Robotiseer je proces voor de coronavaccinatie met Visma

Interview met

Reinaerde

Trudie Swart
HR-manager

Amerpoort

Babette Hoefnagels
Programmamanager & Strategisch adviseur

Case in het kort

Toen beide zorginstellingen de uitnodigingen voor het coronavaccin voor hun medewerkers moesten verzorgen, dacht Trudie Swart, HR-manager bij Reinaerde; “Dit proces kan volgens mij veel sneller, slimmer en makkelijker.” Zodoende pakte de robot van Visma | Raet het proces verder op.

Producten in deze case

Robotics as a Service

Informatie over Reinaerde & Amerpoort

Reinaerde

Wonen, werk, behandeling en begeleiding, logeren en dagbesteding, voor jong en oud. Dat biedt Reinaerde. Dichtbij en in samenspel met anderen. Voor 3.960 mensen met een beperking verzorgt Reinaerde begeleiding en behandeling bij werken en wonen. Dit doen ze met 2.735 medewerkers en 724 vrijwilligers in 26 gemeenten in de provincie Utrecht en 3 gemeenten daarbuiten. Reinaerde draagt bij aan de kwaliteit van bestaan van mensen met een beperking.

Amerpoort

Amerpoort ondersteunt 2.450 mensen met een verstandelijke beperking in de provincies Utrecht, Flevoland en in 't Gooi: van jong tot oud en van licht tot ernstig en meervoudig beperkt. Zo'n 2.600 medewerkers en 800 vrijwilligers begeleiden hen bij wonen, werken, dagbesteding, logeren en vrije tijd binnen ruim 260 locaties. Daarbij staat voorop dat de cliënten zoveel mogelijk hun eigen leven vormgeven en kunnen meedoen in de samenleving. Amerpoort betrekt het sociale netwerk van de cliënt daarbij actief.

Reinaerde en Amerpoort behoren samen met 9 andere zorgorganisaties tot de Carante Groep. De Carante Groep is een samenwerkingsverband van zelfstandige organisaties in de zorgsector.

Uitnodiging voor het coronavaccin

Bij Reinaerde en Amerpoort ligt de aandacht in eerste instantie bij het leveren van goede zorg. Niet bij de ondersteunende processen. Toen beide zorginstellingen in december vorig jaar de uitnodigingen voor het coronavaccin voor hun medewerkers moesten verzorgen, dacht Trudie Swart, HR-manager bij Reinaerde; “Dit proces kan volgens mij veel sneller, slimmer en makkelijker.”

"Als dat allemaal handmatig moet, werken er 4 medewerkers 3 dagen lang aan hetzelfde rotklustje."

Op het moment dat de overheid groen licht zou geven voor het vaccineren, moesten de uitnodigingen direct de deur uit. “Hoe ga ik dat organiseren voor 2513 medewerkers?” vroeg Trudie zich vorig jaar december hardop af. “Het Excelbestand met de e-mailadressen. De brieven. De uitnodigingen. Wie krijgt hem wel en wie niet? De enveloppen. De postzegels. Als dat allemaal handmatig moet, werken er vier medewerkers drie dagen lang aan hetzelfde rotklusje. Daar gaan ze niet blij van worden.”

Babette Hoefnagels, Programmamanager & Strategisch adviseur bij Amerpoort, vult aan: “Maar ook het verzenden van afzonderlijke brieven per e-mail is niet ideaal. Dat is in principe ook handwerk. Vooral met het oog op de AVG wil je er zeker van zijn dat de uitnodiging bij de juiste persoon terechtkomt.

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Aanmelden nieuwsbrief

Robotiseren

Gelukkig voor Trudie en Babette verschoof de overheid het startsein naar half februari. Dat gaf tijd om het proces eens van de andere kant te bekijken. Trudie: “Dit moest anders. De techniek is er. Laten we in gesprek gaan met elkaar. We zijn gaan brainstormen, hebben met de ICT-afdeling gesproken en uiteindelijk Visma | Raet om hulp gevraagd. Dat was op een dinsdag, twee weken later kon het gerobotiseerde proces al uitgevoerd worden.”

Babette: “Anders dan bij Reinaerde, lagen die 2534 papieren brieven bij ons in januari al klaar om verstuurd te worden. Maar dat groene licht kwam maar niet. Ze hebben hier ruim anderhalve maand op de plank gelegen. Op een gegeven moment was de inhoud verouderd. Los van de datum was ook het vaccin veranderd. Dus al die 2534 brieven moesten worden aangepast. De robotoplossing van Reinaerde kwam half februari dus als geroepen, anders konden we het hele riedeltje weer opnieuw doen!”

Snelheid en efficiency

Zodoende pakte de robot van Visma | Raet het proces verder op. Trudie: “Toen we groen licht kregen, hebben we een Excel-overzicht aangeleverd met personeelsnummers. Hiermee ging de robot aan de slag. Eén voor één zorgde de robot ervoor dat alles werd geregistreerd in Youforce Self Service en dat iedere medewerker een gepersonaliseerde uitnodiging kreeg met alle relevante informatie over de vaccinatie. En het mooie was, de eerste medewerkers hadden diezelfde middag voor 15:00 uur al een prik.”

"Je laat er als werkgever ook mee zien dat je zaken snel en goed kan regelen."

Zo'n robot versnelt het proces

Babette: “Zo’n robot versnelt het proces enorm. In plaats van dat je drie dagen handmatig met de uitnodigingen bezig bent, kan het digitaal al binnen 24 uur. Je laat er als werkgever ook mee zien dat je zaken snel en goed kan regelen.” Trudie is het daar helemaal mee eens. “Maar dat niet alleen, je verkleint ook de ecologische voetafdruk doordat je geen papier verbruikt. Én je houdt je collega’s gemotiveerd. Je zadelt ze niet op met saaie, tijdrovende klussen. Dat laat je over aan de robot. Want zeg nou zelf, daar wordt je werk toch een stuk leuker van?”

De toekomst

Voor in de toekomst staan bij beide zorginstellingen nog meer processen op de agenda die gerobotiseerd kunnen worden. Zoals het indiensttredingsproces, de aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Trudie: “Dat is serviceverlening, dat moet ook gewoon opgestart worden.”

Meer weten?

Wil je graag meer weten wat Visma | Raet voor jou kan betekenen?

Neem contact op

Klantverhaal:Reinaerde & Amerpoort