Klantverhaal:
's Heeren Loo

Rik werkt inmiddels drie jaar bij ‘s Heeren Loo en toen hij in dienst kwam was de zorginstelling net gestart met het bouwen van een integratieplatform. “Voor een grote organisatie als ‘s Heeren Loo met ontelbare gegevensstromen is een efficiënte integratie van systemen en data onmisbaar voor de dagelijkse operatie waar meer dan 13.500 cliënten van afhankelijk zijn”, vertelt Rik. “Dit platform moet je zien als een competentie om te kunnen integreren en gaat dus veel verder dan de aanschaf van tooling en software. We hebben geïnvesteerd in mensen én techniek, waaronder de API’s van Visma | Raet en inmiddels zijn we alweer een jaar in productie.”

“Vanuit het integratieplatform kijk ik naar verschillende processen in mijn domein en zorg ik dat data op een slimme manier van applicatie A naar applicatie B gaat. Vroeger trokken we dan lijntjes en zo ontstond een heel spinnenweb van integraties dat steeds moeilijker te beheersen werd. Vandaag de dag brengen we deze datastromen tot stand met behulp van API’s, bijvoorbeeld voor medewerker-communicatie uit HR Core. Elke keer als een nieuwe medewerker of dienstverband is aangemaakt, haalt ons integratieplatform deze mutaties op en verspreidt ze naar de geabonneerde afnemende systemen waarvoor deze mutaties relevant zijn. Wij kunnen dan per applicatie de informatie zo vormgeven dat die rechtstreeks wordt ingelezen in bijvoorbeeld ons ticketsysteem of vastgoedsysteem.”

Ontkoppelbaar IT-landschap

‘s Heeren Loo is met ca. 16.000 medewerkers één van de grootste zorginstellingen van Nederland in de gehandicaptenzorg en werkt met een fors aantal applicaties. De ontwikkelingen in ICT gaan razendsnel en Rik Nijman en zijn team willen hier snel op in kunnen spelen. “Een groot voordeel van het integratieplatform is dat we hier eenvoudig applicaties aan kunnen toevoegen of verwijderen zonder dat we hiervoor een leverancier nodig hebben om die data te ontsluiten. Dankzij de API’s van onder meer Visma | Raet maken wij ons IT-landschap ontkoppelbaar en werken we altijd met de best beschikbare oplossingen. Die flexibiliteit is voor ons enorm belangrijk."

"Daarnaast kunnen we met de inzet van API’s data hergebruiken. We voeren gegevens eenmalig in via HR Core waarna het zonder tussenkomst van menselijke handelingen wordt overgezet naar de aangesloten applicaties. Nog niet zo lang terug werkten we voor dit soort integraties met rapportages. Dan rolde een excelletje uit het systeem dat we per applicatie moesten bewerken zodat overal bestandjes ontstonden. Dit proces was erg arbeidsintensief en ook nog eens heel onveilig dus daar wilden we van af. Met het integratieplatform zijn onze datastromen nu goed beveiligd en leveren we de gegevens altijd in de juiste vorm, op het juiste moment en op de juiste locatie aan.”

"Dankzij de API’s van onder meer Visma | Raet maken wij ons IT-landschap ontkoppelbaar en werken we altijd met de best beschikbare oplossingen. Die flexibiliteit is voor ons enorm belangrijk."

Safety first

Een ander belangrijk aspect van het integratieplatform is een veilige data-uitwisseling. “Zeker als het om medewerker- en cliëntgegevens gaat wil je elk risico vermijden dat je met chocoladeletters in de krant staat omdat je data op straat ligt”, zegt Rik. “Via onze API’s bepalen wij wie toegang heeft tot welke data. En dat dichten wij af op diverse technische manieren. Het integratieplatform fungeert als controlepunt, waarin wij beslissen welke applicaties toegang krijgen tot specifieke data en daarover willen wij volledig in controle zijn. Maar wij krijgen ook data aangeleverd van leveranciers en die gegevensoverdracht moet ook waterdicht zijn. De samenwerking hierin met Visma | Raet verloopt als vanzelfsprekend en onze data is altijd in vertrouwde handen.”

