Wet- en regelgeving rondom verschillende verlof soorten

Uit dit artikel haal je
Nederland kent veel soorten verlof met allemaal hun eigen wet- en regelgeving. Om meer duidelijkheid en inzicht te krijgen, hebben wij de informatie voor de vakantiedagen, zorg-, geboorte- en ouderschapsverlof gebundeld in dit artikel.

1. Vakantiedagen

Je medewerkers moeten voldoende de gelegenheid krijgen om ertussenuit te gaan. Door even los te komen van hun werk, kunnen zij hun batterij weer opladen. Dit kan een positieve uitwerking hebben op de werkstress die sommige medewerkers ervaren. In Nederland hebben we twee soorten vakantiedagen: de wettelijke en bovenwettelijke.

Wettelijke vakantiedagen
De aanspraak van medewerkers op een minimum aantal vakantiedagen is vastgelegd in het Burgerlijk wetboek (boek 7 artikel 634) en bedraagt tenminste viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Dit betekent dat op jaarbasis bij een volledige werkweek van 40 uur de aanspraak 160 uur (20 dagen) bedraagt.

De overheid stimuleert medewerkers, in hun eigen belang, tijdig vakantiedagen op te nemen. Daarom kunnen wettelijke vakantiedagen niet in loon worden omgezet of onbeperkt opgespaard worden. De wettelijke vakantiedagen vervallen dan ook een half jaar na het jaar van opbouw. Dit betekent dat de wettelijke vakantiedagen die medewerkers in 2020 hebben opgebouwd, maar niet hebben opgenomen op 1 juli 2021 komen te vervallen, tenzij de medewerker redelijkerwijs niet in staat is geweest om de vakantiedagen op te nemen door bijvoorbeeld ziekte. In dat geval is de verjaringstermijn vijf jaar. In de cao kan de werkgever hier in het voordeel van de medewerker van afwijken.

Bovenwettelijke vakantiedagen
Op grond van de cao, het personeelsreglement of de arbeidsovereenkomst kan een aanspraak op zogenaamde bovenwettelijke vakantiedagen bestaan. Voor deze dagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw. Dit betekent dat de bovenwettelijke vakantiedagen die opgebouwd zijn in 2020 op 1 januari 2026 komen te vervallen. Bovenwettelijke vakantiedagen mogen worden omgezet in loon of worden aangewend voor een persoonlijk budget, mits dit in de cao, het personeelsreglement of de arbeidsovereenkomst is vastgelegd en hier een schriftelijke overeenkomst aan ten grondslag ligt.

Vakantiedagen en ziekte
Zieke medewerkers bouwen op dezelfde wijze vakantie op als niet-zieke medewerkers. Bij langdurige ziekte is sprake van een volledige opbouw van wettelijke vakantiedagen. Bij schriftelijke overeenkomst of in de cao kan worden overeengekomen hoe de opbouw van de bovenwettelijke vakantiedagen bij ziekte is geregeld. Wanneer de zieke medewerker tijdens zijn ziekte vakantiedagen wil opnemen, heeft hij daarvoor de toestemming van zijn werkgever nodig. Het afboeken van vakantiedagen is alleen mogelijk met expliciete toestemming van de zieke medewerker of op grond van afspraken in de cao, het personeelsreglement of de arbeidsovereenkomst.

2. Zorgverlof

Als een naaste ernstig ziek is en veel verzorging nodig heeft, is het fijn voor een medewerker als hij afstand kan nemen van zijn werk. De Wet arbeid en zorg (WAZO) biedt hiervoor een mogelijkheid in de vorm van zorgverlof. De WAZO kent verschillende vormen van verlof. Van zorgverlof is niet direct sprake. Op de eerste ziektedag van een naaste kan een medewerker calamiteiten- of kort verzuimverlof opnemen als het een noodsituatie betreft. Wanneer de naaste zo ziek is dat er voor langere tijd zorg nodig is, komt zorgverlof om de hoek kijken. Een medewerker kan dan kortdurend of langdurend zorgverlof opnemen.

