Robotisering bij Onderwijsbureau VGS | Visma

Interview met

VGS

Jan Knook
Coördinator personeels-en salarisadministratie

Wim Boogaard
Relatiebeheerder PSA

Case in het kort

Onderwijsbureau VGS uit Ridderkerk is een van de eerste organisaties in Nederland die werkt met Robotics as service van Visma | Raet. Jan Knook, coördinator personeels-en salarisadministratie en Wim Boogaard, relatiebeheerder bij VGS vertellen hoe de robots kansen bieden voor meer en beter advies aan hun klanten.

Producten in deze case

Robotics as a Service

Informatie over VGS

De Vereniging voor Gereformeerd Schoolonderwijs (VGS) zet zich on voor de bloei van het christelijk-reformatisch onderwijs. Het onderwijsbureau adviseert ongeveer 140 scholen over financiën, personeel, organisatie en juridische kwesties. Ook verzorgt VGS de administratieve dienstverlening waaronder de HR en Personeelsadministratie.

Robotisering – het proces waarbij werkzaamheden worden overgenomen door robots – vindt op grote schaal plaats. Ook HR zet steeds vaker een robot in. Het gaat dan niet om een mechanische robot zoals we die kennen uit de auto-industrie maar om software voor het automatiseren van administratieve handelingen.

Onderwijsbureau VGS uit Ridderkerk is een van de eerste organisaties in Nederland die met Robotics as service van Visma | Raet aan de slag is gegaan. Jan Knook, coördinator personeels-en salarisadministratie en Wim Boogaard, relatiebeheerder PSA bij VGS vertellen een jaar later hoe ze tegen Robotics as a service aankijken en welke kansen de robots bieden voor meer en beter advies aan hun klanten.

Neemt de robot het werk over?

Toen jullie met Visma | Raet in gesprek gingen over Robotics, wat voor beeld hadden jullie bij dit onderwerp? Vonden jullie het spannend of misschien bedreigend omdat de robot werk van mensen overneemt? Wim: Het was nieuw voor ons, maar als een bedreiging hebben we het nooit gezien. De laatste jaren is ook veel informatie beschikbaar gekomen over robotics als de volgende stap in automatisering. Mijn collega Jan Knook stelde vijf jaar geleden al dat de robot onderdelen van ons werk binnen tien jaar overneemt. Natuurlijk was het in het begin even een spannende gedachte, een robot die HR-werkzaamheden uitvoert, maar we zagen bij VGS als snel mogelijkheden voor innovatie en efficiëntie. Ook onze vaste en vertrouwde consultant bij Visma | Raet heeft ons goed meegenomen in de mogelijkheden van Robotica, dat verhoogde de acceptatie bij ons enorm.

Welke processen hadden jullie voor ogen om als eerste met een robot op te pakken? Jan: We hebben meerdere processen met veel repeterende werkzaamheden. Dat soort werk is natuurlijk een uitgelezen kans voor de robot. We wilden wel eerst zekerheid dat de robot inderdaad precies zou doen wat we hem vragen. We hebben daarom een afgebakend en redelijk eenvoudig proces uitgezocht om ervaring met robotisering op te bouwen. Dat proces is uiteindelijk het cafetariamodel geworden. Dat was een proces met een duidelijke kop en staart en een piekmoment aan het eind van het jaar zodat we na de implementatie in september direct konden testen.

Welke werkzaamheden hebben jullie in dit proces door de robot laten doen? Wim: In het cafetariamodel kennen we een reiskostenregeling en de vakbondscontributie. We hebben ervoor gekozen deze processen door de robot te laten verwerken. Vanuit de scholen krijgen we via Self Service in Youforce de keuzes binnen van de medewerkers. Wij handelen dit af in Self Service en zetten in het personeelsdossier een mutatie-pdf klaar. De robot pakt vervolgens de mutatie op en verwerkt deze in HR Core. Eenmaal in HR Core wordt het op dezelfde manier meegenomen als andere mutaties in de salarisverwerking van de betreffende maand. Op jaarbasis verwerkt de robot voor deze beide processen ongeveer 2.600 mutaties.

En hoe heeft de robot van Visma | Raet het gedaan? Jan: De robot heeft het fantastisch gedaan. We hebben nog wat aanpassingen doorgevoerd nadat we live waren. Dat is het mooie aan robotica: je kunt een robot precies leren hoe een proces stap voor stap uitgevoerd moet worden. We hebben geleerd met de robot te werken en vertrouwen opgebouwd om een nieuw proces op te pakken. Dat nieuwe proces is uiteindelijk de nieuwe aanstelling geworden, voor de tijdelijke uitbreidingen. Een proces met veel meer stappen dat bovendien het hele jaar loopt. Als dat ook werkt, zeiden we tegen onszelf, maken we pas echt meters met robotisering.

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.

Hoe liep dit proces eerst?

Kun je meer vertellen over de nieuwe aanstelling en de toepassing van robotics? Hoe liep dit proces eerst en welke stappen doet de robot nu voor jullie? Wim: Voor het proces van nieuwe aanstellingen kun je uitstekend een robot inzetten. We hebben heel gedetailleerd beschreven waarnaar de robot moet kijken om het formulier voor de nieuwe aanstelling veld voor veld af te werken. De robot neemt nu controles over die wij eerst zelf deden zoals vaststellen welke verzekeringscode van toepassing is, het toevoegen van een kostendrager en de controle op de omvang van de werktijdfactor. Al die controles hebben we ingebouwd en voert de robot nu uit. En als er iets wijzigt zoals recentelijk de nieuwe aanstellingsgrond ‘afwezig in verband met corona’ dan geven wij aan dat hier een bepaalde kostendrager bij hoort. De specialisten bij Visma | Raet programmeren vervolgens de robot om dit te leren.

