Synergia & Visma
Helpen het onderwijs verder
Visma | Raet concentreert zich op de Nederlandse markt en werkt aan een versie van Visma.net HRM & Payroll speciaal voor het onderwijs. Vanaf 1 januari 2021 maken de eerste scholen gebruik van dit nieuwe HR cloud platform. De ontwikkeling gebeurt in nauwe samenwerking met Synergia, een samenwerkingsverband van administratiekantoren en onderwijsbureaus die het onderwijs bedienen met dienstverlening voor de bedrijfsvoering. “We bedenken samen slimme dingen.”
Visma | Raet is sinds twee jaar onderdeel van het Noorse Visma, een grote speler op de Europese markt, met software die zich kenmerkt door een hoge mate van automatisering. “Daarmee maken we het verschil”, zegt Bas de Pierre, directeur Onderwijs bij Visma | Raet. “Door tijd te besparen op het secundaire proces dragen we ons steentje bij aan het verminderen van de administratieve last. Schooldirecteuren en leraren hebben dan meer tijd voor hun kerntaak: goed onderwijs. Elke minuut die je met slimme software bespaart in je bedrijfsvoering, kan je besteden aan het onderwijs.”
Intensieve en langdurige samenwerking
Synergia werkt al vijftien jaar intensief samen met Visma | Raet, met de ontwikkeling van een HR en Payroll-oplossing in de cloud als de nieuwste, en omvangrijke, blikvanger. Een complete en toekomstbestendige oplossing gebaseerd op de nieuwste technologie (.NET) met allerlei functionaliteiten, zoals in-, door- en uitstroom, verzuim, verlof, formatie, bezetting, een app, self service met workflows, wizards, event driven signalering en uiteraard de payroll. Bij Synergia zijn vijf kantoren aangesloten: CABO, Groenendijk Onderwijsadministratie, Onderwijsbureau Meppel (ObM), OOG onderwijs en jeugd en Onderwijsbureau Twente (ObT).
Persoonlijk contact
Manfred Besselink is bestuursvoorzitter bij CABO, een coöperatie en een specialist in administratie en advies voor het primair en voortgezet onderwijs. “Een coöperatie betekent samen slimme dingen doen, het beste uit de systemen halen en goed advies geven aan de leden aan de hand van de cijfers, de data”, licht hij toe. “Het persoonlijk contact met de schoolbesturen is daarbij heel belangrijk. Door automatisering van processen spelen we tijd vrij voor meer persoonlijk klantcontact over de data.”
Hij ziet een duidelijke verschuiving van administratie naar advies. “Voor cijfers op een rij zetten krijg je geen applaus meer. Je moet klanten adviseren en duiding bij de cijfers geven, door analyse en prognose.”
Steeds meer in de cloud
Cloud software faciliteert dus de ruimte voor persoonlijk contact en die adviesfunctie, door de 24/7 beschikbaarheid en de vele functionaliteiten. Jan Ouwenbroek, directeur van Groenendijk Onderwijsadministratie, onderschrijft dat. “De cloud zorgt voor laagdrempelige toegankelijkheid voor medewerkers en leidinggevenden. We kunnen nu met de workflows in Visma.net HRM & Payroll onze klanten zoveel meer maatwerk en flexibiliteit bieden. Hierdoor kunnen we met hen veel meer in gesprek over HR-processen en managementinformatie in plaats van alleen de administratie uitvoeren. Het is een pakket dat onze dienstverlening enorm innoveert.”
Een zekere integraliteit is er al bij Groenendijk Onderwijsadministratie, maar het huidige ‘aan elkaar knopen’ kost nog veel tijd en is foutgevoelig. “Dat wordt nu met de overgang naar de volledige cloud software van Visma.net HRM & Payroll steeds makkelijker en beter.”