Let op! Zorgverlof is niet beperkt tot zorg voor gezinsleden, maar geldt voor meerdere relaties.

Kortdurend zorgverlof
Voor het opnemen van kortdurend zorgverlof gelden een aantal regels. Zo is het maximale kortdurend zorgverlof in een periode van twaalf maanden twee keer de wekelijkse arbeidsduur zoals die is afgesproken in de arbeidsovereenkomst. Werkt een medewerker 24 uur per week, dan mag hij in twaalf maanden maximaal 48 uur kortdurend zorgverlof opnemen. Hij hoeft het verlof niet in één keer op te nemen, maar mag ook meerdere keren aanspraak maken op deze verlofvorm.

Let op! Als een medewerker in een periode van twaalf maanden meerdere keren kortdurend zorgverlof opneemt, is het daarbij belangrijk om in de gaten te houden dat hij het maximale aantal uren niet overschrijdt.

Verplichtingen
In principe is de werkgever verplicht om, als de nood echt aan de man is, een medewerker dit verlof te laten opnemen. Het recht op kortdurend zorgverlof geldt alleen als de medewerker kan aantonen dat hij de enige is die op dat moment de zieke kan verzorgen. De werkgever mag echter bijvoorbeeld niet eisen dat zijn partner de zorg op zich neemt als die ook werkt. Kortdurend zorgverlof gaat daarnaast in op het moment dat de medewerker aan de werkgever meldt dat hij er gebruik van wil maken. In de regel wordt vervolgens in gezamenlijk overleg beslist op welke manier het kortdurend zorgverlof wordt ingevuld. De werkgever kan de medewerker op geen enkele manier verplichten om kortdurend zorgverlof voor een aaneengesloten periode op te nemen. In de praktijk gaat kortdurend zorgverlof vaak om een dag of zelfs maar enkele uurtjes per keer.

Let op! De werkgever mag de medewerker vragen om bewijs te leveren van de noodzaak van zijn kortdurend zorgverlof. Bijvoorbeeld een afspraakbevestiging van een arts.

Minimaal wettelijk loon
Medewerkers die gebruikmaken van kortdurend zorgverlof hebben tijdens deze periode recht op ten minste 70% van hun salaris, met 70% van het maximumdagloon als bovengrens en het wettelijk minimumloon als ondergrens. Werkgevers hebben de mogelijkheid om onkostenvergoedingen voor de opgenomen dagen in te trekken. Kortdurend zorgverlof heeft voor een medewerker dus financiële impact. Daarom kunnen werkgevers en medewerkers samen op zoek gaan naar een manier om de financiële tegenvallers zo veel mogelijk te beperken. Bijvoorbeeld door te kijken naar beperkt doorwerken om op die manier zo min mogelijk verlofdagen op te nemen. Of misschien is het mogelijk om thuis te werken als de verzorging geen dagtaak is.

 Let op! Tijdens het kortdurend zorgverlof loopt de opbouw van wettelijke vakantiedagen door.

Voor wie is zorgverlof bedoeld?
Elke medewerker mag kortdurend zorgverlof opnemen als hij de enige is die noodzakelijke zorg kan geven aan:

• de echtgenoot, de geregistreerde partner of de persoon met wie de medewerker ongehuwd samenwoont;
• een kind tot wie de medewerker als ouder in een familierechtelijke betrekking staat;
• een kind van de echtgenoot, de geregistreerde partner of de persoon met wie de medewerker ongehuwd samenwoont;
• een pleegkind dat op hetzelfde adres woont als de medewerker en dat hij als pleegouder verzorgt;
• een bloedverwant in de eerste of tweede graad;
• degene die, zonder dat er sprake is van een arbeidsrelatie, deel uitmaakt van de huishouding van de medewerker;
• degene met wie de medewerker anderszins een sociale relatie heeft, voor zover de te verlenen verzorging uit die relatie voortvloeit en redelijkerwijs door de medewerker moet worden verleend.

