Phebe en Visma | Raet bundelen de krachten

Phebe. Lang niet voor iedereen een bekende naam, maar Phebe is een BV met negen zorginstellingen als aandeelhouders, waar Visma | Raet al sinds 2011 mee samenwerkt. Het doel van deze samenwerking is het creëren van volume om daarmee inkoopvoordeel te behalen bij Visma | Raet en het delen van kennis op het gebied van HR, de salarisadministratie en functioneel beheer. Wij gaan in gesprek met Erik Blakborn, directeur van Phebe en vragen hem onder meer hoe Phebe is ontstaan, wat de voordelen zijn voor de aangesloten leden en hoe hij de toekomst ziet van Phebe en haar aandeelhouders.

“Phebe is opgericht in 2010 door vier ‘founding fathers’; GGZ Centraal, GGZ Noord Holland Noord, Lentis en Forensisch Psychiatrisch Centrum (FPC) Dr. S. van Mesdag", steekt Erik van wal. Eind 2014 treedt Verslavingszorg Noord Nederland toe, een jaar later Mediant, in 2019 Nij Smellinghe en Certe en in 2021 De Zorgcirkel en Wender. We zijn een BV en iedereen heeft een gelijk aantal aandelen en evenveel eigenaar- en zeggenschap. Het doel van Phebe is het inkopen van HR software en het delen van kennis over het gebruik van deze software.”

Erik Blakborn

Erik is, naast zijn onbezoldigde nevenfunctie als directeur van Phebe, werkzaam als manager Facilitaire Dienst bij Certe, een organisatie voor integrale medische diagnostiek in Noord Nederland. “De vorige directeur van Phebe was werkzaam voor Verslavingszorg Noord Nederland”, vertelt Erik. “Bij zijn vertrek kwam de vraag aan de aandeelhouders wie een directeur kon leveren. Ik voerde op dat moment al vanuit Certe de onderhandelingen met Visma | Raet en was daardoor bekend met Phebe. Toen de bestuurder van Certe mij vroeg of ik deze rol wilde vervullen, heb ik daar niet lang over nagedacht en ben ik per 1 mei 2020 directeur geworden.”

Krachten bundelen

De leden van Phebe zijn allemaal klant van Visma | Raet. Onder het mom van ‘samen sta je sterker’ hebben de zorginstellingen hun krachten gebundeld om meer slagkracht te ontwikkelen aan de onderhandeltafel met de softwareleverancier uit Amersfoort. “In de gesprekken met Visma | Raet willen we een partij van formaat zijn en de aandacht krijgen die wij als Phebe verdienen”, vervolgt Erik. “ Eén van de laatste toetreders was Wender uit Leeuwarden. Via de voormalige bestuurder van Certe, die daar in de Raad van Toezicht zat, ben ik met ze in gesprek gegaan over toetreding tot Phebe. Nu ze onderdeel zijn van Phebe merken ze dat de lijntjes naar Visma | Raet wat korter zijn en profiteren ze van de kennis die binnen het samenwerkingsverband van de zorgorganisaties aanwezig is. Ook de rol van de Customer Success Manager speelt daarin een belangrijke rol. Die is toegewijd aan onze deelnemers en makkelijk te bereiken. Binnen Phebe ervaren we echt dat onze belangen behartigd worden.”

Kennisoverdracht

Naast de sterke onderhandelpositie en het verzekeren van de juiste aandacht van Visma | Raet, willen de leden van Phebe ook profiteren van de kennis die ze gezamenlijk in huis hebben. “Op verschillende niveaus binnen de organisatie vinden meerdere keren per jaar overleggen plaats”, zegt Erik. “We hebben overleggen op het niveau van de salarisadministratie, functioneel beheer, HR management en directie. Bij de meeste van deze overleggen is Visma | Raet ook aanwezig. Niet alleen om ons aan te horen maar ook om zelf ervaringen te delen, bijvoorbeeld van wat er speelt bij klanten die niet bij Phebe zijn aangesloten. En we hebben één keer per jaar een themadag op locatie bij Visma | Raet. Dan kijken we terug op vorig jaar en vooruit naar nieuwe ontwikkelingen. Dat kan zijn binnen Visma | Raet, op het gebied van wet- en regelgeving of bredere thema’s die spelen in HR. Afgelopen jaar hebben we het proces van werving, onboarding, doorstroming en offboarding en wat Visma | Raet daarvoor aanbiedt besproken, het jaar daarvoor vooral wet- en regelgeving. Dat is super interessant. Dan zie je ook mensen kijken van ‘oh, zit dat er ook in’ en ‘oh werkt dat zo’.”

Keurslijf

Alle leden van Phebe werken met de software van Visma | Raet. Maar dat wil niet zeggen dat iedereen met dezelfde oplossingen werkt of hetzelfde kennisniveau van de software heeft. “De leden van Phebe hebben elk hun eigen HR-strategie en daar passen niet voor iedereen dezelfde oplossingen bij. Het is ook niet onze doelstelling om alle leden in een keurslijf te stoppen voor het gebruik van de software. Wel willen we dat iedereen ongeveer hetzelfde kennisniveau heeft, zodat we van elkaar kunnen leren. We besteden daarom veel aandacht aan kennisdeling binnen Phebe. Ook voor nieuwe leden is dat een belangrijke voorwaarde. Niet alleen vragen we om een stukje volume om bij te dragen aan onze onderhandelingskracht, maar ook zoeken wij organisaties die een bijdrage kunnen leveren in kennisoverdracht.”

Ambitieplan

“In 2020 hebben we onderhandeld over herziening van de tarieven, de modules die Visma | Raet biedt, en een plan van aanpak om hier optimaal gebruik van te maken. Dat waren best pittige gesprekken, waar we regelmatig als klant en leverancier tegenover elkaar aan tafel zaten. We zijn in de periode na de onderhandelingen tot een gezamenlijk ambitieplan gekomen, waarbij per instelling een schouw gedaan is van de gebruikte modules en de mogelijkheden van overige modules, die ook onderdeel zijn van de overeenkomst. In de totstandkoming van dit plan en de ondersteuning die Visma | Raet hiervoor heeft geboden, zie ik echt dat we de weg naar een partnership zijn ingeslagen. We voelen ons gehoord en merken dat onze belangen behartigd worden. Op verschillende niveaus; Service Desk, Customer Success en directie vinden gesprekken met Visma | Raet plaats die tot iets leiden. We hebben dit duidelijk ervaren toen Youforce vorig jaar met performance issues kampte. We hebben toen een blik mogen werpen onder de motorkap en een inkijkje wat er allemaal speelde. Dat wordt gewaardeerd, er is nu duidelijk meer openheid dan vroeger.”

Toekomst

De komende jaren wil Phebe gestaag doorgroeien en het partnership met Visma | Raet verder intensiveren. “ Zo willen we bijvoorbeeld nauwer samenwerken aan de ontwikkeling van nieuwe features en producten” geeft Erik aan. “De productontwikkeling was eerder voor ons wel eens een black box. Nu worden we al in een vroeg stadium geïnformeerd over de roadmap en de komende jaren gaan we ook actief meedenken- en praten over wat wij graag in de software terug willen zien. Daarnaast staan we nog steeds open voor nieuwe leden. We willen doorgroeien naar 15 aangesloten organisaties. Al met al kijk ik er naar uit om met onze (nieuwe) leden en Visma | Raet nog beter te profiteren van elkaars kennis en kunde en samen te werken aan nieuwe tools om de HR-uitdagingen van vandaag en morgen succesvol tegemoet te treden.”