Open systeem
Daarnaast is hij blij met de integratie tussen Visma.net HRM & Payroll en applicaties zoals de vervangingsplanners Invalpool en VABO maar ook met begrotingstools als Capisci en Cogix. “De api’s in Visma.net HRM & Payroll bieden tal van mogelijkheden om veilig te integreren. Dat zorgt voor zoveel gemak en efficiëntie.”
Ook Frank Weusthof, afdelingshoofd PZ & O van Onderwijsbureau Twente kijkt uit naar ‘het open systeem’. “Data integratie via api zorgt er onder meer voor dat er geen dubbele invoer is van mutaties voor de vervangingsadministratie waarbij het jaarlijks al gauw om honderd duizend mutaties gaat.”
Wat betreft de nieuwe functionaliteiten wordt hij extra enthousiast van de realtime salarisberekening. “Zodra een mutatie is verwerkt, kan je direct zien in de payroll wat de nieuwe strook is. Je kijkt dus altijd naar de actuele situatie.”
Apps en selfservice
Directievoorzitter Paul Janssen en directielid Geert Boltjes van Onderwijsbureau Meppel verzorgen met hun coöperatie een breed palet aan onderwijsdiensten voor besturen. Sinds 2008 werken ze met Visma | Raet in de cloud. “Tegenwoordig worden al onze diensten in de cloud aangeboden. Wij hebben dus ook geen mensen rondlopen voor het technisch beheer, die updates doen en servers in de lucht moeten houden”, zegt Boltjes.
Het gebruik van integrale oplossingen in de cloud, zoals apps, zal alleen maar toenemen, weten Boltjes en Janssen zeker. Uit eigen onderzoek van ObM werd hen wel een verschil duidelijk tussen de medewerkers van schoolbesturen en de directeuren en bestuurders. Waar medewerkers meerdere apps voor HR-processen prima vinden, blijken directeuren en bestuurders vooral een voorkeur te hebben voor één app met meerdere, op maat ingerichte en geautomatiseerde processen. “Het administratieve handwerk gaat er grotendeels uit. De focus komt steeds meer te liggen op het primaire proces en op de beleidsvoering. Met de cloud software van Visma | Raet kunnen wij dit prima ondersteunen”, aldus Janssen.
Integrale dienstverlening
Het Amsterdamse OOG onderwijs en jeugd adviseert en ondersteunt schoolbesturen, samenwerkingsverbanden passend onderwijs, integrale kindcentra en lokale overheden. “Cloud software is heel belangrijk vanuit onze integrale dienstverlening”, vertelt Dana Sarlui, hoofd van het administratiekantoor. “Het past erg bij deze tijd. Ook met de aangescherpte AVG is het niet logisch wanneer je als schoolbestuur zelf nog allerlei systemen gaat onderhouden.”
Werken in de cloud is ook belangrijk omdat OOG te maken heeft met diverse werkgevers, elk met een eigen omgeving en een eigen netwerk, vult Jan Onrust aan. Hij is MT-lid en houdt zich vooral bezig met het automatiseren en digitaliseren. “Je kan dus als administratiekantoor op werkgeversniveau in de cloud veel meer, bijvoorbeeld een bepaalde salarisrun voor een of meerdere werkgevers uitvoeren. Je kan daarnaast voor een werkgever een workflow specifiek maken en activeren voor een of meerdere werkgevers. Dat scheelt zoveel onderhoud van de workflows.”
Hygiënefactor
Sarlui noemt het pakket in de cloud ‘het bieden van een hygiënefactor die altijd goed op orde moet zijn’. “Cloud zorgt voor veiligheid, continuïteit, toegankelijkheid, schaalvoordelen en innovatie.”
Directeur Jaap Willem Kuit wijst daarbij op een praktisch voordeel. “We zijn niet het grootste administratiekantoor en hebben niet overal intern mensen voor. We hebben bewust gekozen voor partijen als Visma | Raet maar ook ProActive en Cogix. Dat zorgt voor een mooie verbinding met OOG.”