Langdurig zorgverlof
Als kortdurend zorgverlof ontoereikend is, kunnen medewerkers aanspraak maken op langdurig zorgverlof. Deze verlofvorm geeft medewerkers de mogelijkheid om onbetaald, dus zonder behoud van loon, verlof op te nemen voor het verzorgen van een (ernstig) zieke naaste die in het kader ‘Voor wie is zorgverlof bedoeld?’ genoemd wordt.

Lengte van het langdurig zorgverlof
Elk kalenderjaar hebben medewerkers recht op onbetaald langdurig zorgverlof voor zes maal de wekelijkse arbeidsduur. Zo maakt de WAZO het voor elke medewerker mogelijk om zes volle weken zorg te verlenen. Het verlof eindigt in principe als de verlofperiode van zes weken voorbij is of als het verlof niet meer nodig is. Werkgever en medewerker bespreken dan hoe de medewerker weer terugkeert naar zijn reguliere werkritme.

Invulling eigen keuze
Hoe de medewerker het langdurig zorgverlof invult, is zijn keuze. De ene medewerker kan er de voorkeur aan geven om zich zes weken achter elkaar volledig aan de verzorging te wijden. Een ander kiest er misschien eerder voor om 24 weken lang minder uren te werken. Uiteraard maken de werkgever en medewerker samen afspraken over de invulling van het langdurig zorgverlof.

Let op! De medewerker en werkgever dienen zich aan de eventuele afwijkende afspraken uit de cao te houden.

Het is niet gezegd dat langdurig zorgverlof altijd voldoende is. Soms duurt het verzorgen van een zieke naaste langer dan voorzien. Of treden er na verloop van tijd complicaties op waardoor opnieuw zorg nodig is. Heeft een naaste opnieuw zorg nodig, dan kunnen werkgevers best bereid zijn om de medewerker langer verlof te geven.

Werk combineren met mantelzorg
Mantelzorg is onbetaalde en vaak langdurige zorg voor zieke familieleden of vrienden. Het kan gaan om verzorging, maar ook om het doen van de wekelijkse boodschappen. Een op de vier medewerkers is mantelzorger. De overheid wil mantelzorg stimuleren en ziet graag dat mensen die zorg nodig hebben dat in hun eigen netwerk zoeken. Meer informatie over het worden van een mantelzorgvriendelijke organisatie vind je op werkenmantelzorg.nl.

Zorgverlof weigeren
Zorgverlof is een geclausuleerd recht. Dat betekent dat een organisatie deze vorm van verlof alleen mag weigeren als er sprake is van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Dat is het geval als de schade voor de organisatie enorm zou zijn. Het organisatiebelang moet het belang van de medewerker overstijgen.

Let op! In de praktijk komt dit bij kortdurend zorgverlof weinig voor. Medewerkers nemen kortdurend zorgverlof meestal versnipperd over het jaar op en dat trekt zelden een zware wissel op de organisatie.

Let op! Heb je als werkgever eenmaal zorgverlof toegezegd, dan is deze toezegging bindend. Je kan hier dan niet meer onderuit.

3. Ouderschapsverlof

Het ouderschapsverlof is een van de middelen voor mensen met kinderen om een betere balans tussen werk en privé mogelijk te maken. medewerkers die er gebruik van maken, nemen voor een gedeelte van hun arbeidsduur het verlof op. Nu nog onbetaald, maar cao’s kunnen daarvan afwijken. Per 2 augustus 2022 wordt ouderschapsverlof deels betaald voor iedereen, onafhankelijk van de (aanvullende-) cao afspraken.

