weet wat wij doen en welke werkzaamheden Visma | Raet uitvoert.

Daarnaast heeft Bart onze kennis van de salarisadministratie naar een veel hoger niveau getild. Dankzij zijn intensieve begeleiding en duidelijke instructies kunnen we nu veel meer zelf. Denk bijvoorbeeld aan het genereren van het standenregister, de controle van proefstroken, het checken van afdrachten pensioen enzovoorts. Met deze kennis kijken we nu ook veel kritischer naar vragen uit onze organisatie. Zijn die voor ons of voor Visma | Raet? En hoe krijg je één antwoord op 100 vragen in plaats van 100 antwoorden op één vraag. Door de inzet van Bart hebben we deze vraagstukken gestroomlijnd.

"Bart heeft onze kennis van de salarisadministratie naar een veel hoger niveau getild. Dankzij zijn begeleiding kunnen we nu veel meer zelf."

De werkwijze

Kun je wat vertellen over de werkwijze van Bart? Bart is een echte interimmer en is vanaf de eerste dag zelfstandig aan de slag gegaan. Hij maakt met iedereen makkelijk contact en vindt in onze organisatie en overlegstructuren heel makkelijk zijn weg. We hebben samen een aantal overleggen gevoerd met onze financiële organisatie en voorstellen gedaan over het journaliseren. Bart heeft daar veel werk verzet, vaak in overleg met Visma | Raet. Dat verliep allemaal digitaal, maar ging zo soepel dat ik op een gegeven moment zei, ‘ik hoor woensdag wel wat uit het overleg komt’. Bart heeft de voortgang altijd snel en adequaat teruggekoppeld. Als opdrachtgever wist ik dat ik met een gerust hart het werk aan hem kon overdragen. Daarin heeft hij mij enorm ontzorgd. Dat is het fijne van Interim Services van Visma | Raet: de specialisten vinden hun weg en zijn direct productief.

Steeds meer een glazen bol

En als je nu terugkijkt, hoe tevreden zijn jullie dan over onze interim-dienstverlening? We zijn supertevreden. De black box verandert steeds meer in een glazen bol. Bart heeft ons laten zien wat er allemaal speelt binnen de salarisadministratie en hoe we die processen naar onze hand kunnen zetten. Dankzij jullie interim-dienstverlening kan ik ook de output veel beter voorspellen en kijken we tegenwoordig dus in een glazen bol. Als ik nog een advies mag geven, laat iemand van buiten je organisatie eens met een frisse blik naar de inhoud kijken en wacht daar niet te lang mee. Zie een verzelfstandiging echt als een verandertraject waarin je een nieuwe HR-omgeving, rapportages en processen inricht en niet louter als een technische migratie.

"Met de hulp van jullie interim-dienstverlening kan ik de output veel beter voorspellen en kijken we niet mer in een black box maar in een glazen bol."

De samenwerking

Hoe kijk je tot slot terug op de samenwerking met Bart? Bart past zich razendsnel aan en is heel makkelijk te benaderen. We hadden elkaar in het coronatijdperk nog nooit in ‘real life’ gezien, maar het voelde altijd alsof hij hier al jaren werkt. Tegelijkertijd is hij kritisch en gaat hij de discussie met je aan als hij denkt dat het beter kan. Echter, altijd adviserend, de uiteindelijke beslissing laat hij aan ons. Voor mij was hij de ideale sparringpartner om ideeën en gedachten uit te wisselen, iemand die met je meedenkt en verduidelijkt hoe de salarisprocessen in elkaar steken en dat vervolgens vertaalt naar de inrichting van je HR-systeem. Dat was voor mij misschien wel zijn grootste bijdrage.

Meer weten?

Wil je graag meer weten wat Visma | Raet voor jou kan betekenen?

Lees meer over onze Interim Services

Klantverhaal:Triade Vitree