Recruitment API

“We zijn drie jaar geleden begonnen met het opbouwen van de integratie competentie en het integratieplatform", vervolgt Rik. “We zijn gestart met medewerkerinformatie omdat dit een redelijk afgebakend informatieobject is dat er eigenlijk altijd hetzelfde uitziet. Het bevat meestal personeelsgegevens, een e-mailadres, het dienstverband, een leidinggevende enzovoorts. Een flink aantal andere applicaties willen daar wel wat mee dus het lag voor de hand om dit als eerste op te pakken. Inmiddels zetten we meerdere API’s van Visma | Raet in, waaronder de IAM API en de learning API en zijn we aan het ontdekken wat de Sivi API en File API voor ons kunnen betekenen."

"Verder werken we sinds kort samen aan de ontwikkeling van een recruitment API waarmee we ons recruitment systeem willen integreren met ons HR systeem om zo veel handmatige acties te voorkomen. Voor ons recruitmentproces werken wij met het recruitmentsysteem Ubeeo. In dit systeem ontvangen we onze sollicitanten en bieden we eventueel een dienstverband en contract aan. Met de recruitment API willen we alle handmatige stappen tussen recruitment en de personeelsregistratie in HR Core automatiseren. In het huidige proces moet onze personeelsadministratie alle dossiers van nieuwe medewerkers downloaden, controleren en overtypen. Dat willen we met de recruitment API automatiseren. Met 3.000 nieuwe medewerkers per jaar kun je je voorstellen hoeveel handmatig werk je zo kan besparen."

"Met de recruitment API willen we alle handmatige stappen tussen recruitment en de personeelsregistratie in HR Core automatiseren. Met 3.000 nieuwe medewerkers per jaar kun je je voorstellen hoeveel handmatig werk je zo kan besparen.

Partnership

“De recruitment API bespaart ons dus heel veel tijd, maar wij zijn ook nauw betrokken bij de ontwikkeling”, zegt Rik trots. “Wij zijn al heel vroeg in het proces in gesprek gegaan met het integratieteam van Visma | Raet en hebben verteld hoe ons recruitmentproces eruit ziet en hoe wij de data van Ubeeo naar HR Core willen overbrengen. We hebben dus samen gekeken hoe we die recruitment API kunnen ontwerpen zodat die goed voor ons werkt maar ook voor andere klanten. Vervolgens zijn de ontwikkelaars van Visma | Raet en Ubeeo bij elkaar gekomen om te kijken hoe je die applicaties nou het best op elkaar aansluit. Op dat moment voel je je geen klant meer maar ben je een partner in de totstandkoming van deze API en dat vind ik top. We hebben echt gewerkt vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid om met elkaar die HR-processen en de data-overdracht achter de hekken krijgen.”

"We hebben dus samen gekeken hoe we die recruitment API kunnen ontwerpen zodat die goed voor ons werkt maar ook voor andere klanten. Op dat moment voel je je geen klant meer maar ben je een partner in de totstandkoming van deze API en dat vind ik top."

Waar het allemaal om draait

Met de investering in het integratieplatform en de implementatie van API's van Visma | Raet heeft ‘s Heeren Loo een belangrijke stap gezet richting een veilige, efficiënte en flexibele IT-omgeving. “Het integratieplatform helpt om overtypen te voorkomen en werk te automatiseren zodat onze medewerkers meer tijd overhouden voor leuk en zinvol werk”, geeft Rik aan. “Het vinden van nieuwe mensen is al ingewikkeld genoeg en dan wil je ze niet onnodig opzadelen met saai en repetitief werk. Dankzij het integratieplatform en onze API’s kunnen wij de dienstverlening verbeteren en nog meer focussen op onze kernmissie: het bieden van de beste zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking, het bieden van mooi werk aan onze medewerkers en bijdragen aan een duurzaam gezonde organisatie.”