Basisregels
Belangrijke basisregels omtrent het ouderschapsverlof zijn:

• een medewerker heeft recht op ouderschapsverlof voor zijn kind, adoptiekind, pleegkind, stiefkind en erkend kind;
• beide ouders hebben recht op het ouderschapsverlof;
• het ouderschapsverlof moet worden opgenomen voordat het kind acht jaar wordt. Op het moment dat het kind acht is, vervalt het resterende deel ouderschapsverlof;
• een medewerker heeft direct, dus vanaf datum indiensttreding, recht op ouderschapsverlof;
• een medewerker heeft recht op maximaal 26x het aantal werkuren per week aan ouderschapsverlof. Een voorbeeld: werkt een medewerker op basis van zijn arbeidsovereenkomst 32 uur per week, dan kan hij 26 x 32 = 832 uur ouderschapsverlof opnemen.

Ouderschapsverlof aanvragen
Een medewerker die ouderschapsverlof aanvraagt, moet dat minstens twee maanden voor de gewenste ingangsdatum doen, tenzij anders in de cao is vermeld. De aanvraag gebeurt schriftelijk. In zijn verzoek moet onder meer staan in welke periode hij het verlof wil opnemen, voor hoeveel uur per week en hoe hij de verlofuren wil spreiden.

De medewerker bepaalt
Er zit geen maximum aan de periode waarin de medewerker het ouderschapsverlof mag opnemen. Zo kan hij een jaar lang voor de helft van zijn arbeidsduur verlof opnemen en de andere helft blijven werken. Maar de medewerker kan ook vragen om het verlof te spreiden over een langere periode. Of om het verlof op te knippen in verschillende periodes. Hij kan zelfs het ouderschapsverlof in één keer (fulltime) opnemen. Hoe hij het ook invult, de totale maximale duur van het verlof blijft hetzelfde.

Weigeren mag niet
Een verzoek om ouderschapsverlof mag niet worden geweigerd. Wat wel kan, is de gewenste invulling van het verlof wijzigen. Uiteraard moet dit in overleg tussen werkgever en medewerker gebeuren. Wil de medewerker niet meewerken, dan heb je een zwaarwegend bedrijfsof dienstbelang nodig voor de wijziging. Je moet kunnen aantonen dat er onoverkomelijke problemen ontstaan als het verlof zó wordt opgenomen als de medewerker voorstelt. Dit kan tot vier weken voor de ingangsdatum van het verlof. Hoort de medewerker niets, dan mag hij ervan uitgaan dat hij het ouderschapsverlof kan opnemen zoals hij dat gepland heeft.

Opbouw verlofdagen
In principe bouwt een medewerker over onbetaald ouderschapsverlof geen vakantiedagen op. Maar in de cao of het personeelsreglement kunnen afwijkende afspraken zijn gemaakt.

Compensatie bij feestdagen
Net als parttimers kunnen medewerkers met ouderschapsverlof buiten de verlofcompensatie vallen als een feestdag op hun ouderschapsverlofdag valt. Tenzij er afwijkende afspraken in de cao of het personeelsreglement staan, hebben ze geen recht op compensatie.

Doorbetalen tijdens ziekte
Is de medewerker ziek? Dan hoef je in principe geen loon door te betalen over zijn ouderschapsverlofuren. De medewerker behoudt wel zijn recht op loon voor de reguliere arbeidsuren.

Let op! Misschien is er in de cao of arbeidsovereenkomst opgenomen dat ziektedagen tijdens het ouderschapsverlof (gedeeltelijk) wel worden doorbetaald. In dat geval ontvangt de medewerker wel loon.

Intrekken en opschorten
De medewerker kan door onvoorziene omstandigheden ervoor kiezen om zijn aanvraag voor ouderschapsverlof in te trekken of het al ingegane ouderschapsverlof op te schorten. Denk hierbij aan ziekte. Dit verzoek gebeurt schriftelijk en mag alleen geweigerd worden bij een zwaarwegend bedrijfsbelang. Je mag een termijn van vier weken na het verzoek hanteren voordat het ouderschapsverlof wordt opgeschort.

Let op! Voor medewerkers die hun ouderschapsverlof onderbreken of stopzetten, kan in de cao bepaald zijn dat het recht op het resterende ouderschapsverlof vervalt. Maar dit geldt niet wanneer het verlof wordt stopgezet voor een zwangerschaps-, bevallings-, adoptie- of pleegzorgverlof.