Jan vult aan: We hebben ervoor gekozen alleen tijdelijke uitbreidingen door de robot te laten verwerken, omdat we bij een hoofdaanstelling een nieuwe arbeidsovereenkomst moeten opstellen en dat doen we voorlopig liever zelf. Maar als je kijkt naar alle mutaties ‘Nieuwe aanstelling’ durf ik wel te stellen dat het zeven van de tien keer juist gaat om een tijdelijke uitbreiding.

Wim: Dat kan goed kloppen, ik heb vanochtend nog gekeken wat gisteren is verwerkt en 60 van de 80 mutatie heeft de robot opgepakt. Kijken we iets verder terug dan heeft de robot in twee maanden tijd 1.000 mutaties onder handen gehad en daarvan 63% opgepakt. Dat proces loopt echt als een tierelier. Als je het op maandbasis bij elkaar op telt dan levert het ons effectief zeker vijf uur tijdwinst op. En dan heb je het maar over een gerobotiseerd proces. Ik merk wel dat we op de afdeling soms nog mutaties oppakken die de robot ‘s avonds moet verwerken. Ik zeg altijd: ‘laat de mutaties staan tot de volgende dag en kijk wat er dan over is’, maar dat is voor sommige medewerkers nog even wennen.

"De robot levert ons effectief maandelijks zeker 5 uur tijdwinst op. En dan heb je het maar over 1 gerobotiseerd proces."

Wim: We zijn gestart met een informatiesessie waarin Visma | Raet een toelichting gaf op wat Robotics as a service inhoudt en wat VGS ermee zou kunnen. Vervolgens heeft Visma | Raet eerst het proces ingericht in Self Service en ons daar doorheen geloodst. Als laatste is de robot ingericht. De begeleiding was prettig en persoonlijk. Bij de inrichting van het cafetariamodel waren we een van de eerste klanten met robotics en zag je af en toe dat ook Visma | Raet nog lerende was hoe je een robot processen laat uitvoeren. Maar bij het proces van de nieuwe aanstelling zag je dat Visma | Raet ervaring met de verschillende robots had opgebouwd. We zijn bij de nieuwe aanstelling echt aan de hand meegenomen en elke keer als iets nieuws was gebouwd in de robot hebben we een controlemoment gehad. Ik heb het proces uitstekend kunnen volgen en duidelijk inzicht gekregen in de werking van de robot. Half september kregen we nog een finale sessie met de specialisten van Visma die de robot hebben ingericht. Die afronding gaf een gevoel van ‘yes’ we gaan de robot live inzetten!

Tot nu toe gaat alles goed

Het lijkt me wel raar om een proces dat je jarenlang zelf hebt gedaan in de handen van een robot te leggen. Doet de robot het altijd goed of voer je nog regelmatig controles uit? Wim: Tot nu toe gaat alles goed. Mutaties die uitvallen, moeten ook conform het proces uitvallen omdat ze niet door de controle komen. We hebben er inmiddels zoveel vertrouwen in dat we alweer nadenken over het volgende proces om te robotiseren.

Het koppelen van de afwezige

Jan reageert lachend: En als we menselijke handelingen in een proces kunnen vervangen, moeten we dat niet nalaten. Ik heb nu een beschrijving gemaakt voor de vervangingsaanstelling en die komt in veel stappen overeen met de nieuwe aanstelling. Het enige verschil is eigenlijk het koppelen van de afwezige en een aantal keuzes die we normaal gesproken met het hoofd maken. Dat maakt het proces voor de robot iets uitdagender, maar met alles wat ik tot nu toe heb gezien, ben ik overtuigd dat de robot dit ook kan.

Uitbreidingen pakt de robot op

Hoe werkt dat dan? Hoe weet de robot welke vervanger ingezet wordt? Wim: In de opgave door onze klant wordt de afwezige al doorgegeven. Eigenlijk werkt het daarna hetzelfde als het proces voor nieuwe aanstellingen. Uitbreidingen pakt de robot op en hoofdaanstellingen blijven voor ons staan, omdat we dan een arbeidsovereenkomst moeten opstellen. Als we dit proces en het proces van de nieuwe aanstelling live hebben, dan is echt een aanzienlijk deel van onze administratie gerobotiseerd.

Jullie hebben nu bijna een jaar ervaring met Robotics. Is inmiddels jullie beeldvorming veranderd? Jan: Dat beeld is wel veranderd. In het begin is ons heel duidelijk gemaakt dat die robot eigenlijk een dom apparaat is, maar wel heel goed leerbaar. Zolang je maar precies voorschrijft hoe een proces in elkaar steekt, kan de robot uitstekend werkzaamheden van een mens overnemen. Muteren is niet het leukste onderdeel van je werk, en eigenlijk wil je je als HR-professional bij een onderwijsbureau vooral richten op advies en klanten verder helpen. Dit doen we onder andere door ieder jaar bij de klant op locatie te komen om de mutaties te bespreken en te verwerken die betrekking hebben op het afronden van het oude en de start van het nieuwe schooljaar. Klanten waarderen dat enorm, maar verwachten ook dat we die rol als adviseur oppakken.

Bovendien werken veel onderwijsbureaus met dezelfde software en ondersteunen dezelfde processen. Wij onderscheiden ons dus met onze advisering. Doordat de robot eenvoudige mutaties overneemt, hebben onze medewerkers meer ruimte en tijd voor hun adviserende rol als relatiebeheerder Personeels- & Salarisadministratie.

Meer weten?

Wil je graag meer weten wat Visma | Raet voor jou kan betekenen?

Lees meer over Robotics as a Service

Klantverhaal:VGS robotisering