Automatiseringsspecialist Onrust is te spreken over de declaratiefunctionaliteit in Visma.net HRM & Payroll. “Met de Visma app kunnen eindgebruikers eenvoudig een declaratie indienen en kan accordering plaatsvinden. Maar de payroll van Visma voorziet ook in de mogelijkheid voor een tussentijdse declaratierun, waardoor de indiener niet hoeft te wachten op de salarisuitbetaling.”
Veel intelligentie
Frank Weusthof ziet nu al de mogelijkheden om de meest voorkomende processen via de Visma app aan te bieden, zoals reiskosten, ziek- en hersteld en onkosten. “En die verdwijnen op termijn uit MijnObT, zodat medewerkers en schooldirecteuren steeds verleid worden om die processen met de Visma app te doen. Zo nemen we ze stap voor stap mee naar het nieuwe Visma.”
De nieuwe omgeving is het product van samenwerking, benadrukt hij. “In onze huidige formulieren zit veel intelligentie, met bijvoorbeeld allerlei condities. Die formulieren hebben we gedeeld met de ontwikkelaars van Visma | Raet zodat ze die intelligentie ook kunnen meenemen in de workflows van Visma.net HRM & Payroll. Zo werken we samen.”
Mooi eindproduct
Manfred Besselink herkent dit: “We bedenken samen slimme dingen. Vanaf het begin van de samenwerking vanuit Synergia met Visma | Raet hebben we veel tijd geïnvesteerd in de ontwikkeling van HR- en payroll software. En nu zien we dat bij de ontwikkeling van het nieuwe systeem weer. We hebben heel veel vertrouwen in een mooi eindproduct.”
Hij kijkt met CABO ook belangstellend naar de producten die Visma Nederland toevoegt aan haar portfolio. “Met ProActive werken we al jaren naar volle tevredenheid. Daarnaast volgen we de ontwikkelingen op integratiegebied tussen Visma.net Financials en Visma.net HRM & Payroll. Het kunnen zien van de fte’s in het financiële pakket, zou bijvoorbeeld erg interessant voor ons zijn. Daarnaast heeft Visma.net HRM & Payroll een koppeling met Capisci van Datapas. Dat is erg prettig.”
Krachtige combinatie
De gezamenlijke ontwikkeling van Visma.net HRM & Payroll typeert Jan Ouwenbroek als ‘iets moois’. “Een systeem dat ontwikkeld wordt in nauwe samenwerking en onze behoeften optimaal invult. Modern, innovatief, intuïtief voor medewerkers en leidinggevenden en een hoge mate van automatisering. We zijn er nog niet helemaal maar de basis staat en de weg die we al afgelegd hebben met elkaar is voortvarend aangepakt. Als we iets aangeven vanuit Synergia, doet Visma | Raet er ook iets mee. Er zit veel dynamiek in.”
Paul Janssen stipt de hoge kennisgraad van het bouwen van software aan bij Visma | Raet. “Bij Synergia zit heel veel kennis van het onderwijs en alles wat daar bij hoort. Die synergie, waar de naam Synergia vandaan komt, maakt dat we al een goed product hebben en dat het nieuwe product alleen maar beter wordt. Dat is een krachtige combinatie in de samenwerking. We hebben vanuit de kantoren echt invloed kunnen uitoefenen.”
Invloed op ontwikkeling
Die invloed benoemt Dana Sarlui ook. “Dat is fijn. We kennen de behoeften van onze klanten en vertalen die naar Visma | Raet en de software. Daar hebben uiteindelijk onze klanten weer profijt van.”
Frank Weusthof benadrukt dat zijn organisatie veel kennis heeft gebracht richting de specialisten van Visma. “We zien ook dat die kennis goed wordt opgepakt, dat is mooi om te zien.”
De eerste schoolbesturen worden door de administratiekantoren en onderwijsbureaus van Synergia per 1 januari 2021 overgezet op Visma.net HRM & Payroll. Dat wordt stapsgewijs uitgebreid tot in 2023 alle besturen gemigreerd zijn.