Transitievergoeding bij ontslag
Als een medewerker de organisatie verlaat, heeft hij meestal recht op een transitievergoeding. Het ouderschapsverlof heeft daar geen invloed op. Bij het berekenen van de transitievergoeding ga je uit van de arbeidsduur die in de arbeidsovereenkomst van de medewerker is afgesproken. Dus van zijn oorspronkelijke salaris zonder de opname van het ouderschapsverlof hierbij te betrekken.

Nieuwe werkgever
Heeft een nieuwe medewerker bij zijn vorige werkgever al een gedeelte van zijn ouderschapsverlof benut? Dan mag hij in zijn nieuwe baan het restant ervan opnemen. Hij moet dan wel een verklaring hebben van zijn vorige werkgever waarin staat op hoeveel uur ouderschapsverlof hij nog recht heeft. Gaat de nieuwe medewerker meer of minder uren werken, dan moet het recht op ouderschapsverlof opnieuw berekend worden. Ga hierbij als volgt te werk:

1. Stel vast hoeveel uur ouderschapsverlof de medewerker had op basis van zijn arbeidsduur bij zijn vorige werkgever.
2. Haal daar het aantal uur ouderschapsverlof af dat hij bij deze werkgever al heeft opgenomen.
3. Deel het aantal uur dat hij nog tegoed heeft door het aantal uur dat hij werkzaam was per week bij zijn vorige werkgever.
4. Vermenigvuldig de uitkomst met de nieuwe arbeidsduur van de medewerker. Nu weet je precies op hoeveel uur ouderschapsverlof de medewerker nog recht heeft bij jouw organisatie.

Tweede of volgende kind(eren)
Krijgt een medewerker nog een kind op het moment dat hij een restant ouderschapsverlof heeft, dan tel je dit bij elkaar op. Hij hoeft dus niet eerst het ouderschapsverlof van het ene kind op te maken voordat hij recht heeft op het ouderschapsverlof van het andere kind. Bijvoorbeeld: als een medewerker 32 uur per week werkt en twee kinderen heeft, dan heeft hij recht op 2 x 26 x 32 = 1.664 uur verlof.

Let op! Bij een tweeling heeft een medewerker recht op het dubbele aantal uren ouderschapsverlof, bij een drieling op het driedubbele enz.

Betaald ouderschapsverlof in 2022
Het kabinet heeft op 19-4-2021 besloten om per 2 augustus 2022 de eerste negen weken ouderschapsverlof, van de totaal 26 weken, betaald te maken. Beide ouders krijgen straks van het UWV een uitkering ter hoogte van 50% van hun dagloon, tot 50% van het maximum dagloon. Een belangrijk element hierbij is dat de eerste negen weken alleen worden betaald als deze in het eerste levensjaar van het kind worden opgenomen. Daarmee krijgen gezinnen meer tijd om te wennen aan de nieuwe situatie en om samen bewust keuzes te maken over de verdeling van werken en zorgen. Verlof dat niet in het eerste jaar is opgenomen, kan worden toegevoegd aan de 17 weken onbetaald verlof. Deze kunnen nog steeds tot de 8e verjaardag van het kind worden opgenomen, maar dus zonder betaling. Voor werkgevers en medewerkers blijft het mogelijk om daar aanvullende afspraken over te maken.

4. Geboorteverlof

Medewerkers hebben recht op maximaal één werkweek betaald geboorteverlof. Per 1 juli 2020 komt hier bovenop nog het recht op vijf werkweken aanvullend geboorteverlof.

Let op! Het geboorteverlof is bedoeld voor de echtgeno(o)t(e) of de geregistreerd partner van de moeder, degene die ongehuwd met haar samenwoont of degene die het kind heeft erkend.

