“Leidinggevenden pakken met Youforce Verzuim Management hun rol als casemanager.”
Zorggroep Drenthe voert verzuimmanagement uit volgens het ‘eigen regie model’. Dit model vraagt om een actieve rol van leidinggevenden in het verzuimproces. De zorginstelling zet Youforce Verzuim Management in om leidinggevenden optimaal te faciliteren bij hun rol als casemanager.
Verzuim Management
Zorggroep Drenthe verleent intra- en extramurale zorg, voornamelijk gericht op ouderen. De instelling heeft 6 verpleek- en verzorgingshuizen, maar biedt ook thuiszorg aan. Cliënten kunnen naast goede, kwalitatieve zorg rekenen op een mooie en veilige woonomgeving, goede maaltijden en zinvolle activiteiten. Bij de instelling in Drenthe werken circa 1.300 medewerkers in loondienst en ruim 500 vrijwilligers.
Zorggroep Drenthe heeft een aantal jaar geleden gekozen voor het ‘eigen regie model’ voor verzuimmanagement. De zorginstelling werkt niet met een arbodienst maar neemt zelf het voortouw in de verzuimbegeleiding. Irene Vinke, hoofd P&O bij Zorggroep Drenthe: “Om het verzuim in eigen beheer goed te kunnen uitvoeren, moet je de communicatielijnen met alle betrokkenen in het verzuimproces korthouden. Leidinggevenden hebben bij ons een grote verantwoordelijkheid in de verzuimaanpak. Ze vinden het belangrijk om de controle te houden over hun zieke medewerkers en de geplande interventies. De software van Visma | Raet helpt hierbij aanzienlijk.”
Danielle Kramer is verzuimcoördinator en P&O-adviseur bij Zorggroep Drenthe. Ze was in 2014 de projectleider voor de implementatie van de Visma | Raet-module binnen de organisatie. “Wij hadden ons verzuimproces altijd al goed georganiseerd. De P&O-afdeling verzorgde iedere week netjes allerlei overzichten en signaleringslijsten die verspreid werden over de verschillende locaties. Dit proces liep best goed, maar was niet altijd efficiënt. We moesten veel printen en er was veel mail- en telefoonverkeer tussen alle betrokkenen. Daarnaast hadden leidinggevenden niet rechtstreeks toegang tot alle informatie die ze nodig hebben om hun rol als casemanager adequaat in te vullen. Dat was de belangrijkste reden voor de invoering van Youforce Verzuim Management.”
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe artikelen en updates van Visma | Raet.
Als zorgmanager bij Zorggroep Drenthe stuurt Fokelina Zoelman meerdere teams aan. Ze is erg tevreden over de ondersteuning van Youforce Verzuim Management: “Ik vind het belangrijk om grip te houden op het ziekteverzuim van de afdelingen waar ik verantwoordelijk voor ben. Bij de oude werkwijze miste ik wel eens het overzicht wie er ziek was en welke acties uitgevoerd moesten worden vanuit de Wet Verbetering Poortwachter. Als een zieke medewerker langer dan zes weken ziek is, wordt er een probleemanalyse gemaakt en kom ik in beeld. Met Youforce Verzuim Management heb ik alle benodigde informatie binnen handbereik en weet ik precies wat de teamleiders hebben gedaan in de eerste weken van de ziekteperiode. Dat zorgt voor rust en controle.”
Kramer vertelt dat vóór de invoering van de e-HRM module een intensieve scholing verzorgd is voor het lijnmanagement over de omgang met ziekteverzuim: “Regie geven aan managers is een leerproces. We merkten dat leidinggevenden niet voldoende kennis hadden van de wet- en regelgeving rondom ziekte. Daarom hebben we alle leidinggevenden getraind.”
Vinke geeft aan dat de implementatie in een paar maanden is gedaan: “We hebben goede ondersteuning gehad van de consultant van Visma | Raet. Die heeft de casemanagers getraind. De teamleiders hebben we zelf opgeleid. Het is heel belangrijk dat je mensen proactief en met veel enthousiasme begeleidt. Ga bijvoorbeeld naast een teamleider of zorgmanager zitten om de mogelijkheden van het systeem te verkennen, dat werkt goed. Daarnaast hebben we Fokelina als zorgmanager en eindgebruiker betrokken in de projectgroep. Zij heeft een heel belangrijke rol gespeeld als ambassadeur naar de andere managementleden.”
De verschillende eindgebruikers van Youforce Verzuim Management worden goed ondersteund, van teamleiders tot aan de bedrijfsarts. Vinke: “De teamleiders registreren de ziekmelding. Zij zien gelijk op de werknemerskaart in de module of een medewerker zich bijvoorbeeld al drie keer in een korte periode heeft ziek gemeld. Dat kan dan een reden zijn om met elkaar in gesprek te gaan of om een bedrijfsarts in te schakelen.”
Kramer vindt het handig dat de HR-software ook voorziet in allerlei standaard formulieren en documenten die nodig zijn voor de Wet Verbetering Poortwachter: “De eerste zes weken onderhoud ik alle ziektecases. Daarna gaan de cases over naar de P&O-adviseurs die het plan van aanpak opstellen. De module Verzuim Management ondersteunt hierin. Alle benodigde formulieren staan voor hen klaar. Zij voeren samen ook alle gesprekken in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Ook de bedrijfsarts werkt met de applicatie. Op deze manier hebben wij onze re-integratiedossiers voor het UWV goed op orde. Alle interventies zijn digitaal te vinden in het systeem van Visma | Raet.”
Zoelman sluit af: “Het werken met Youforce Verzuim Management zorgt voor een flinke tijdsbesparing. Ik hoef niet meer te mailen of te bellen naar de P&O-afdeling; alle informatie staat in het systeem. Betrokkenen in het verzuimproces krijgen netjes hun acties toegewezen. Je kan die acties wel wegklikken, maar alles wordt gelogd en blijft in het systeem staan. De gekleurde bolletjes geven de status aan. Ik heb dus altijd overzicht welke taken uitgevoerd zijn. Vroeger kwamen de formulieren op papier binnen, werden vervolgens gescand of werd een geschreven gespreksverslag handmatig in het HR-systeem ingevoerd. Met Youforce heb ik als zorgmanager zelf de regie over het verzuim en voer ik mijn rol als integraal manager veel effectiever uit.”
Visma | Raet
Plotterweg 38
3821 BB Amersfoort
Nederland