Bij geboorteverlof heeft de medewerker dus recht op één werkweek betaald verlof. Werkt hij vijf dagen per week, dan heeft hij dus recht op het normale loon over vijf dagen aan geboorteverlof. Werkt hij maar één dag per week, dan heeft hij recht op een dag betaald verlof. Hierbij geldt dat de medewerker het verlof binnen vier weken na de bevalling van de partner moet opnemen.

Let op! Bevalt de partner van de medewerker in het weekend, dan gaat het verlof pas in op de eerste werkdag na het weekend.

Aanvullend geboorteverlof
Vanaf 1 juli 2020 kunnen medewerkers ook nog aanvullend geboorteverlof opnemen, al ontvangen zij tijdens dit verlof geen loon maar een uitkering van UWV. Het aanvullend geboorteverlof bedraagt maximaal vijf maal de wekelijkse arbeidsduur per week. De medewerker kan de verlofdagen opnemen binnen een periode van zes maanden na de dag van bevalling.

Recht op uitkering voor aanvullend geboorteverlof
Tijdens de periode van het aanvullend verlof heeft de medewerker recht op een uitkering ter hoogte van 70% van het dagloon, tot 70% van het maximum dagloon. De werkgever vraagt de uitkering bij UWV aan voor de medewerker en betaalt deze uit, net zoals nu bij de zwangerschaps- en bevallingsuitkering het geval is. De aanvraag is mogelijk vanaf vier weken voor de eerste verlofdag tot vier weken na de laatste verlofdag.

Opbouw vakantiedagen
In de wet is vastgelegd dat een medewerker tijdens het ontvangen van de uitkering voor aanvullend geboorteverlof aanspraak op vakantie blijft verwerven, net als tijdens ziektedagen. De medewerker blijft dus wettelijke vakantiedagen opbouwen.

Over de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen tijdens de periode van het aanvullend geboorteverlof kunnen in cao’s aanvullende afspraken zijn gemaakt.

Spreiding van het geboorteverlof
De medewerker mag in principe zelf bepalen wanneer hij de verlofdagen opneemt:

• binnen een periode van vier weken na de dag van bevalling (voor geboorteverlof);
• binnen een periode van zes maanden na de dag van bevalling (voor aanvullend geboorteverlof).

De verlofdagen hoeven niet aaneengesloten te zijn. Dus de medewerker kan de verlofdagen spreiden. De werkgever mag de spreiding van de verlofdagen weigeren als hij hiervoor een zwaarwegende reden heeft. Opname van het verlof mag hij niet weigeren.

Samenvatting verlofrechten van de partner

Per saldo hebben partners in verband met de geboorte van hun kind de volgende verlofrechten:

• calamiteitenverlof met loondoorbetaling op de dag(en) van de bevalling;
• eenmaal de wekelijkse arbeidsduur geboorteverlof met loondoorbetaling op te nemen binnen vier weken na de geboorte;
• vijf maal de wekelijkse arbeidsduur aanvullend geboorteverlof met uitkering per week ter hoogte van 70% van het (maximum) dagloon op te nemen binnen zes maanden na de dag van bevalling (bovenwettelijke aanvulling tot 100% van het dagloon is op basis van aanvullende cao afspraken mogelijk);
• 26 maal de wekelijkse arbeidsduur ouderschapsverlof tot de achtste verjaardag van het kind. Wettelijk is dit tot 2 augustus 2022 onbetaald, maar sommige cao’s voorzien in gedeeltelijke loondoorbetaling. Vanaf 2 augustus 2022 worden de eerste negen van de 26 weken ouderschapsverlof betaald. Ouders krijgen van UWV een uitkering ter hoogte van 50% van hun dagloon, tot 50% van het maximum dagloon. Daarmee krijgen de partners van moeders in het eerste levensjaar van het kind vanaf 2 augustus 2022 in totaal vijftien weken betaald verlof. Moeders hebben ook recht op de negen weken betaald ouderschapsverlof, naast het al bestaande zwangerschapsen bevallingsverlof. Met dit samenstel van geboorte- en ouderschapsverlofregelingen wordt invulling gegeven aan de Europese richtlijn over de werk-privébalans.